20 técnicas eficazes de gerenciamento de tempo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Organize sua vida para não perder um minuto.

1. Regra 1-3-5

Suas horas de trabalho durante o dia são limitadas e a regra 1-3-5 permite que você gaste com mais sabedoria. Sua essência é a seguinte: em um dia você pode fazer apenas uma tarefa grande, três médias e cinco pequenas. Há nove casos no total, nem mais nem menos. A regra vai ajudar a limpar gradualmente os escombros, ficando a tempo e não exagerando.

2. A regra de três

Para aqueles que não estão sintonizados com os números ou não podem fazer nove coisas por dia, Chris Bailey, autor de My Productive Year, criou a regra de três. Diz que fazer as três coisas mais importantes todos os dias é o suficiente para ser produtivo.

Em vez de dispersar sua energia e atenção em algumas dezenas de itens de uma lista de verificação, apenas escolha as três tarefas mais importantes do dia e concentre-se nelas. Selecione mais três no dia seguinte e assim por diante. Isso o manterá focado. A mesma regra pode ser aplicada para definir metas para a semana, mês ou ano.

3. Método 10 minutos

Você tem uma tarefa que não deseja iniciar? Diga a si mesmo: “Só vou fazer isso por 10 minutos e depois vou descansar um pouco”. Provavelmente, durante esse tempo, você será levado ao trabalho e não será mais capaz de parar.

4. Pomodoro

Este sistema foi inventado por Francesco Cirillo para facilitar a sua preparação para os exames. Ajuda a concentrar as pessoas que se distraem facilmente. Também é uma boa maneira de controlar quanto tempo você gasta em um trabalho específico.

É assim que o Pomodoro funciona: você pega um cronômetro e o ajusta para 25 minutos. Depois disso, concentre-se no seu trabalho. Quando os 25 minutos acabarem, você descansa por 5 minutos e depois faz tudo de novo. Após quatro ciclos, você terá uma grande pausa de meia hora.

5. Método 90/30

O método 90/30 é usado pelo escritor e blogueiro Tony Schwartz, o cofundador do Buffer, Leo Widrich, o crítico literário Benjamin Che Kai Wai e o empresário Thomas Oppong.

Sua essência é a seguinte: você trabalha duro por 90 minutos, depois descansa por meia hora e depois repete o ciclo. Nesse caso, os primeiros 90 minutos você dedica à tarefa mais importante que tem que fazer no dia e os próximos segmentos você dedica a coisas menos importantes.

De acordo com a pesquisa do The Enchanted World of Sleep, do especialista em Yale Peretz Lafee, 90 minutos é o tempo ideal para uma pessoa se concentrar efetivamente em uma tarefa. E meia hora é o suficiente para um descanso completo, o que é confirmado pela pesquisa de Sleep and Wakefulness do neurofisiologista Nathan Kleitman.

6. Método 52/17

Esta é uma versão privada do método anterior. Não é diferente, exceto em números: você trabalha 52 minutos e depois descansa por 17 minutos. De acordo com o experimento A regra de 52 e 17: é aleatório, mas aumenta sua produtividade, conduzido pelo serviço de empregos The Muse usando o aplicativo DeskTime, esses períodos de tempo ajudam você a se manter produtivo e evitar o excesso de trabalho. Portanto, use o método 52/17 se achar que não tem forças para trabalhar 90 minutos seguidos.

7. Comer sapos

O método foi inventado por Eat That Frog: Brian Tracy explica a verdade sobre os sapos palestrante motivacional e autor de autoajuda Brian Tracy. Ele chama de "sapos" tarefas desagradáveis e difíceis que você deve completar, apesar de sua relutância. Faça uma coisa certa desde o início do dia - coma o sapo. E então será mais fácil para você: você vai jogar essa pedra fora da sua alma e garantir um bom humor o dia todo.

8. Blocos de tempo

Uma coisa desagradável sobre as listas de tarefas a fazer é que elas não dão uma ideia de quanto tempo uma tarefa leva. “Comprar pão” e “Relatório de acabamento” ocupam uma linha na lista, mas essas tarefas são incomparáveis em complexidade e importância.

Um calendário é muito melhor do que uma lista de tarefas: ele permite que você controle visualmente o tempo. Você vê um grande bloco e percebe que a tarefa não é fácil. Portanto, experimente a técnica dos "blocos de tempo": coloque-os no calendário e reserve um tempo para cada um de acordo com a complexidade da tarefa. E enquanto estiver fazendo esta ou aquela tarefa, não se distraia com os outros.

