50 dicas de ouro para melhorar a produtividade

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Aprenda a administrar seu tempo, trabalhar com eficiência e descansar adequadamente.

Planejamento

1. Defina as metas corretamente

Para atingir um objetivo, primeiro você precisa formulá-lo corretamente. Use um sistema SMART: as metas devem ser específicas e mensuráveis, realistas e alcançáveis, significativas para você e ter prazos claros.

2. Concentre-se no processo

Estabeleça metas com base no processo, não no resultado. “Tornar-se um dançarino” é uma configuração de tarefa malsucedida. É difícil abordá-lo, porque não está claro por onde começar. Estabeleça para si mesmo a meta de “inscrever-se para um baile e ir à aula três vezes por semana”, será mais eficaz. Pelo menos você vai entender se está pronto para passar anos treinando pelo bem dos seus sonhos ou não.

3. Use a técnica GTD

GTD (Getting Things Done) é um sistema para o trabalho produtivo do coach de negócios David Allen. Seu principal objetivo é completar todos os casos disponíveis e, ao mesmo tempo, livrar o cérebro de um planejamento sem fim. A essência da técnica é escrever absolutamente todas as tarefas usando listas diferentes e atualizá-las constantemente. Portanto, mesmo as tarefas menores e aparentemente sem importância não vão confundir sua cabeça e distraí-lo do trabalho. E o andamento de sua implementação estará sempre diante de seus olhos.

4. Compreenda a diferença entre estar ocupado e ser eficiente

Você pode estar constantemente ocupado, mas isso não significa que seja produtivo. Considere como suas ações são úteis, como elas se relacionam com seu trabalho e se há tarefas em seu plano que não o aproximam de seu objetivo. Se houver, exclua-os.

5. Use calendários em vez de listas de tarefas

Agendar as coisas corretamente no seu calendário ajudará você a distinguir a intenção de fazer algo do compromisso de iniciar uma tarefa específica em um determinado momento. Isso torna mais fácil distribuir as coisas por uma semana e um mês e encontrar rapidamente um tempo livre para mudar algo em sua programação.

6. Esqueça a multitarefa

Você pode fazer várias coisas ao mesmo tempo, mas é improvável que obtenha bons resultados. Numerosos estudos provaram que a multitarefa reduz a eficiência do trabalho. Você só tem uma sensação de satisfação, que não dura muito e é substituída por esgotamento. Adquira o hábito de fazer as tarefas sequencialmente e sua eficiência só aumentará.

7. Priorizar

A matriz do 34º Presidente dos Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower, ajudará a distribuir corretamente as tarefas de acordo com sua prioridade. Todas as tarefas precisam ser divididas em quatro grupos:

1. Importante e urgente.
2. Importante e não urgente.
3. Sem importância e urgente.
4. Sem importância e sem urgência.

Assim, você verá o que precisa ser resolvido imediatamente, o que transmitir aos outros e o que não é necessário fazer.

8. Reduza a lista de responsabilidades importantes para três

Não tente preencher a agenda do dia apenas com tarefas difíceis - não está longe de ser exaustão ou esgotamento profissional. E não há necessidade de falar sobre produtividade. Não execute mais do que três tarefas essenciais por dia, alterne com as mais simples e encontre tempo para descansar.

9. Defina prazos para si mesmo

Se você está acostumado a adiar coisas importantes para depois e depois faz tudo com pressa, estabeleça seus próprios prazos pessoais. Por exemplo, seu chefe pede que você envie dois relatórios grandes na sexta-feira - defina um deles você mesmo na quarta-feira.

10. Gaste uma hora por dia em coisas não urgentes

Ficar atolado na rotina de tarefas urgentes diárias e adiar indefinidamente outras tarefas importantes e não urgentes é muito fácil. Mas você nunca pode chegar até eles assim. Não espere ter um dia mais livre algum dia. Se você quiser terminar de ler um livro, reserve um tempo para lê-lo todos os dias. Se você sonha em se tornar um artista famoso, pratique o desenho diariamente.

Motivação

11. Não tenha medo de cometer erros

O medo de fazer algo com menos frequência o faz ficar parado e não fazer nada. Aprenda a perceber os erros como um impulso para o desenvolvimento. Quando você falhar, pense sobre por que você falhou e feche a lacuna em seus conhecimentos e habilidades. Com o tempo, você ficará grato por seus erros.

