David Allen: Como colocar sua vida em ordem

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

David fala sobre o fluxo de informações ao nosso redor e como lidar com sobrecargas de informações, se elas realmente existem.

Aposto que, David, a maioria das pessoas que lêem este artigo agora se sente atolada em negócios - correio, texto, telefonemas - 24 horas por dia. O estresse assumiu outras formas hoje?

As pessoas agora se sentem oprimidas porque não experimentam o verdadeiro estresse que nossos ancestrais experimentaram durante um período bastante longo da história. O objetivo principal era sobreviver. E o que é interessante, foi justamente essa situação de crise que fez com que uma pessoa se comportasse com mais calma: rapidamente coletar e processar informações, tomar decisões rapidamente e ouvir sua intuição. Eles se concentraram em apenas uma coisa - sobreviver a qualquer custo!

Mas quando você está privado dessa crise, o mundo ao seu redor começa a sufocá-lo de ninharias, você está no centro de uma inundação: os impostos aumentaram, o frio torturou, a impressora mastiga papel … E todo esse lixo de nossos aparelhos eletrônicos 24 horas por dia, 7 dias por semana!

Para lidar com esse fluxo, precisamos recuperar nossa capacidade de tomar decisões rápidas e alocar recursos limitados. Em geral, nada mudou desde os tempos antigos. A única diferença é quantas decisões mais as pessoas precisam tomar agora.

Se você não consegue se concentrar em algo, precisa aprender a discernir o que é importante para você agora em seu mundo. Como priorizamos todo o lixo que nos cerca? Você precisa de mapas mentais para guiá-lo. Deve haver um mapa que informa o que você deve fazer nos próximos três anos e o que nos próximos três minutos. E essas são cartas diferentes. Basicamente, sua agenda também pode fazer um ótimo trabalho. O principal é que ele responde à pergunta: a que devo prestar atenção agora?

Quais ferramentas você usa pessoalmente para ser mais produtivo?

Estou usando o Lotus Notes porque o estamos usando como um aplicativo corporativo. Meu amigo Eric Mack desenvolveu uma extensão que me permite usar convenientemente meu calendário, e-mail e lista de tarefas aqui. Tudo isso está sincronizado com meu BlackBerry, pois ainda não configuramos esse recurso para o iPhone, mas estamos tentando corrigir esse mal-entendido o mais rápido possível.

Estou usando TheBrain e MindManager. Eles diferem em funcionalidade e servem para resolver problemas essencialmente diferentes.

O que mais? Eu também tenho um caderninho. As ideias às vezes surgem nos lugares mais inesperados e você precisa anotá-las com urgência. Portanto, o papel continua na minha vida como a maneira mais fácil de consertar algo rapidamente.

Mas continuo procurando novas ferramentas para me ajudar a gerenciar meu tempo e recursos cerebrais. Por exemplo, meu iPad começou a se transformar gradualmente de um brinquedo em um gadget bastante funcional. Mas ainda é muito desajeitado, só gosto de um aplicativo da Adobe no qual você pode desenhar as formas mais simples. Você pode brincar com ele, mas ainda não pode substituir um quadro branco normal. Portanto, estou longe da alta tecnologia nesse aspecto. Eu também uso o Microsoft Office. Eu trabalho em um Mac, mas tenho o Parallels.

E os instrumentos reais não eletrônicos?

Oh, eu tenho uma cesta de verdade onde coloco todas as minhas anotações. Este é o meu salvador, esta é uma cesta chamada "Não quero pensar sobre tudo isso agora". O principal é não se esquecer de voltar a essa cesta, até que esteja bolorento. E embora eu só jogue fora 80% das minhas anotações, isso libera minha cabeça muito bem: joguei na cesta e esqueci, depois voltei e decidi se era necessário ou não.

Certamente seria bom fazer tudo isso eletronicamente. Mas há um problema que pode ser caracterizado da seguinte forma: longe da vista - longe da mente! A cesta real física constantemente assoma diante de seus olhos, e é fácil esquecer o lixo eletrônico. Conheço muitas pessoas que estão familiarizadas com alta tecnologia e, no entanto, voltam ao papel, porque é muito mais óbvio. Você precisa ter grande força de vontade e autodisciplina para retornar ao que está escondido em algum lugar do computador.

