Como parar de perder tempo com atividades inúteis

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Para ser mais produtivo, não se force a se concentrar. Basta fazer pequenos ajustes em seu dia de trabalho.

1. Conduza o mínimo de reuniões possível

Passamos até quatro horas em reuniões por semana. Mais da metade disso é uma perda de tempo. Se você puder, tente reduzir o número de reuniões.

• Considere o número de participantes. Não convide colegas para uma reunião apenas para estar no lado seguro. Deixe que eles dediquem melhor seu tempo fazendo seu trabalho de forma mais produtiva.
• As conversas cara a cara muitas vezes podem ser um bom substituto para as reuniões. É muito mais fácil discutir primeiro os detalhes do projeto com o funcionário responsável e só depois apresentar a ideia a toda a equipe.
• Antes de agendar ou participar de uma reunião formal, considere cuidadosamente quais informações você pretende compartilhar com seus colegas. Na maioria das vezes, as informações básicas podem ser comunicadas de alguma outra forma, por exemplo, vinculando-se a um documento, escrevendo em um bate-papo ou mesmo simplesmente transmitindo-as oralmente durante uma xícara de café. Assim, os funcionários poderão responder às suas informações sem interromper o fluxo de trabalho.

2. Altere a interação com os colegas

Claro, a colaboração geralmente ajuda a aumentar a produtividade. Mas não é tão simples. De acordo com os dados, cada funcionário se distrai em média sete vezes por hora. E 80% dessas distrações são coisas pequenas e insignificantes.

Portanto, em vez de fazer uma pergunta assim que ela vier à sua mente, não se apresse em distrair seus colegas. Faça uma lista e pergunte ao mesmo tempo quando o funcionário estará livre. Além disso, muitas vezes acontece que, depois de algum tempo, nós mesmos encontramos a resposta para nossa pergunta ou entendemos que as três primeiras perguntas simplesmente nos levaram a uma grande quarta.

Se você está distraído, não precisa criar uma comunicação complexa com os colegas. Por exemplo, usar fones de ouvido geralmente é suficiente para sinalizar Não perturbe. Se isso não funcionar, tente ir para outra parte do escritório onde não seja incomodado. A maioria dos colegas de trabalho se acostumará com esses sinais e não o incomodará quando você estiver ocupado.

3. Reduza o fluxo de e-mail

O problema não é com o e-mail em si, mas como o usamos. Enquanto os e-mails anteriores continham uma grande quantidade de informações, agora eles se parecem mais com SMS. Uma carta típica agora contém entre 5 e 43 palavras - informações breves e perguntas de acompanhamento simples. Essas cartas se multiplicam rapidamente em sua caixa de entrada, ameaçando literalmente afogar você em um fluxo de mensagens não lidas.

Antes de enviar um e-mail, considere se seria mais conveniente usar outro método de transmissão de informações.

Por exemplo, com a ajuda de vários mensageiros instantâneos, você pode enviar rapidamente mensagens curtas e respondê-las sem a formalidade desnecessária que o e-mail impõe. E nos comentários a documentos com acesso aberto, várias pessoas podem deixar imediatamente suas propostas de projeto, em vez de entulhar as caixas de correio dos colegas com elas.

4. Trabalhe em casa e durma o suficiente

Um funcionário bem descansado costuma fazer mais em seis horas do que um funcionário sonolento em todas as dez. Portanto, trabalhar em casa está se tornando a opção ideal para muitos. E graças aos modernos meios de comunicação, os funcionários não precisam estar na mesma sala para resolver qualquer problema.

Ao se livrar da necessidade de passar várias horas no transporte, você pode dormir o suficiente e isso terá um efeito positivo na produtividade.

É claro que em algumas áreas de atividade é necessária uma comunicação mais estreita com os colegas, mas um ou dois dias de trabalho por semana passados em casa será útil para representantes de qualquer profissão. Isso lhe dará a oportunidade de se concentrar em seu próprio projeto e apenas dormir um pouco. O segredo é encontrar um ritmo semanal adequado para você e sua equipe.

5. Faça pausas frequentes

As pausas são tão importantes quanto o próprio trabalho. No entanto, uma simples mudança de atividade nem sempre é suficiente. Para recarregar, você precisa se levantar da mesa a cada hora e meia.

Pausas mais longas, como almoço com amigos ou uma caminhada, são úteis para pessoas criativas. Essa pausa é necessária para transformar uma tarde improdutiva em um avanço criativo.

Você não vai descansar se ficar distraído por alguns minutos a cada meia hora. É melhor deixar seu local de trabalho por pelo menos dez minutos várias vezes ao dia.

Embora essas pausas na verdade reduzam o número de horas de trabalho, você será mais eficiente no resto do tempo. Um dia de trabalho verdadeiramente produtivo só é possível com descanso e recuperação.