12. Peça para criticar você

Não se julgue severamente - convide alguém para avaliar objetivamente o seu trabalho. Peça feedback ao seu chefe. Por um desejo sincero de ver seus erros e melhorar o desempenho, você não será repreendido. Bem, o elogio o ajudará a se inspirar e seguir em frente.

13. Aumente suas habilidades

É impossível permanecer produtivo por muito tempo sem aprendizado e autodidatismo constantes. Mais cedo ou mais tarde, você ficará entediado ou atingirá o teto em sua profissão. Portanto, esforce-se para aprender coisas novas o tempo todo: assuma tarefas inusitadas e não desista de projetos interessantes.

14. Evite chorões, pessimistas e alarmistas

As pessoas tendem a se tornar viciadas nas emoções dos outros. Se alguém em seu ambiente repete constantemente como tudo está ruim, um dia a depressão irá tomar conta de você. O pânico de um colega, cujos prazos estão queimando a cada semana, com certeza se espalhará para você. Portanto, saia, pare de se comunicar e termine o relacionamento - não deixe seu humor estragar.

15. Cerque-se de pessoas inteligentes

O círculo social afeta nosso desenvolvimento. Cerque-se de mentores e apenas de pessoas interessantes - deixe-os motivar e inspirar você constantemente, forçando-o a se esforçar para alcançar o nível deles. Vá a seminários especializados, conferências, junte-se a comunidades profissionais e faça novos conhecimentos.

16. Não siga o sucesso de outras pessoas

Muita obsessão com as conquistas dos outros apenas nos atrapalha. Pare de ter ciúmes de uma amiga que abriu seu próprio negócio, ou de uma colega de classe que ganha com seu hobby. Desconecte-se de espionar a vida de outras pessoas e prossiga com a realização de seu objetivo.

17. Obtenha ajuda

Não espere fazer um grande trabalho sozinho. Se precisar de ajuda, peça. Assumir uma tarefa difícil e realizá-la sozinho não é motivo de orgulho, mas sim de estupidez. Entenda que você está trabalhando por um resultado e, por isso, não negligencie a experiência e os conselhos dos outros.

18. Crie seu próprio método de produtividade

Não siga cegamente todas as técnicas de gerenciamento de tempo, dicas de relaxamento e dicas para economizar tempo. Analise o que realmente está ajudando você e descarte o que não está lhe fazendo bem. Seu objetivo é ser eficaz, não quebrar o recorde das ferramentas de produtividade mais utilizadas.

Concentração

19. Liberte o seu cérebro dos problemas diários

Monte um guarda-roupa cápsula para não pensar no que vestir para ir ao escritório pela manhã. Estabeleça um cronograma para limpeza e tarefas domésticas. Faça compras nos finais de semana e crie um menu para a semana. Quando todas as tarefas domésticas estão resolvidas e planejadas, você se concentra no trabalho.

20. Encontre seu pico de atividade

Alguém aconselha a fazer tarefas complexas no início da jornada de trabalho e deixar as pequenas tarefas para a noite. Mas esse método não é adequado para corujas ou para quem precisa acelerar. Portanto, determine os períodos em que você pode trabalhar com mais eficiência e agende tarefas demoradas durante esse tempo. Para identificá-los, basta observar o nível de concentração durante o dia por várias semanas. Ou use uma calculadora de produtividade dedicada.

21. Não adie coisas que te deixam nervoso

Esteja você preocupado com uma ligação importante ou com medo de esclarecer algo com seu chefe - não demore. Resolva tarefas assustadoras imediatamente, mesmo que só de pensar nelas você se preocupe. Porque são esses pensamentos que desviam o trabalho e reduzem a concentração. Quanto mais rápido você faz isso, mais rápido você se acalma.

22. Faça anotações à mão

Idéias interessantes que acidentalmente visitam a cabeça tendem a ser esquecidas imediatamente. Às vezes, nos perdemos em pensamentos ao abrir o aplicativo de gravação em nosso smartphone. E às vezes nos distraímos com outra coisa: mensagens, notícias e redes sociais. Portanto, escreva no papel - notas manuscritas também o farão se lembrar melhor das informações. Compre um pequeno caderno de esboços no qual você possa rapidamente anotar algumas palavras ou um bloco de adesivos e mantenha-os à mão.

23. Defina lembretes

A necessidade de fazer algo em um determinado momento cria uma ansiedade interior que o desvia do trabalho principal. Além disso, o medo subconsciente de esquecer alguns negócios pode nem mesmo ser sentido. Portanto, defina lembretes sonoros de coisas vinculadas a um horário específico. Isso o livrará de olhares constantes para o relógio e de nervosismo desnecessário.

