Como fazer um gráfico de trabalho em projetos no Excel em 10 etapas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Usando as ferramentas usuais do editor de planilhas MS Excel mais popular, você pode traçar um diagrama visual do trabalho nos projetos, que o ajudará a acompanhar como cada tarefa está progredindo e quanto resta a ser feito.

Se você estiver gerenciando projetos, é importante sempre saber quantas tarefas você tem e quando elas precisam ser concluídas. E se você fizer um diagrama visual, ficará mais fácil explicar os pontos-chave da vida dos projetos para a equipe envolvida na obra, bem como para os demais stakeholders.

Programas especiais são freqüentemente usados para gerenciar projetos, mas você também pode criar uma programação clara e acessível no conhecido MS Excel.

O diagrama de trabalho do projeto mostra como eventos e tarefas se relacionam entre si ao longo do tempo. Um diagrama bem desenhado reflete informações importantes sobre a execução de uma tarefa específica e o desenvolvimento do projeto como um todo, ajudando a ver o quadro geral.

Para criar tal gráfico no MS Excel (versões 2007 e posteriores), você precisa realizar apenas 10 etapas.

O que é o quê neste diagrama? Os principais detalhes são mostrados com linhas e pranchas coloridas:

• linha do dia atual - uma linha vertical vermelha que mostra onde você está hoje;
• prazos de tarefas - barras horizontais cinza que mostram quanto tempo levará para concluir cada tarefa;
• prontidão das tarefas - linhas horizontais verdes que mostram em que estágio a tarefa está sendo concluída e quanto ainda precisa ser feito.

Em diferentes versões do MS Excel, as ações podem ser ligeiramente diferentes, mas de uma forma ou de outra o processo será universal e qualquer usuário pode lidar com o agendamento.

Você pode assistir a um vídeo de instrução detalhado (em inglês), levará meia hora do seu tempo.

Etapa 1. Começando, pense sobre o resultado

Para fazer a tarefa sem problemas, imprima ou desenhe em uma folha de papel a programação como ela deve ficar no final. Segure o pedaço de papel à sua frente para comparar cada etapa com um padrão. O diagrama não precisa ser desenhado com cuidado, apenas fixe a forma do diagrama e mantenha-o à mão, será um bom lembrete.

Etapa 2. Crie uma tabela com dados

Para construir um gráfico, primeiro você precisa fazer uma tabela. No exemplo, o projeto é dividido em quatro fases, cada uma com tarefas.

Faça uma tabela abaixo do gráfico. A 30ª linha contém os cabeçalhos das colunas.

Vamos descobrir o que os dados da tabela significam:

• Estágio: "Fase 1", "Fase 2", "Fase 3", "Fase 4" ou "Hoje". Mostra a qual etapa do projeto o evento corresponde.
• Tipo de: "Fase", "Tarefa", "Hoje". Mostra o tipo de evento, delimitando tarefas e fases de execução do projeto.
• Data de início: data de início do evento.
• Evento: mostra o nome do evento no diagrama.
• Cronometragem: mostra quantos dias leva para concluir a tarefa.
• Disponibilidade de porcentagem: mostra o grau de conclusão de cada tarefa e fase, 0% - a tarefa não foi iniciada, 100% - concluída. Este indicador para a categoria "Fase" não está relacionado à conclusão de tarefas e é definido como uma estimativa. Para decidir em que porcentagem uma fase é concluída, você precisa aplicar suas próprias regras.
• Pronto em dias: o período para o qual o indicador de prontidão para eventos foi alcançado em porcentagem. Para uma tarefa que leva 10 dias e está 50% concluída, esse número será de cinco dias (10 dias × 50%).
• Altura: o valor da altura é importante para a decoração porque determina o quão alto ou baixo o evento será refletido no mapa de programação. Você pode especificar qualquer valor, mas é melhor usar números pequenos próximos de zero. O exemplo usa um intervalo de +25 a -25. Se a altura for positiva, o evento será refletido no gráfico acima do eixo horizontal, se negativo - abaixo do eixo.

