Como evitar que as cartas o sobrecarreguem

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Existem duas categorias de pessoas. Alguns têm uma ordem completa em tudo: as letras são classificadas, os ícones na área de trabalho são organizados. Outros não conseguem abrir a caixa de correio sem medo, porque há toda uma onda de cartas não lidas, que surgem cada vez mais a cada dia. Eles são, no entanto, fáceis de lidar.

Uma simples análise das letras não corrigirá a situação se a caixa de correio parecer um armário transbordando, cuja porta você abre com os olhos fechados para que nada caia. Você precisa mudar sua abordagem para trabalhar com correio. Então, você pode gastar com mais eficiência o tempo que normalmente é gasto em um fluxo interminável de novas mensagens - em tarefas mais importantes.

Para decolar, primeiro pergunte a si mesmo duas perguntas:

1. Por que você recebe muitos e-mails?
2. O que o impede de desmontá-los rapidamente?

Com base em suas respostas, comece a resolver o problema e use algumas dicas úteis ao longo do caminho.

Tomar decisões

Um bloqueio em sua caixa de correio pode indicar um problema com a tomada de decisão. Muitas pessoas simplesmente não estão dispostas a assumir responsabilidades. Eles adiam as questões que precisam ser respondidas para mais tarde, a fim de resolver tudo em um ambiente mais descontraído. Ou encontram outras desculpas para si mesmos, apenas para não enviar uma carta de resposta agora.

Para não começar cada e-mail com um pedido de desculpas pelo atraso na resposta, que a carta se perdeu entre outras ou entrou em spam (e na verdade ficou uma reprovação silenciosa na caixa de entrada, esperando pacientemente o momento em que você abrirá novamente), trabalhe em você mesmo: tome decisões.

Crie uma regra para abrir uma carta, fazer imediatamente o que ela exige de você e imediatamente escrever uma resposta. E não clique na cruz até que o e-mail seja enviado.

Livre-se do excesso

Você pode facilmente evitar o recebimento de algumas cartas:

1. Cancele a assinatura de correspondências desnecessárias às quais você deixou de prestar atenção há muito tempo. Em questão de segundos e alguns cliques: as cartas não lidas com materiais publicitários não se acumularão mais na caixa de correio.
2. Desative as notificações de redes sociais e vários serviços da web.
3. Redirecione as cartas que você recebe para correspondência pessoal de clientes para outra caixa de correio, indicando o endereço no site da sua empresa. Outra saída é criar um formulário de feedback separado.

Em suma, faça todo o possível para que o correio não se transforme num buraco negro que absorve tudo indiscriminadamente: necessário e desnecessário.

Filtros de personalização

Se precisar de boletins informativos para saber mais sobre os melhores materiais de sua mídia favorita ou descontos em lojas online, você pode deixá-los. Mas remova da pasta com a caixa de entrada ativa usando filtros. O serviço de correio, por meio deles, enviará por si mesmo as cartas para as pastas necessárias.

A base da filtragem pode ser o endereço do remetente ou, por exemplo, as palavras-chave contidas no corpo da mensagem. Tudo depende do tipo de carta que você deseja remover da pasta de correio principal.

Encontre outro gerenciador de tarefas

A caixa de correio não deve substituir sua lista de tarefas do notebook clássico ou seu aplicativo de agendador. Assim que você receber uma carta e junto com ela um novo caso, transfira-o do correio para sua lista de afazeres.

Dite as respostas

Se as respostas são difíceis para você devido ao fato de que você não gosta do processo de escrever cartas, siga o outro caminho. Experimente usar a função de ditado: a técnica gravará sozinha o que você quer dizer. E para as pessoas menos conservadoras da sua lista de contatos, você pode até responder com a ajuda dos vídeos anexados à carta.

Abra o correio na programação

O conselho não é relevante para todos, porque muitas vezes você precisa estar em contato 24 horas por dia, 7 dias por semana. No entanto, ainda pode ser útil para alguns.

Reserve prazos para o envio durante o dia. Em seguida, responda todas as cartas que vieram durante sua ausência de uma vez.

Não transforme o correio em um caderno

Números de telefone, senhas, endereços - tudo isso não deve ficar guardado nas entranhas da caixa de correio, mas estar à mão: em um caderno, na lista de contatos de um smartphone, em adesivos colados no local de trabalho. Transfira as informações necessárias do correio para um local onde seja mais fácil encontrá-las: ainda não é muito conveniente usar a busca por letras o tempo todo.

Além disso, não envie cartas para você mesmo. Muitas pessoas fazem isso anotando no e-mail informações que precisam ser lembradas. Adicione fotos aos anexos que deseja salvar. Eles acumulam cartas no correio com links para artigos que você deseja ler mais tarde, quando chegar a hora.

Como resultado, existem tantas letras que perdem o significado. Eles nunca voltam para eles, porque descem na lista - e logo são esquecidos.

Use o Tumblr ou o Pinterest para armazenar lindas fotos e faça anotações em aplicativos especiais.

Seguindo essas regras, você poderá manter a ordem em sua caixa de correio e otimizar o tempo gasto no trabalho com correspondência.