Como ser mais produtivo: 7 regras principais

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Um coach de negócios ensina como desenvolver sua própria estratégia e começar a realizar mais, gastando menos energia.

Mark Pettit ajuda empreendedores e empresas a fazer melhor. E ao longo dos anos de prática, ele formulou sete regras básicas de produtividade.

1. Tenha uma visão clara do que está acontecendo

Antes de começar a fazer planos, primeiro você precisa entender onde está agora. Analise seu trabalho desde o início até o momento presente.

Isso lhe dará uma noção real do que você já melhorou, o que já é realmente bom e o que mais você deseja mudar. Para fazer isso, você precisa fazer o seguinte.

Especifique seus desejos

Seja claro sobre seus objetivos de desempenho. Você entende perfeitamente o que está fazendo, por que e qual deveria ser o resultado ideal?

Depois de responder a essas perguntas, você entenderá quais melhorias específicas você precisa. Quando você vê claramente o resultado à sua frente e está motivado para alcançá-lo, você trabalha com mais eficiência.

Pense nas mudanças que você espera

É importante entender como melhorias específicas afetarão seus negócios e vida pessoal - é inspirador. Caso contrário, você só aceitará a mudança por um curto período, após o qual retornará aos seus velhos hábitos.

Para evitar que isso aconteça, responda honestamente a si mesmo às seguintes perguntas.

• Você ficará mais feliz?
• Você quer trabalhar menos e passar mais tempo com sua família? Se sim, o que você fará?
• É importante para você formar uma equipe eficaz? O que você poderia conseguir com ela?
• Você está focado na carreira?
• Você quer viajar mais?
• Você quer se sentir mais livre?
• Você está planejando ganhar mais dinheiro?

2. Concentre-se em seus pontos fortes

Se prestarmos mais atenção aos nossos talentos especiais, nos tornaremos mais felizes e mais produtivos. Ao mesmo tempo, nossa energia, autoconfiança e criatividade aumentam.

Pegue um pedaço de papel e anote tudo o que você faz bem. Lembre-se de quando você se sentiu confiante e alcançou resultados com os quais estava satisfeito. Ignore os pontos fracos - concentre-se apenas nas suas melhores qualidades e nos pontos fortes da equipe, se não estiver trabalhando sozinho.

Lembre-se de que cada pessoa tem seus próprios pontos fortes. Eles são complementados pelas habilidades de outras pessoas e, juntos, podem produzir resultados incrivelmente poderosos. Você precisa se empenhar por essa simbiose de eficiência em seu trabalho.

3. Delegar tarefas

De acordo com o princípio de Pareto, 80% do resultado é alcançado graças a apenas 20% das ações. No entanto, muitas vezes estamos tão ocupados com a rotina que não podemos assumir as coisas mais importantes, que constituem esses 20%. E são precisamente eles que determinam nossa produtividade.

Destaque suas tarefas mais importantes - pessoais e profissionais. Recuse-se a fazer o resto.

Se você tem muitas coisas que não faz muito bem ou nem mesmo quer fazer, confie-as a outra pessoa. Isso será muito mais eficaz. Se você não consegue terminar um projeto, não se exaure tentando fazer tudo sozinho - apenas peça ajuda.

Em vez de perder tempo e energia, determine quem será útil para você em que situação. Delegue ou terceirize três grandes tarefas a cada três meses. Isso o ajudará a economizar tempo e aumentar sua produtividade.

4. Organize seu trabalho

Crie sua visão para um dia produtivo

Você pode escolher sua estratégia: apenas reaja às tarefas conforme elas surgem ou planeje seu dia por dentro e por fora. Mas riscar itens de uma lista de tarefas consistentemente não envolve eficiência. Você deve ter uma intenção clara de passar o dia produtivamente e preparar-se para isso com antecedência.

Então, ao invés de fazer o que "precisa", pare e decida o que você realmente quer. Suas ações devem ser focadas.

Defina três tarefas para o dia

Muitas pessoas mantêm um diário ou fazem uma lista de tarefas regularmente. No entanto, a maioria das pessoas ainda enfrenta o seguinte problema. Uma lista de tarefas é simplesmente uma lista de tarefas que as pessoas planejam fazer ou pensam que precisam ser feitas. Ao mesmo tempo, não está claro qual deles deve ser trabalhado em primeiro lugar e por quê.

Para melhorar a produtividade, você deve priorizar claramente. Escolha e faça apenas três coisas importantes por dia e reserve o tempo mais importante primeiro.

Trabalhe em uma tarefa de cada vez

Não importa o que digam, é impossível trabalhar efetivamente em várias coisas ao mesmo tempo. Mudar de uma atividade para outra consome energia e diminui a produtividade. E o que você nunca termina pode ser estressante e levar a sentimentos de culpa.

Portanto, das três tarefas principais do dia, concentre-se em apenas uma de cada vez.

arrancada

Trabalhe por curtos períodos de tempo para se manter produtivo e focado.

Faça uma estimativa de quanto tempo levará para concluir a tarefa. Por exemplo, se levar 4 horas, você pode usar o método 60–60–30. Você trabalha por uma hora e depois descansa por alguns minutos. Em seguida, outra hora e, em seguida, faça uma longa pausa de 30 minutos. E repita até que você enfrente totalmente a tarefa.