Etapa 3. Crie um gráfico com os eixos X e Y, adicione os primeiros dados da coluna "Linha do tempo" a ele

É hora de criar um gráfico para visualizar os dados do evento da tabela feita na etapa anterior. Use um gráfico de dispersão com os eixos X e Y porque permite posicionar livremente as coordenadas básicas em ambos os eixos.

Siga as instruções:

• Selecione a guia "Inserir" no menu principal.
• Em seguida, selecione "Gráficos" → "Dispersão" → "Dispersão com marcadores", um gráfico vazio aparecerá na sua frente.
• Prenda as bordas do gráfico e redimensione e redimensione o gráfico de modo que o campo do gráfico cubra o intervalo da célula B4 à célula K26 (pressione e segure a tecla Alt para alinhar a área do gráfico exatamente com as bordas da célula).
• Clique com o botão direito no diagrama e selecione o item de menu "Selecionar dados".

Adicione uma série de dados ao intervalo clicando no botão "Adicionar" na caixa de diálogo que se abre.

1. Para alterar o nome "Nome da série" coloque no campo correspondente o valor da célula E30 "Datas".
2. Para o valor do eixo X, selecione o campo apropriado e selecione as células C33: C46 Data de início.
3. Para o valor do eixo Y, selecione o campo apropriado e selecione as células H33: Altura H46.
4. Clique em OK para fechar a janela de adição de dados.
5. Clique em OK para fechar a janela de seleção de dados.

Essas etapas nos darão um gráfico de dispersão simples com formatação automática.

Vamos deixar os marcadores de evento verdes:

• Clique com o botão direito em qualquer marcador de dados selecionado, selecione alterar "Formato da série de dados".
• Na lista que se abre à esquerda, selecione a guia "Parâmetros do marcador" e, em seguida, selecione o tipo de marcador embutido "Cristal". Aumente o tamanho para 10 pt.
• Na guia Preenchimento de marcador, selecione um preenchimento sólido. Altere a cor de preenchimento para verde.

Agora temos um gráfico de dispersão que representa a linha do tempo. Até agora, os marcadores verdes mostram apenas o início das tarefas.

Altere o nome do gráfico: clique duas vezes no campo de texto com o nome e insira o seu nome.

Voltaremos às opções de tempo na etapa 5, adicionar barras horizontais ao longo do eixo X, mas por enquanto continue formatando o gráfico.

Passo 4. Ordenando a aparência do diagrama e adicionando os nomes dos eventos

Nós nos livramos do que não precisamos no diagrama.

Eixo Y … Oculte o eixo vertical, porque ele não carrega a carga de informações. Selecione um diagrama, no menu principal na guia "Trabalhar com diagramas", selecione "Layout". Em seguida, escolha Eixos → Eixo vertical principal → Não mostrar.

Guias horizontais … Eles também são inúteis. Selecione o gráfico, no menu principal, vá para a guia Layout e selecione Grade → Linhas de grade horizontais ao longo do eixo principal → Não mostrar.

Legenda do gráfico … Vamos então substituí-lo por um mais bonito, mas por enquanto desabilite-o: "Layout" → "Legenda" → "Não".

Finalmente, exibimos os rótulos de dados para cada marcador. No menu principal da guia "Layout", selecione "Assinaturas de dados" → "Esquerda".

Como alterar dados na assinatura do token

Inserir dados sobre cada evento no diagrama é longo e difícil, porque você deve selecionar cada marcador separadamente e renomeá-lo.

