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2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08
Aqui estão algumas dicas para transformar o seu "corpo" de um simples caderno em uma poderosa ferramenta para a tomada de decisões, planejando e analisando o andamento das tarefas atribuídas.
Gerenciar listas de tarefas não poderia ser mais fácil. Eu escrevi meus assuntos em uma coluna, e então você simplesmente pega e risca enquanto faz isso. O que mais você consegue pensar?
No entanto, se você olhar para o número de diferentes aplicativos de desktop, móveis e web que implementam esse conceito, fica claro que nem tudo é tão simples. Apesar de toda a variedade de ferramentas e funções, as listas de tarefas ainda não funcionam! Talvez você simplesmente não saiba como usá-los?
Todas as pessoas começam a usar gerenciadores de tarefas no momento em que sentem que sua rotina diária está se transformando em um caos. Começam a esquecer coisas importantes, confundem a ordem das tarefas e atribuições, deixam os colegas na mão e se atrasam para encontros. Nesse momento, a pessoa escolhe um "tudushka" ao seu gosto e tenta trazer organização para sua vida. E, via de regra, no início ele consegue. Mas algum tempo passa e as listas de tarefas param de funcionar e a bagunça original volta à vida.
Por que isso acontece?
A questão é que os gerenciadores de tarefas são apenas uma ferramenta. Que precisa ser configurado corretamente para funcionar bem. E aqui estão algumas dicas de como fazer isso.
1. Compartilhe
Em nenhum caso, você deve despejar todas as suas coisas grandes e pequenas em uma lista grande e longa. Não há nada mais deprimente do que contemplar sua lista de tarefas com dezenas de entradas. Nesse caso, a probabilidade de chegar ao final da lista tende a zero. Vários estudos de produtividade geralmente sugerem que o número de suas tarefas em uma folha não deve exceder 7 a 8 peças. Portanto, separe as listas de tarefas por categoria, projeto, tópico, urgência e outros critérios.
2. Adicione prazos
De acordo com a Lei de Parkinson, o trabalho sempre leva o tempo que você dedica. Portanto, manter uma lista de tarefas só faz sentido se você escrever o tempo de execução aproximado ao lado de cada item. Sim, na realidade, pode haver desvios; sim, em alguns dias as coisas dão errado, mas na maioria das vezes essa abordagem funciona. Tendo anotado o tempo aproximado para completar uma tarefa específica, você inconscientemente se esforçará para corresponder a ela, e isso muda radicalmente as regras do jogo. Experimente e você ficará surpreso com o quão poderosa sua lista de tarefas pode se tornar.
3. Priorizar
Este ponto é simples e direto. Em primeiro lugar, tratamos de assuntos importantes, pequenos e não urgentes - se tivermos tempo. Tudo o que resta é priorizar sua lista e fazer isso direito. Afinal, existem assuntos muito urgentes, mas completamente sem importância para você. E acontece ao contrário. Portanto, oferecemos a você a seguinte priorização:
- assuntos importantes e urgentes;
- importante, mas não urgente;
- urgente, mas não muito importante;
- não urgente e sem importância.
4. Avalie
E a última regra desta lista, mas não menos importante, é a necessidade de analisar e avaliar o cumprimento da sua lista. Não procure esconder e esquecer imediatamente a tarefa concluída para sempre. Tente reservar algumas horas no final de cada semana, e talvez até um dia inteiro no final do mês, para fazer um balanço. Pegue os elementos riscados do arquivo e avalie o que deu a você sua implementação.
- Você fez seu trabalho bem e rapidamente?
- Poderia ter sido melhorado ou talvez nem valesse a pena?
- Quanto você progrediu em direção ao seu objetivo?
- O que precisa ser feito para dar um passo adiante?
Depois de responder a essas perguntas e outras semelhantes, sua lista assumirá um significado completamente diferente para você. Passará de um simples caderno “para não esquecer nada” numa poderosa ferramenta de tomada de decisão, planeamento e análise de realizações.
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