Por que os empreendedores precisam manter registros financeiros

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

O especialista em finanças empresariais Alexander Afanasyev - explica por que a contabilidade financeira é tão importante e como mantê-la corretamente.

Muitos empresários não mantêm registros financeiros. Eles têm, no máximo, um sinal para onde direcionam receitas e despesas. Alguns até escrevem tudo em um caderno. Mas há pouco sentido nisso - não há informações suficientes, o negócio eventualmente se torna não lucrativo.

Por que não é comum manter registros em pequenas empresas

Acontece que nas pequenas empresas não existe uma cultura de contabilidade financeira. Em primeiro lugar, os empreendedores aprendem sobre marketing e vendas. Mas sem o conhecimento dos fundamentos da contabilidade financeira, é irreal para uma empresa crescer para médio ou mesmo grande.

De acordo com as estatísticas, as pequenas empresas raramente vivem mais de três anos. Há uma sensação de que se trata apenas de uma falta de conhecimento da base de gestão e finanças. Finanças não é apenas uma coleção de números em tablets, mas informações que ajudam você a tomar decisões, planejar ações e atingir metas. Os negócios se tornam compreensíveis e gerenciáveis, e não apenas mudando para algum lugar.

Por que é importante manter registros

Imagine Semyon, que tem uma loja de encanamento. Enquanto está quente, as pessoas estão ativamente engajadas em consertos, troca de banheiros, banheiras e torneiras. Semyon tem muitos pedidos, o dinheiro vai para a caixa e acumula na conta da empresa.

Semyon queria um novo iPhone e MacBook. Sacou 200 mil da conta corrente da loja e comprei.

O empresário deu um salário aos funcionários e pagou o aluguel. Mas então o fornecedor ligou e lembrou que amanhã é o dia do pagamento da mercadoria entregue. Semyon ligou o computador, foi ao banco online e faltaram 300 mil. Tive que pedir emprestado.

Semyon não registrou que 30 dias após o embarque ele deve pagar ao fornecedor. Então ele ainda não entendia que, se aceitarmos um adiamento do fornecedor, então manteremos seu dinheiro conosco, e em nenhum caso deve ser gasto.

E esta é apenas uma das situações possíveis. Alguns empresários são lucrativos, mas não veem o dinheiro, porque estão enterrados em ações. Outros atrasam muito e vivem de pão e água até que o cliente finalmente pague.

O que é contabilidade financeira

A contabilidade financeira é um sistema de relatórios que permite manter as finanças de uma empresa sob controle. Consiste em três relatórios - fluxo de caixa, lucros e perdas e balanço patrimonial. Tomados em conjunto, esses relatórios fornecem respostas a questões importantes: a empresa está crescendo, por que há lacunas de caixa, a administração está funcionando de maneira eficaz, como aumentar os lucros, por que há lucro, mas não há dinheiro. Sem essas informações, é difícil para um líder administrar uma empresa.

Demonstração do fluxo de caixa (DDS)

O que leva em consideração

Quanto dinheiro entra e sai das contas.

Por que voce precisa

De acordo com o relatório, o gerente verifica se a empresa tem dinheiro suficiente para cumprir suas obrigações: pagar aluguel e salários, comprar mercadorias. Sem o IVA, ele não controlará os fundos nas contas e, com o tempo, cairá na lacuna de caixa - uma situação em que uma empresa não tem dinheiro para trabalhar e pagar as contas.

Junto com o relatório de movimentação de dinheiro, é necessário manter um calendário de pagamentos. É necessário entrar nele as receitas e baixas de dinheiro planejadas no futuro. Dessa forma, você pode antecipar lacunas de caixa e agir com antecedência.

Demonstração de lucros e perdas (OP&L)

O que leva em consideração

Receitas e despesas do negócio em certificados ou faturas fechadas.

Por que voce precisa

Segundo o relatório, o chefe contabiliza o lucro líquido do negócio.

O lucro não é dinheiro disponível. Uma empresa não lucrativa pode ter uma caixa registradora cheia, enquanto uma empresa lucrativa pode ter uma vazia. Vejamos dois exemplos.

• Dinheiro total, negócio não lucrativo. Antes do Ano Novo, Cyril decidiu ganhar um dinheiro extra com a decoração da árvore de Natal. Houve muitos pedidos. Kirill comprou matéria-prima para produção, pagou bônus, lançou publicidade direcionada. O ano novo chegou, os pedidos acabaram. Cyril pagava impostos, aluguel e não dava para todos os funcionários. Descobriu-se que o negócio não era lucrativo. Kirill teve que aumentar os preços dos brinquedos. E ele nem suspeitou - havia muito dinheiro na bilheteria.
• Caixa registradora vazia, negócio lucrativo. A Nastya produz cosméticos. Todo mundo a admira, escreve resenhas, ela tem muitos pedidos. Mas não há dinheiro - ela pede emprestado a parentes para a produção. E o negócio era lucrativo. O lucro era simplesmente na forma de estoques no depósito, bem como contas a receber - diferimentos para compradores no atacado.