24. Mantenha seu local de trabalho arrumado

Todos os dias, ao terminar o trabalho, coloque as coisas em ordem na mesa: organize as notas, organize os documentos, lave a xícara. Aliás, a área de trabalho do computador também conta. Feche todas as guias desnecessárias e exclua os arquivos temporários.

25. Cuidado com a iluminação

Os cientistas provaram que a iluminação tem um efeito profundo em nossa produtividade. A luz do escritório deve ser o mais próxima possível da luz natural do dia, nem quente nem muito fria. O valor ideal é 4.500-5.000 K. No final do dia de trabalho, você pode mudar para uma luz quente para relaxar e se preparar para o descanso.

Executando tarefas

26. Executar sprints

Você provavelmente já ouviu falar da técnica Pomodoro - organização do trabalho em segmentos de 25 minutos com intervalos de 5 minutos. Este período de tempo pode não ser adequado para você, mas o principal está em sua essência. Estabeleça períodos curtos de concentração total - de 20 minutos a uma hora - quando você não se distrair com nada, e faça intervalos entre eles.

Use aplicativos:

27. Não se apresse para realizar novas atribuições

Não deixe seu negócio inacabado devido a uma tarefa repentina ou a um pedido de alguém. Claro, é importante estabelecer prioridades: se uma nova tarefa é mais importante e precisa ser realizada o mais rápido possível, distraia-se e sacrifique os assuntos atuais. Se não, adie. Mesmo que eles perguntem muito.

28. Visualize

A visualização o ajudará a economizar tempo, memorizar melhor as informações, entender um novo tópico e tomar uma decisão informada. Use técnicas diferentes: rotule tarefas por categoria, desenhe gráficos, tabelas e mapas mentais.

29. Deixe as tarefas inacabadas

Leve o seu tempo para concluir tarefas grandes e complexas de uma vez. Conte com o efeito Zeigarnik. Sua essência é que o cérebro se lembra melhor das ações inacabadas e, subconscientemente, continua a pensar sobre elas. Se você tem medo de uma tarefa difícil, comece-a e adie-a - enquanto você está fazendo outras coisas, muitas ideias interessantes podem vir à sua mente.

30. Comece pequeno

Se você não consegue iniciar uma tarefa, reserve apenas 10 minutos para ela. Provavelmente, você se envolverá e continuará trabalhando. Bem, se não, pelo menos comece. E, ao mesmo tempo, verifique você mesmo a eficácia do ponto anterior.

Economizar tempo

31. Descubra onde você está gastando seu tempo

Faça uma experiência: tente anotar absolutamente tudo durante uma semana, mesmo os menores casos e o tempo gasto em cada um deles. Finalmente, analise a lista resultante.

32. Recusar chamadas

Tente falar menos ao telefone. Fazer uma chamada leva mais tempo do que escrever e ler uma mensagem. Além disso, nem todo mundo vem à mente para alertá-lo, o que significa que você pode, de repente e na hora errada, ser distraído do trabalho. Se ainda precisar fazer uma chamada importante, agende-a e adicione-a à sua lista de tarefas para que possa alocar claramente o tempo para outras tarefas.

33. Desativar alertas

Desligue notificações de aplicativos, mensageiros, redes sociais e e-mail. Eles não ocupam muito tempo, mas distraem muito e podem arrastá-lo em uma jornada pela Internet. Se você não consegue se livrar da tentação de verificar suas mensagens, deixe notificações sobre elas apenas para contatos importantes.

34. Verifique seu e-mail à tarde

Elimine a verificação de e-mail matinal para não se distrair das tarefas já agendadas e não se ajustar à rotina diária de outra pessoa. Se você está acostumado a responder imediatamente e não consegue resistir a enviar mensagens de texto, a conversa pode se arrastar o dia todo. Não mantenha a guia do navegador aberta, mas use modelos para responder rapidamente às mensagens.

35. Limpe sua caixa de entrada

Esforce-se para garantir que apenas as mensagens importantes permaneçam entre as mensagens não lidas. Exclua spam desnecessário imediatamente e crie uma caixa de correio separada para e-mails pessoais e assinaturas interessantes. Assim, você não precisa ficar olhando a correspondência por muito tempo e procurar entre todas as cartas que realmente são necessárias.

36. Aprenda a digitar

Ao trabalhar em um computador, a digitação por toque economiza bastante tempo. A habilidade pode ser aprendida usando serviços online,,. O principal é dedicar tempo a esta atividade todos os dias.

