5 principais erros na gestão do tempo que nos impedem de fazer tudo

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Fazemos uma lista de tarefas e tentamos cumprir a programação, aconteça o que acontecer. Mas não importa o quanto tentemos, tarefas novas e urgentes ainda aparecerão. A lista está ficando mais longa e não podemos evitar a sensação de que o tempo está literalmente escapando de nossas mãos. Portanto, vamos descobrir quais erros cometemos com mais frequência e como administrar nosso tempo de maneira adequada.

1. Nós não priorizamos

Obviamente, uma lista de tarefas é uma forma eficaz de organizar seus pensamentos sobre o que precisa ser feito. Mas se você não priorizar, a coisa mais importante pode simplesmente sumir de vista. Você precisa entender a direção e o propósito de sua atividade, e não pular de uma tarefa para outra. A priorização inadequada pode dizer muito sobre o ambiente de trabalho atual.

Muitas pessoas que trabalham em equipe se sentem desconfortáveis quando seus chefes ou colegas lhes pedem para fazer algo: eles adiam suas tarefas atuais, não priorizam e então não cumprem sua programação. Portanto, se você está planejando seu dia, semana ou mês, pergunte-se qual é a tarefa mais importante para você neste período.

Muitas vezes acontece que trabalhar em uma tarefa importante leva todos os pensamentos e gradualmente flui para a procrastinação. Porque geralmente requer sério esforço mental e foco total. É muito mais tentador fazer pequenas tarefas de cinco minutos durante todo o dia do que uma grande tarefa que não é fácil, embora traga muito retorno no final.

2. Superestimamos nossa força

Superestimar suas capacidades é um pecado bem conhecido no gerenciamento do tempo. Quando você pensa que uma tarefa vai demorar alguns minutos no máximo, mas consome pelo menos meia hora. Para evitar essa situação, antes de começar a trabalhar, anote em algum lugar quanto tempo você vai gastar nisso.

Se a tarefa levar de 25 a 30 minutos, certifique-se de colocá-la na programação.

Outra dica: pense duas vezes quanto tempo a tarefa pode realmente levar.

Se você tem certeza de que o trabalho dura 30 minutos, reserve uma hora em sua programação por motivos de segurança. Do contrário, você pode se tornar um daqueles infelizes workaholics que trabalham a noite toda.

No início do dia, reserve 10 minutos para verificar sua programação. Fato: 10 minutos de planejamento pela manhã pouparão uma hora durante o seu dia de trabalho. Mas não carregue toda a sua programação, lembre-se de deixar algum tempo livre para tarefas novas e / ou inesperadas.

3. Distraído

A atenção distraída é a principal causa da procrastinação. E, acima de tudo, as redes sociais e o correio nos distraem do trabalho. Para evitar isso, recomendamos que você desative as notificações da caixa de entrada ao tentar se concentrar nas nuances de uma tarefa ou especifique um intervalo para notificações, por exemplo, a cada três horas. Isso o ajudará a não se distrair com cartas a cada dois minutos.

Outra ótima maneira de fazer isso é reservar um tempo especial em sua agenda para dedicar ao trabalho com suas caixas de entrada. Verificar constantemente seu e-mail significa prestar pouca atenção a ele: você escaneia rapidamente a carta e envia uma resposta com a mesma rapidez, muitas vezes imprecisa e com erros de digitação. Pedir desculpas e explicar novamente o que você realmente quis dizer é uma perda de tempo que poderia ter sido evitada.

A desordem também pode distrair muito. Pastas espalhadas com papéis na mesa, caos no material de escritório, notas que não podem ser encontradas nesta bagunça … Faça uma regra para limpar sua mesa todas as vezes no final da semana e jogar fora impiedosamente papéis que não sejam úteis para você e é improvável que sejam necessários.

4. Achamos que não é necessário contar o tempo gasto

Existem duas maneiras de liberar tempo: ignorar novas tarefas ou racionalizar seu uso. Mas até começar a registrar quanto tempo gasta em uma atividade específica, você não saberá qual método é o certo para você.

Por uma ou duas semanas, tente controlar o tempo que você gasta em atribuições de trabalho. Isso o ajudará a ver e analisar como você gasta seu tempo e, no futuro, para evitar seus próprios erros.

Você é constantemente interrompido por telefonemas ou batendo na sua porta? Você passa muito tempo na Internet ou verifica seu e-mail com muita frequência? Veja quanto tempo você leva para realizar essas tarefas improdutivas e desenvolva uma estratégia para ignorá-las ou reduzir o número.

5. Acreditamos em multitarefa

Os especialistas em gerenciamento de tempo dizem em uma só voz: multitarefa não existe. O que é comumente referido como "multitarefa" é, na verdade, passar de uma tarefa para outra, e não há nada de bom nisso.

Para obter o melhor resultado, você precisa se concentrar em uma tarefa, definir um cronômetro e trabalhar no horário designado apenas nela.

Repita para si mesmo como um mantra: "Agora mesmo vou terminar esta tarefa" - e você não vai pular de uma tarefa para outra.