Equilíbrio

O que leva em consideração

Ativos e passivos comerciais. Ativos são tudo o que uma empresa possui: imóveis, equipamentos, ações. Passivos são dinheiro com o qual uma empresa comprou ativos.

Por que voce precisa

O gerente sabe se o negócio está crescendo e com o dinheiro de quem está se desenvolvendo. Ele também vê no balanço qual é a lucratividade do negócio.

Imagine: um empresário mantém três relatórios. Segundo o DDS, ele vê que não há dinheiro. Olha o OPiU - há lucro. E então ele verifica o equilíbrio e percebe que o lucro é um depósito cheio de mercadorias e novos equipamentos.

Situações que fazem com que as empresas tenham problemas financeiros

O dinheiro é maltratado

O proprietário pensa que todo o dinheiro da empresa é sua propriedade. Isso não é verdade, porque uma empresa é um organismo separado, no qual você não pode simplesmente entrar e pegar 100 mil para um novo smartphone.

Além disso, o dinheiro gasto pelo proprietário pode nem pertencer à empresa. Por exemplo, se você recebeu um adiantamento por um projeto e ainda não entregou seu trabalho, esse dinheiro não é propriedade da empresa, mas sim do cliente, que fica simplesmente em sua conta.

Além disso, um empreendedor pode não entender quanto pode levar para si sem prejudicar o negócio. Para saber disso, é preciso calcular corretamente o lucro, planejar despesas futuras e desenvolvimento, para só então receber os dividendos.

Acho que eles estão ganhando

Muitas vezes, uma empresa calcula o lucro em dinheiro à vista ou nas contas: ela deduz as despesas da receita e recebe uma determinada quantia. Mas não está certo. O lucro é um indicador virtual que não pode ser tocado ou expresso em números na conta corrente.

O problema com o cálculo incorreto do lucro é que o gerente conclui, com base nele, se a empresa está trabalhando de maneira eficaz ou não. Mas a quantidade de dinheiro não tem nada a ver com eficiência e margens de lucro.

Não planeje e defina metas incorretamente

Se o líder estabelece metas incorretamente ou não o faz, a empresa não se desenvolve. Na maioria das vezes as pessoas pensam assim: "Quanto mais ganhamos, melhor." Para isso, não há especificações, nem planos, nem digitalização. Por conta disso, o negócio está marcando passo em um lugar, descansa no teto, e o empresário salta para um novo projeto.

Planejar e executar um plano é uma parte básica da administração de uma empresa. Para que o plano se concretize em 80-90%, é preciso definir metas de lucro e desenvolvimento, traçar um modelo financeiro com diferentes cenários, calcular orçamentos, apontar prazos e responsáveis e acompanhar regularmente a execução do plano. Sem isso, as pequenas empresas continuarão fechando nos primeiros três anos.

Eles acham que, se você aumentar as vendas, seus lucros aumentarão

A lógica parece simples: quanto mais vendas, mais lucro. Mas é preciso ter em mente que, junto com as vendas, crescem também os custos de contratação de novos funcionários, a compra de matérias-primas e mercadorias, a organização das vendas adicionais e as entregas. Os custos são frequentemente relegados para segundo plano e apenas o montante de dinheiro das vendas futuras é levado em consideração.

Se você não planeja aumentar as vendas, pode ter prejuízo em vez de lucro. É preciso entender com clareza como vai aumentar a receita, quais despesas isso vai acarretar, como isso vai afetar o capital de giro, se a empresa tem dinheiro para isso. Se você não digitalizar inicialmente o aumento nas vendas, terá sorte ou não. E se a contabilidade for realizada incorretamente e a empresa não for lucrativa, então o prejuízo só aumentará.

Como começar a manter registros financeiros

A contabilidade financeira é necessária para conduzir os negócios com base em números, não na intuição. Comece com o relatório DDS. Esta é a maneira mais fácil. Insira as receitas e despesas diárias para todas as carteiras, compare-as com a quantidade real de dinheiro nas contas.

Modelo DDS →

Junto com o relatório DDS, mantenha um calendário de pagamentos: determine a quantidade de dinheiro no início do mês, adicione receitas e despesas planejadas. Portanto, você verá se tem dinheiro suficiente para pagar a todos.

Modelo de calendário de pagamento →

Quando você é apenas versado em contabilidade, não precisa de programas complexos. Uma tabela no Excel será suficiente. É importante aprender como agrupar receitas e despesas em categorias e manter registros regularmente.