37. Use teclas de atalho

As teclas de atalho são projetadas para um trabalho rápido. Lembre-se de suas combinações, elas simplificam muito o uso de um computador e programas individuais.

38. Salve os arquivos diretamente na pasta desejada

Ao baixar ou criar um documento, nomeie-o imediatamente e envie-o para a pasta desejada. Você pode não ter tempo, mas no final é muito mais rápido e fácil do que verificar e classificar todos os downloads em seu computador ou agrupar arquivos no armazenamento em nuvem.

39. Não dê desculpas

Só não perca seu tempo com isso. Dar desculpas é improdutivo, pouco profissional e irritante. Melhor admitir firmemente seu erro e começar a corrigi-lo imediatamente.

Lazer

40. Faça uma dieta informativa

Enormes fluxos de informações carregam o sistema nervoso e interferem no relaxamento. Segundo as estatísticas, cada pessoa passa cerca de 2, 7 horas por dia sozinha na TV. Adicione a isso a Internet e as redes sociais. Sites de notícias, canais e comunidades competem incansavelmente por nossa atenção, muitas vezes falando sobre a mesma coisa. Portanto, não é necessário dedicar tempo para assisti-los - você ainda encontrará notícias importantes.

41. Faça longas pausas

Se você tem uma tarefa difícil que exige muita concentração, desconecte-se do trabalho por pelo menos meia hora. Levante-se de sua mesa e pratique alguma atividade física.

42. Ouça música

Pesquisas mostram que a música aumenta a produtividade, a criatividade e o humor em geral. Se você acha difícil se concentrar com ela, ouça seus artistas favoritos.

43. Saia com mais frequência

De preferência durante a jornada de trabalho. O ar viciado no escritório reduz a produtividade, causa dores de cabeça e estresse. Os cientistas até mesmo cunharam o termo Síndrome do Edifício Doente, uma condição em que as pessoas experimentam sintomas dolorosos devido à falta de ventilação, iluminação e aquecimento nos edifícios. E embora seu escritório possa ser saudável, seu corpo ainda gostará mais do ar fresco.

44. Planeje sua noite e fim de semana com antecedência

Decida com antecedência como você passará suas férias e tente enchê-las com suas coisas favoritas. Ficar deitado sem rumo no sofá só vai levar a ainda mais fadiga, e na expectativa de um fim de semana interessante e um trabalho melhor.

45. Não pense em trabalhar um dia por semana

Prometa a si mesmo não mexer no seu trabalho no dia de folga nem pensar nisso. Mesmo se você tiver uma reunião importante ou negócios inacabados. Lembre-se de que você também tem outra vida - dedique este dia a ela completamente.

46. Tire uma folga

Se você vai trabalhar regularmente, não tire folga para assuntos de família todas as semanas, e raramente tira licença médica, tire um dia de folga assim mesmo. Passe um dia a mais em casa após concluir um projeto importante ou antes de uma apresentação. Permita-se reiniciar sem esperar pelo fim de semana.

Saúde

47. Viva de acordo com uma programação

Não tome a rotina diária como uma estrutura rígida na qual você precisa se direcionar. Basta marcar um horário para ir para a cama, acordar e comer. E tente segui-lo todos os dias. Você sempre se sentirá ativo, não sofrerá de sonolência e crises repentinas de fome que interferem na concentração.

48. Não use álcool como forma de relaxar

Evite beber antes de dormir, mesmo que ache difícil relaxar após um dia árduo de trabalho. O álcool pode realmente ajudá-lo a adormecer, mas depois de algumas horas ele começará a agir negativamente - e isso é repleto de frequentes despertares pela manhã, sonolência diurna e perda de concentração.

49. Coma mais frequentemente

Um almoço farto sobrecarrega o corpo: ele investe todas as suas forças na digestão dos alimentos, por isso fica difícil se concentrar na conclusão de tarefas. Se você sentir sono após o jantar, divida sua porção habitual em duas refeições.

Em vez de refeições pesadas, inclua alimentos que melhorem o foco e a concentração em sua dieta: vegetais, ervas, peixes gordurosos, nozes e chocolate amargo. E não se baseie no café - em grandes quantidades não revigora, antes dá o efeito contrário.

50. Pratique esportes

O exercício não só melhora a saúde, mas também melhora a atenção, concentração e velocidade do cérebro. Eles também aumentam a autoestima e os tornam mais resistentes a situações estressantes. Esta é uma grande vantagem para a produtividade, então faça pelo menos alguns exercícios.

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