Mas esse processo pode ser acelerado quatro vezes:

• Clique na legenda do primeiro marcador (canto superior esquerdo do gráfico) para selecionar todos os valores de uma vez. Não clique no marcador verde, isso selecionará outros objetos!
• Clique novamente na legenda do marcador para editar o nome único.
• No campo de entrada de fórmula, digite o símbolo =.
• Clique na célula D33, ela contém o evento "Fase 1", pressione Enter.
• Repita as primeiras quatro etapas para os rótulos restantes de cada marcador.

Como fixar áreas

É útil fixar as regiões na linha 28 para que você possa sempre ver o diagrama enquanto trabalha no documento. As primeiras 27 linhas permanecerão na frente de seus olhos, mesmo se você rolar pelo resto das linhas.

Para congelar áreas:

• Selecione a célula A28.
• Selecione a guia "Exibir" no menu principal.
• Escolha Janela → Congelar áreas.
• Selecione "Congelar áreas" no menu suspenso.

Uma linha horizontal preta aparecerá acima da 28ª linha. Tudo acima agora está encaixado e apenas as linhas inferiores se moverão durante a rolagem.

Etapa 5. Adicionar barras de erro para exibir cronogramas para transformar o gráfico em um cronograma visual

As barras de erro horizontais no diagrama mostrarão quanto tempo leva para concluir cada tarefa. Para fazê-los:

• Destaque o gráfico.
• No menu principal de Ferramentas de Gráfico, selecione a guia Layout.
• Na lista suspensa no canto superior esquerdo (área do gráfico), selecione a série de dados "Linha do tempo".
• Na guia Layout, selecione Barras de erro → Configurações avançadas de barras de erro. Uma caixa de diálogo será aberta.
• Na lista suspensa no canto superior esquerdo, selecione as barras de erro do eixo X para formatar o gráfico.
• Na caixa de diálogo para alterar as barras horizontais, marque a caixa de seleção do pino de adição. Estilo final → Sem ponto.
• Na lista "Valor de erro", selecione o item "Personalizado" e clique no botão "Especificar valor". Na nova janela “Configurando a barra de erro” que se abre, especifique o “Valor de erro positivo”, para isso posicione o cursor no campo apropriado e selecione o intervalo de células de E33 a E74. Clique OK.

Agora, as linhas cinzas se estendem dos marcadores verdes para a direita e mostram quanto tempo você precisa gastar nesta ou naquela tarefa. Eles precisam ser formatados para maior clareza:

• Na janela Formatar barras de erro, vá para a guia Cor da linha. Selecione Linha Sólida. Faça o preenchimento cinza.
• Na guia Tipo de linha, aumente a largura da linha para 4 pt.

Para navegar melhor no diagrama, desenhe linhas verticais finas a partir dos marcadores. Para fazer isso, na lista suspensa no canto superior esquerdo, selecione "Barras de erro ao longo do eixo Y". A caixa de diálogo exibe barras de erro verticais. Selecione a direção menos, Estilo final → Sem ponto, Quantidade de erro → Valor relativo, insira 100% neste campo. Escolha você mesmo a cor e a espessura das linhas.

Etapa 6. Adicione o valor de prontidão ao gráfico

É hora de adicionar uma série de dados ao gráfico que mostra a porcentagem da tarefa concluída.

Se uma tarefa levar 10 dias e estiver 50% concluída, a barra de conclusão ficará cheia pela metade. Esta é uma medida para rastrear o trabalho e não inclui fins de semana e feriados. Para adicionar novas informações ao gráfico, siga as instruções abaixo.

• Clique com o botão direito na área do gráfico e selecione "Selecionar dados" no menu de contexto.
• Clique no botão “Adicionar”, na janela que aparece, defina o “Nome da Linha” selecionando a célula G30. O intervalo de dados para os eixos X e Y é o mesmo da etapa 3.
• Marcadores vermelhos aparecerão no diagrama, o que ocultará os verdes.

