Por que as listas de tarefas não funcionam e como corrigi-las

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Para ser produtivo, concentre-se no tempo, não nas tarefas.

Uma boa gestão do tempo significa obter mais resultados em menos tempo. O popular blogueiro e empresário Thomas Oppong explica como fazer bons planos para atingir seus objetivos e por que listas de tarefas simples só atrapalham a produtividade.

Por que listas de tarefas regulares não funcionam

Em uma lista de tarefas simples, você não reflete quanto tempo levará para concluir qualquer tarefa. E muito provavelmente, você começa com pequenos e descomplicados que não levam mais de cinco minutos.

Gradualmente, você chega à conclusão de que, repetidamente, você pega apenas coisas simples, e constantemente deixa as importantes e demoradas para depois. Como resultado, grandes projetos não se movem. E a maioria dos pontos do plano ficam por cumprir, porque você continua a adicionar novos a eles, sem ter nenhum sistema de controle.

Aqui o efeito Zeigarnik é acionado, segundo o qual as pessoas se lembram de ações incompletas ou interrompidas melhor do que as realizadas. Isso significa que os pensamentos de tarefas não concluídas da lista de tarefas continuarão girando em sua cabeça até que você as conclua. Você será assombrado por um sentimento obsessivo que torna difícil se concentrar em fazer o trabalho. Isso pode levar ao estresse e insônia.

Como planejar de forma eficaz

Descreva o seu dia ideal

Jason Womack, coach executivo, palestrante e autor sobre produtividade, recomenda sua abordagem para organizar o processo para atingir um objetivo. Ele sugere escrever um roteiro para o dia perfeito em que se concentrar. A constatação de que o ideal é para você motiva você a trabalhar.

Para criar um script, responda às seguintes perguntas.

• Como você quer passar o seu dia?
• Quais tarefas exatamente precisam ser concluídas hoje?
• Quando você é mais produtivo?

Com base nas respostas, você pode dividir o tempo de trabalho em segmentos, cada um dos quais conterá certas tarefas de sua lista de tarefas.

Este método o ajudará a trabalhar de forma mais eficaz com sua lista de tarefas e a lidar com tarefas urgentes e importantes dentro do prazo.

Planeje tudo no calendário

Para tornar suas listas de tarefas o mais eficazes possível para você, não faça planos simples sem prazos e prazos, mas aprenda a usar o calendário com sabedoria.

Descreva em detalhes o próximo dia ou uma semana inteira. Marque todas as suas coisas no calendário e viva de acordo com a programação criada. Isso o ajudará a decidir qual projeto abordar primeiro e se você pode adicionar mais tarefas.

Em vez de sua priorização usual, itens de plano de formulário com uma data e hora exata - especialmente nas tarefas mais importantes. Isso lhe dará uma sensação de urgência e você poderá concluí-los até certo ponto.

Avalie cada tarefa

Se você não analisar como gasta cada dia, é provável que esteja desperdiçando a maior parte.

Uma das regras importantes de produtividade é não permitir que uma tarefa demore mais do que o necessário.

Para uma gestão eficaz do tempo, não basta apenas saber o que precisa ser feito. Você precisa considerar quanto tempo isso levará. É melhor dizer: “Hoje só tenho 40 minutos para fazer isso”, em vez de planejar as coisas em uma simples ordem de importância, sem prazos específicos.

Adicione à sua lista de tarefas uma estimativa de quanto tempo levará para concluir cada item. Tente agendar a cada minuto, das 8h às 17h. Determine com antecedência quando haverá intervalos. Agende para verificar notificações, e-mail e mídia social.

Pode parecer que esta atividade é apenas uma perda de tempo. Mas, na realidade, ele define o padrão que você tenta atingir. Como resultado, você verá que sua concentração melhorou.

Manter o controle de quanto tempo você gasta em tarefas pode ser uma descoberta real para você. Isso vai definir o estilo do seu trabalho e pode melhorá-lo. Também ajuda a entender em que hora do dia você é mais ou menos eficaz.

A medição é a primeira etapa necessária para monitorar e, em última análise, melhorar o desempenho. Se você não pode medir algo, você não pode entendê-lo. Se você não consegue entender algo, não pode controlá-lo. E se você não pode controlá-lo, definitivamente não pode melhorá-lo.

James Harrington, empresário, especialista em gerenciamento de processos

Analise seu tempo e, então, você poderá alocá-lo corretamente.

Linha do tempo

Abra sua agenda ou aplicativo de agendamento e adicione prazos à sua lista de tarefas. Atribua um nível de prioridade para cada um.

E para entender o que vale a pena gastar mais tempo, responda a algumas perguntas:

• Quais tarefas levarão menos de 20 minutos?
• Que tarefas levarão mais de uma hora?
• Qual é a melhor coisa a fazer pela manhã, quando você tem mais energia?

Agora, em vez de “Concluir o projeto de design”, escreva “Concluir o projeto de design em duas horas”. Mesmo que você não tenha tempo para terminá-lo, você vai pelo menos decolar sem passar o dia inteiro nisso.

Se você não tem uma meta de concluir a tarefa em uma data específica, planeje gastar uma certa quantidade de tempo com isso todos os dias. E então prossiga para outras coisas igualmente importantes. Dessa forma, você pode se livrar gradualmente de tarefas grandes.

Divida grandes tarefas em menores

Algumas tarefas podem levar horas ou até dias. Se você tem um grande projeto pela frente, pare alguns minutos para pensar sobre ele. Em que partes consiste? Quanto esforço é necessário e quanto tempo vai demorar? Anotá-la.

Em seguida, divida o projeto em várias tarefas com um prazo claro e resolva-as uma de cada vez até que seja concluído. Quanto mais pequenas ações você fizer, mais factíveis elas parecerão.

Quando uma quantidade inacessível de trabalho se torna algo pequeno, o cérebro se concentra no que precisa ser feito agora - em uma tarefa específica e em um pequeno objetivo. Portanto, é melhor organizar sprints de 40-60 minutos com intervalos curtos.

Trabalhe em uma tarefa de cada vez

Dê a ele toda a atenção e, então, você será capaz de ser o mais eficaz possível.

Mark Murphy, da Forbes, explica: “Quando as pessoas podem evitar interrupções no trabalho, há 67% de chance de ficarem com a impressão de que 'hoje foi um dia muito produtivo'.

Realmente faz sentido trabalhar por uma hora em uma tarefa sem distração. Mas pode ser difícil, especialmente se você está constantemente recebendo notificações ou precisa responder a perguntas de colegas.

Por exemplo, a técnica Pomodoro ajuda a focar no trabalho. Trata-se de sprints de trabalho de 25 minutos com intervalos curtos de 5 minutos. Depois de várias dessas abordagens, você pode relaxar totalmente.

Este método não é universal: a duração da concentração e o estilo de trabalho são diferentes para cada pessoa. Portanto, experimente diferentes técnicas de gerenciamento de tempo e opte por aquela que for mais adequada para você.

Por exemplo, se você é mais produtivo pela manhã, adie tarefas que levem mais tempo. Isso o ajudará a se tornar mais organizado e a realizar mais.