9. GTD

GTD (Getting Things Done) é um sistema de produtividade inventado pelo coach de negócios David Allen. Seus princípios básicos são os seguintes:

1. Escreva todas as suas ações e ideias em um só lugar, a chamada Caixa de Entrada.
2. Classifique o conteúdo da sua caixa de entrada periodicamente, priorizando e cronometrando as tarefas. Coloque as notas em pastas de acordo com seu conteúdo - "Trabalho", "Casa", "Compras" e assim por diante.
3. Faça revisões - jogue fora notas desnecessárias, risque casos concluídos, mova materiais que perderam sua relevância para o arquivo.
4. Quando tudo estiver planejado, prossiga com a execução. Tarefas que podem ser concluídas em alguns minutos, resolvam imediatamente. Outros podem ser delegados ou colocados em um calendário.

Você pode descobrir todas as complexidades do GTD em nosso guia.

10. ZTD

Leo Babauta, autor do blog de produtividade Zenhabits, acredita que o sistema GTD de David Allen é muito complexo e exige muito esforço. Ele oferece seu sistema Zen para Feito. Para segui-lo, você precisa desenvolver 10 hábitos simples.

1. Colete todas as informações na caixa de entrada.
2. Processe todos os registros sem deixá-los em segundo plano.
3. Planeje seus principais objetivos para cada dia e seus maiores objetivos para a semana.
4. Concentre-se em apenas uma coisa de cada vez, sem dispersar sua atenção.
5. Crie listas de tarefas simples e curtas.
6. Organize suas notas em categorias com base em seu conteúdo, assim como no GTD original.
7. Reveja suas anotações regularmente e livre-se de coisas desnecessárias.
8. Simplificar. Reduza a lista de suas tarefas e objetivos, escreva de forma curta e clara.
9. Para entrar em sintonia com o trabalho, mantenha uma certa rotina diária em todos os momentos.
10. Faça o que você realmente quer fazer.

11. Kanban

Método de produtividade japonês que ajuda você a acompanhar o que está fazendo, o que já fez e o que precisa ser feito no futuro. Kanban visualiza visualmente o fluxo de trabalho.

Você pega um quadro de adesivos (ou inscreve-se em um gerente de tarefas como o Trello) e desenha três colunas nele: Fazer, Fazer, Feito. Em seguida, escreva seus assuntos em post-its e coloque-os na coluna apropriada, dependendo do que você está fazendo e do que já fez.

12. A regra dos dois minutos

Essa regra é parte integrante do GTD, mas pode ser usada mesmo se você não for um fã da técnica de Allen. Se a tarefa levar menos de dois minutos, faça-a imediatamente. Então você descarrega seu cérebro, porque não precisa mais se lembrar desse caso.

13. Zero Inbox

Zero Inbox foi inventado pelo escritor e especialista em desempenho Merlin Mann e funciona bem com GTD. Mann aplicou isso a e-mails, mas você pode lidar com casos, documentos, notas e outras informações da mesma maneira. Como o nome sugere, o objetivo dessa técnica é manter sua caixa de entrada vazia.

No sistema GTD original, a caixa de entrada acumulava um monte de entradas. Você precisa de tempo para separá-los e é fácil esquecer algo importante em uma caixa de entrada compactada. Mann recomenda desmontar o conteúdo assim que chegar. Você abre uma Caixa de entrada e decide o que fazer com cada item: excluir, delegar, responder, adiar ou concluir. Não o feche antes de executar uma das ações especificadas com todos os elementos.

Além disso, os filtros automáticos de correio, pastas inteligentes e programas para classificação de documentos o ajudarão a economizar tempo.

14. Fresco ou Frito

Fresco ou frito se traduz em "fresco ou frito". Essa filosofia foi criada por Dominate Your Day With the “Fresh or Fried” Prioritization System, da blogueira Stephanie Lee. Segundo ela, quando você acorda de manhã, seu cérebro está "fresco", mas com o passar do dia, ele "frita". Isso significa que você deve determinar o momento de seu pico de produtividade e ter tempo para fazer todas as coisas mais importantes em um dia durante esse período. É assim que funciona.

1. No final do dia, quando já estiver cansado, reserve 15 minutos para criar uma lista de afazeres para amanhã.
2. Mova as tarefas mais importantes para o início do dia, para a seção Fresh. Coisas que você não gosta são enviadas para lá - as próprias "rãs". Eles precisam ser feitos enquanto você ainda tem forças.
3. Coisas menos urgentes, menos difíceis e mais agradáveis vão para o setor de fritos - ou seja, à tarde, dependendo do seu horário. Eles vão carregar menos seu cérebro.
4. Siga sua lista na manhã seguinte. Em seguida, componha um novo à noite.