Etapa 7. Formatando as novas métricas de dados

Para fazer o gráfico refletir no mesmo estilo, e os dados não se sobrepõem, formatamos os marcadores:

• Na lista suspensa no canto superior esquerdo, selecione “Linha pronta”. Imediatamente abaixo da lista suspensa, há um botão "Formato do fragmento selecionado". Clique nele para abrir uma caixa de diálogo.
• Altere os parâmetros do marcador. Selecione o tipo de forma "Cristal", defina o tamanho para 10 pt e selecione um preenchimento verde sólido para o marcador. Feche a caixa de diálogo.
• Sem remover a seleção de marcadores, no menu principal da guia "Layout", clique no botão "Rótulos de dados", selecione o item "Não mostrar" no menu que aparece.

Etapa 8. Adicionar barras de erro para rastrear a porcentagem de conclusão das tarefas

Agora você precisa adicionar novas pranchas para que possa ver rapidamente em que estágio as tarefas estão.

• Selecione Linha pronta novamente na lista suspensa à esquerda. Pressione o botão "Barras de erro" no menu principal. Selecione "Opções avançadas" no menu suspenso. Uma caixa de diálogo será aberta. Defina as lâminas verticais com um valor fixo inserindo zero no campo correspondente.
• Mude para os parâmetros das pranchas paralelas ao eixo X. Defina a direção para "Mais". Estilo final → Sem ponto, Quantidade de erro → Personalizado. Na caixa de diálogo Valor de erro positivo, especifique o intervalo de células G33-G47.
• Altere a cor das linhas para verde escolhendo um preenchimento sólido. Defina a largura da linha para 7 pt.

As linhas verdes horizontais mostram se as tarefas foram concluídas parcial ou totalmente.

Etapa 9. Adicione uma linha vertical representando o dia atual

A linha vermelha mostra que dia é e deixa claro como o projeto como um todo se encaixa no prazo.

• Chame o menu de contexto do diagrama com o botão direito. Selecione "Selecionar dados".
• Clique no botão "Adicionar" e digite a palavra "Hoje" no campo "Nome da série". Insira o intervalo de células C31-C32 para o valor do eixo X e H31-H32 para o valor do eixo Y.

Dois novos marcadores apareceram no gráfico. Rotule-os: selecione os rótulos de dados e escreva a palavra "Hoje" na barra de fórmulas. Clique com o botão direito na assinatura e selecione o item "Formato de dados" no menu de contexto. Coloque a posição da legenda "Acima".

• Vá para o menu principal na guia "Layout".
• Selecione "Linha Hoje" na lista suspensa no canto superior esquerdo.
• Adicione barras de erro com parâmetros adicionais seguindo as instruções da quinta etapa. Você precisará de uma prancha ao longo do eixo vertical, com a direção Minus, o estilo final de No point, com um valor relativo de 100%.

Agora você tem uma linha vertical que representa o dia atual. Mude a cor da linha para vermelho, aumente o tamanho para 3 pt.

Na amostra, a data atual é fixada, portanto, não será alterada. Mas para projetos que são desenvolvidos ativamente, uma forma diferente de registro de dados é recomendada. Para fazer isso, coloque a data na célula B2 inserindo a fórmula = TODAY () e especifique na caixa de diálogo de seleção de dados o valor da célula do eixo X B2 em vez do intervalo que você especificou anteriormente.

Etapa 10. Adicionar blocos de texto

Agora, o diagrama carece apenas da legenda para a legenda, para que possa ser entendido por toda a equipe.

• Selecione o diagrama, vá para o menu principal na guia "Inserir". Selecione "Letras".
• Posicione a área do rótulo no canto superior direito do gráfico. Selecione a borda da caixa de texto com o botão direito do mouse, selecione o item "Formatar Forma" no menu de contexto. Na janela que se abre, selecione o tipo de preenchimento "Sólido", a cor é cinza. Formate o rótulo. Você pode inserir qualquer número de blocos.

Agora você pode fazer um diagrama em 20-30 minutos usando apenas o seu editor favorito MS Excel.