Muito se fala agora sobre o fato de estarmos sujeitos à sobrecarga de informações. O que você pode dizer sobre isso?

O que é sobrecarga de informação? Se realmente fosse, você poderia entrar na biblioteca e cair morto. Ou vá para a Internet e explodir, espalhando-se em pequenos pedaços.

Na verdade, o lugar mais saturado de informações é ao mesmo tempo o mais relaxante - é a natureza. Muitas imagens, sons e cheiros diferentes nos cercam. A propósito, você já ouviu falar em privação sensorial? Você pode simplesmente enlouquecer se não sentir tudo isso por um longo tempo.

Aqui, a questão é diferente. Existem muitas coisas na natureza que transportam informações, mas apenas algumas delas são realmente significativas para nós, por exemplo: animais, frutas vermelhas ou urtigas. O problema com o e-mail não é que ele contém muitas informações, mas com base nessas informações, devemos realizar alguma ação ou tomar alguma decisão. E quando você recebe uma carta, não importa de quem: de um primo ou de um chefe, você, antes de abri-la, está se preparando para o fato de que ações serão exigidas de você. Você já está percorrendo as opções do que esta carta pode conter: “isso pode ser importante, muito importante, vai me fazer mudar de planos …” Agora multiplique esses pensamentos pelo número de cartas que você recebe por dia.

Além disso, pensamentos dispersos e incapacidade de concentração são um fator de estresse e um forte freio no desempenho. No trabalho, você pensa nas tarefas domésticas, e em casa você pensa no trabalho. Você está em toda parte e você não está em lugar nenhum. E ao longo do dia, uma sensação entediante de ansiedade o acompanha.

Novamente, nada mudou muito, exceto a frequência com que isso acontece. Em 72 horas, você e eu podemos receber tantas informações que mudarão nosso foco e prioridades, que nossos pais não recebiam há um mês. Em 1912, alguém falava do telefone da mesma forma que falam do e-mail: “ah, vai estragar a qualidade de vida”, “as conversas vão ficar superficiais e insignificantes”, “todo mundo só vai se distrair com isso”! Parece familiar, hein?

E em 1983, um homem com um pequeno diário no bolso era considerado um geek da produtividade.

Nossa revista publicou muitos artigos sobre o possível impacto da tecnologia no conhecimento humano e na capacidade de pensar. Por exemplo: "O Google nos torna estúpidos?" Como você acha que a sabedoria humana e a capacidade de raciocínio estão mudando para melhor ou para pior?

Bem, você provavelmente teve enciclopédias na infância. E você até os lê na esperança de aprender mais sobre o mundo. O que mudou, exceto que o acesso ao conhecimento se tornou um grande número de vezes mais fácil? Vivemos em uma época ótima, acho fabuloso que possamos nos comunicar facilmente assim, estando em diferentes partes do globo.

Pense no sucesso que uma pessoa poderia alcançar com um processador na cabeça! Desde que ele seja o único, é claro. Mas se você continuar sendo a última pessoa na Terra, não precisará mais de planejadores ou GTD.

Por favor, responda à pergunta principal: qual é a coisa mais importante que uma pessoa precisa se lembrar para ter controle total sobre sua vida?

Tudo deve ser enviado do seu cérebro para a mídia externa. Não sei o que poderia ser mais fácil! Registre o que é importante (mesmo potencialmente), esclareça o que essas coisas significam para você e salve os resultados para que você possa sempre voltar um passo e ver as coisas de forma mais ampla.

Basicamente, tudo se resume a uma coisa: pare de usar seu cérebro como um lugar para coletar e organizar todas as informações importantes para você. Se você tentar guardar tudo isso em sua cabeça, logo encontrará areia movediça, na qual tudo afundará instantaneamente. Eu sonho com um futuro glorioso quando possamos libertar completamente nossas cabeças do lixo e devotar nossas mentes exclusivamente a pensamentos sábios.