Não se esqueça dos intervalos

Para que o esquema acima funcione, o descanso não deve ser negligenciado.

Use aplicativos dedicados ou apenas defina um cronômetro. Um relógio normal é melhor do que um telefone: portanto, nada o distrairá.

Durante os intervalos, saia para caminhadas, faça lanches saudáveis ou faça algo que o mantenha com energia. Se você sentir que está completamente exausto e não consegue coletar, tente tirar uma soneca.

Você logo notará que sua concentração e produtividade começam a aumentar e você mesmo se torna mais ativo.

5. Gerencie sua energia

É importante manter e desenvolver sua força física e mental. Assim, você estará focado no seu trabalho todos os dias e será capaz de fazê-lo com eficiência.

Durma o suficiente

Quanto melhor você dorme, mais produtivo você trabalha. Se você tem falta de sono e não consegue sair da cama pela manhã, tente introduzir rituais noturnos em sua programação. Procure aqueles que mais se adequam a você.

Descanse frequentemente

Dan Sullivan, fundador da Strategic Coach, acredita que há duas maneiras de olhar o mundo: pelo prisma do tempo e do esforço ou pelo prisma dos resultados.

Para obter o máximo do gás com o menor custo, Sullivan sugere ter “dias de folga” regulares. São 24 horas durante as quais você não precisa fazer nada relacionado ao trabalho. Durante esta pausa, você terá um bom descanso e recarga. E então você pode usar toda a sua energia e criatividade para alcançar os melhores resultados.

Em vez de pensar no seu fim de semana como uma recompensa, trate-o como um pré-requisito para o sucesso.

Dan Sullivan

Tenha um Power Hour todas as manhãs

Dedique uma hora e meia a si mesmo: medite, faça exercícios, leia, tome um café da manhã saudável, faça uma lista de agradecimento e planeje quais são as três tarefas importantes que você fará hoje.

Esses rituais matinais motivam e preparam você para um dia produtivo. Misture algumas tarefas diferentes até encontrar uma combinação que funcione para você.

Não diga mais vezes

Esqueça apenas trabalhar mais e mais arduamente. Pare de dizer "sim" para aquelas pessoas, ações e coisas que desperdiçam sua energia e não são úteis.

Em vez disso, dedique seu tempo e energia às tarefas que produzem os melhores resultados e o tornam mais feliz.

A diferença entre pessoas bem-sucedidas e muito bem-sucedidas é que as últimas dizem não a quase todas as pessoas.

Warren Buffett empresário, investidor

Pare de buscar a excelência

Muitas pessoas estão constantemente apenas se preparando para a ação. Eles estão esperando o momento certo para começar - só então eles podem fazer algo perfeito.

Um senso de perfeccionismo fala em nós. Mas o problema é que esse momento desejado pode nunca chegar.

Vá e comece a trabalhar, tentando o seu melhor, e você ficará satisfeito no final.

6. Meça e analise

A chave para um plano de produtividade bem-sucedido é o progresso mensurável.

Metas vagas e compartilhadas não nos fazem sentir bem com o trabalho realizado. Quando vemos visualmente nosso progresso ou alcançamos metas específicas, nos sentimos muito mais felizes e confiantes.

E acompanhar o seu próprio progresso garante que você não se compara às realizações dos outros. Afinal, "a comparação é um ladrão de alegria", como disse Theodore Roosevelt.

Estabeleça metas específicas

Anote cinco mudanças pessoais e profissionais que você deseja alcançar nos próximos três meses. Escolha o que é mais importante para você e o que pode fazer uma grande diferença em sua vida.

Formule metas para que o progresso possa ser rastreado. Faça isso todos os meses ou mesmo uma semana.

Avalie a eficácia

Sua estratégia de produtividade afetará inevitavelmente suas tarefas de trabalho. Portanto, antes de iniciar um novo projeto, estabeleça critérios pessoais para o seu sucesso. Em seguida, analise o trabalho concluído para ver se ele atende a esses critérios.

Escreva o que melhorou porque você é mais produtivo. Observe o que mais precisa ser feito.

7. Simplifique

A chave para aumentar sua produtividade é a simplicidade. E é melhor se for a simplicidade tanto quanto possível.

Todos nós estamos cercados por tantas complexidades que se torna difícil manter tudo sob controle e focar no mais importante. Isso se aplica tanto à vida pessoal quanto profissional.

Uma agenda incontrolável, uma caixa de entrada desordenada, uma lista enorme de tarefas, uma confusão de pensamentos, falta de tempo, um monte de prazos - seja o que for. Isso causa fadiga e uma sensação de círculo vicioso. Como resultado, você experimentará fadiga e estresse constantes.

Portanto, tente manter sua vida o mais simples possível. Liberte-se de atividades improdutivas que roubam energia. Isso permitirá que você se concentre no que lhe trará os maiores resultados, alegria e satisfação.

Essas sete regras são básicas, mas não é necessário tentar segui-las imediatamente. Experimente um ou dois primeiro e veja como isso afeta seu desempenho. O principal é começar.