Índice:
- O que você não deve perder seu tempo
- Não complique demais
- Crie uma programação de mala direta regular para você
- Classifique e-mails por tipo de resposta
- Arquivar mensagens
- Seja especialmente cuidadoso ao decidir excluir uma postagem
2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08
Para otimizar o tempo que você gasta trabalhando com seus e-mails, não tente colocar seus e-mails em perfeita ordem. Tudo é muito mais simples, diz um funcionário do MailChimp. Alguns passos simples - e você só precisará de uma hora e meia por dia para lidar com todas as cartas.
Jon Smith, da equipe de suporte do MailChimp, descobriu a fórmula de e-mail perfeita por tentativa e erro. Primeiro, ele criou muitas pastas e, em seguida, excluiu todas, mas nenhuma dessas abordagens funcionou. E então ele chegou a um sistema completamente diferente.
Apesar de as respostas às cartas serem quase essenciais para o seu trabalho, ele conseguiu reduzir o tempo gasto em várias ações com correspondência para uma hora e meia por dia. Ele descobriu que mesmo quando a caixa de correio está cheia de cartas, algumas ações simples podem mudar as coisas.
O que você não deve perder seu tempo
Como diz John, primeiro ele tentou classificar as cartas e criou todos os tipos de pastas: para mensagens do chefe, para informações sobre vários projetos, mensagens sobre as quais era necessário agir, e assim por diante. Ele acreditava que isso deveria ajudá-lo a economizar tempo. Mas, na verdade, ele começou a gastar mais tempo tentando memorizar seu sistema de classificação e menos tempo no trabalho em si.
Por exemplo, recebi uma mensagem de meu chefe sobre um projeto em que estava trabalhando e essa mensagem também exigia que eu realizasse certas ações. Em qual pasta deve ser colocado? E qual era a probabilidade de eu me lembrar de onde procurar esta carta mais tarde?
John smith
Então, John decidiu se livrar de todas as pastas e o caos completo reinou em seu e-mail. A falta de um sistema não era melhor do que um sistema excessivamente complexo. Então, John decidiu reconsiderar mais uma vez sua abordagem para trabalhar com correio. Ele decidiu classificar as cartas não por assunto, mas pelo tipo de ação que deveriam tomar. Veja como fazer.
Não complique demais
Deixe em sua caixa de entrada apenas as mensagens que você precisa responder. Os mais importantes, se você não conseguir entendê-los imediatamente, marque-os como não lidos.
Talvez isso pareça ilógico para você, porque as coisas mais difíceis devem ser feitas o mais rápido possível. É, e às vezes realmente é necessário responder imediatamente a essas mensagens. Mas, ao marcar mensagens importantes como não lidas, você definitivamente não as perderá na massa geral. Além disso, dessa forma você não precisa mover esses e-mails: eles permanecem na sua Caixa de entrada e continuam recebendo atenção até que você os encontre.
Tento ter certeza de que mais de 60 a 70 mensagens não se acumulam em minha caixa de correio ao mesmo tempo. Este é exatamente o número de letras que consigo manusear facilmente de uma vez.
John smith
Crie uma programação de mala direta regular para você
John reserva uma hora todas as manhãs para limpar a caixa de correio. Como já mencionado, muitas vezes ele deixa mensagens urgentes “não lidas”. John folheia rapidamente os boletins informativos e as comunicações internas da empresa e responde a tantas mensagens não urgentes quanto consegue processar em uma hora.
Quando a hora do envio chega ao fim, John Smith não fecha a caixa de correio, mas dá muito menos atenção a ela. Conforme novas mensagens chegam, ele verifica rapidamente seu conteúdo e nomes de remetentes para priorizá-los. Se uma mensagem pode ser respondida sem interromper outras atividades por muito tempo, John o faz. Mas ele não começa a enviar novamente.
Perto do final do dia de trabalho, John reserva mais 30 minutos para devotá-los exclusivamente ao trabalho com correspondência. Neste momento, ele está envolvido em cartas que exigem que tome qualquer medida: dê aprovação, escreva uma resposta detalhada ou tome qualquer decisão. É então que ele presta atenção às mensagens que marcou como não lidas.
Eu poderia passar muito mais tempo trabalhando com o correio, mas essas restrições de tempo me ajudam a me concentrar melhor e a ser mais produtivo.
John smith
Classifique e-mails por tipo de resposta
Para algumas mensagens, John ainda criou pastas separadas. Certas letras que ele não marca como não lidas, ele distribui apenas em duas direções. Mensagens que requerem alguma ação ou resposta de um colega (não necessariamente urgente), John coloca na pasta "To Do". É para emails que podem ser respondidos no dia seguinte ou no final da semana.
Mesmo cartas menos urgentes, John move para a pasta "Ler". Além disso, utiliza filtros especiais que colocam automaticamente a newsletter nesta pasta. A instalação dos filtros leva apenas alguns minutos, mas essa etapa simples economizará muito tempo e esforço posteriormente.
Se você usar este método, obterá três pastas ativas, que diferem na urgência de responder às mensagens: Caixa de entrada com mensagens não lidas, Tarefas e Lidas.
Arquivar mensagens
Para todo o resto, John Smith usa o recurso de arquivamento de mensagens. Isso o ajuda a limpar a caixa de correio e o chefe de tarefas desnecessárias.
Assim que leio a mensagem e tomo as providências necessárias, seja uma notícia da empresa ou um boletim informativo que assinei, eu a arquivo.
John smith
Se uma mensagem contiver informações importantes que John gostaria de manter para referência futura, ele marca a mensagem arquivada com um asterisco para que possa ser encontrada mais rapidamente.
Seja especialmente cuidadoso ao decidir excluir uma postagem
John raramente usa o recurso de exclusão de mensagem. Esta é uma lição que ele aprendeu com a prática real. Um dia, John deletou uma mensagem de um colega contendo informações que ele não considerava importantes na época. Depois que esse funcionário saiu da empresa, John precisou das informações dessa carta. Então ele percebeu que estava com problemas.
Depois disso, comecei a excluir apenas as cartas que definitivamente não serão úteis para mim no futuro. Não se ofendam, caros colegas, que me enviam gifs fofos com gatos, mas são essas as mensagens que vão parar no “Lixo”.
John smith
Para chegar a esse sistema, John Smith tentou muitas abordagens diferentes que não foram eficazes o suficiente para ele. Ele testou os métodos que outras pessoas usavam, mas logo percebeu que precisava tentar algo diferente. John chegou à conclusão de que qualquer sistema funciona apenas quando se ajusta bem às condições de seu trabalho específico.
Experimente este método ou encontre algo seu. Você pode encontrar uma maneira de gastar ainda menos tempo no correio.
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