Stephanie recomenda FoF para pessoas que descobrem todas as noites que estão completamente exaustos, mas não têm tempo, embora tenham trabalhado o dia todo.

15. Método do iceberg

Ramita Sethi, autora de I Will Teach You Be Rich, usa esse método para guardar informações para mais tarde. Funciona assim: você salva todos os e-mails, notas, artigos, listas em um só lugar - por exemplo, em um serviço de anotações como Evernote ou Notion, ou como documentos. Em seguida, distribua esses materiais usando tags, pastas e categorias - como quiser.

Revise essas informações a cada 4-6 semanas e considere se elas podem ser aplicadas na prática. Se algo for inútil, jogue-o fora ou arquive-o. Isso permite que você crie sua própria base de conhecimento.

16. Foco automático

O Autofocus foi inventado pelo The Autofocus Time Management System pelo especialista em desempenho Mark Forster. Este sistema de planejamento é adequado para pessoas criativas que têm dificuldade em seguir GTD.

Escreva todas as suas atividades em um caderno sem nenhuma ordem. Em seguida, analise a lista, escolha as que precisam ser feitas o mais rápido possível e classifique-as. Quando as tarefas urgentes forem resolvidas, prossiga com as que você mais gosta agora. Se você não completou algo - mova-o para o final da lista, você voltará a isso mais tarde. E repita essas etapas dia após dia.

17. Matriz de Eisenhower

Este esquema foi criado pelo presidente americano Dwight D. Eisenhower. A matriz tem quatro seções para tarefas: Não urgente e não importante, Urgente mas não importante, Importante e não urgente e Urgente e importante. Divida suas tarefas em seções e você pode descobrir no que você gasta mais tempo e quais tarefas devem receber mais atenção.

18. Método 4D

4D foi inventado por Edward Ray, um escritor e consultor motivacional. O método visa ajudar pessoas que ficam horrorizadas ao ver sua lista de afazeres e não sabem como abordar todos os itens acumulados.

Ray argumenta que você só precisa memorizar quatro palavras para a letra D, e então você não perderá o ânimo diante de montanhas de trabalho. Aqui estão eles:

• Faça - se uma tarefa foi atribuída a você, é melhor fazê-la agora e riscá-la da lista.
• Delegar - quando você não puder ou não tiver tempo para executar algo, mas tiver um assistente relativamente livre, transfira a tarefa para ele.
• Excluir - Algumas coisas não são tão importantes. Descarte-os removendo-os permanentemente da lista de tarefas pendentes. Se eles tentarem impor responsabilidades desnecessárias a você, aprenda a dizer “não” educadamente.
• Atraso - Quando uma tarefa é muito grande ou não requer execução imediata, ela pode ser adiada. Mas você deve definitivamente definir prazos claros para ela, caso contrário, ela permanecerá um peso morto.

Selecione uma tarefa, execute uma ação 4D com ela e depois passe para a próxima.

19. Tempo

Normalmente, as pessoas que procuram ser produtivas controlam o tempo que gastam em coisas importantes e se esquecem completamente de considerar os períodos em que fazem coisas sem sentido. Este problema é resolvido pela técnica "Timing", que foi inventada pelo especialista na área de gestão do tempo Gleb Arkhangelsky. Permite que você entenda onde seu tempo é gasto, ensina a estar mais atento ao que está fazendo e com menos distração.

Pegue um caderno e anote todas as suas ações e o quanto você as executou, com uma precisão de 5 a 10 minutos. Registre momentos de trabalho, negociações, reuniões e até mesmo o tempo gasto no YouTube e em jogos. Tire algumas semanas para isso. Em seguida, folheie o caderno, reconheça seus “cronófagos” de vista e tire conclusões. Talvez você precise assistir a vídeos menos engraçados, ou passar menos tempo bebendo café, ou seu inimigo são ligações.

20. Método Tim Ferriss

Timothy Ferriss é um guru da produtividade que criou seu próprio método de duas regras para organizar o trabalho. O primeiro é a Regra 80/20, ou Princípio de Pareto, que afirma que 80% do nosso trabalho pode ser feito em 20% do tempo. Os 20% restantes ocuparão 80% do tempo. A segunda é a lei de Parkinson: o trabalho preenche todo o tempo que lhe é atribuído.

A implicação disso, diz Ferriss, é que você não precisa trabalhar mais para fazer tudo - você precisa se concentrar melhor. Deixe você trabalhar com dedicação total apenas 20% do tempo de trabalho, mas você pode refazer todas as coisas realmente importantes. E os 80% restantes podem ser dedicados a uma rotina simples para que você possa se concentrar em tarefas prioritárias e evitar o excesso de trabalho.