Como ser produtivo em um espaço aberto

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Um hacker descobriu como parar as batalhas no escritório quando está abafado para alguns, enquanto outros estão explodindo, minimizar o ruído e transformar o espaço aberto em um lugar agradável para trabalhar com eficácia.

Por que o espaço aberto é ruim

Os escritórios de espaço aberto são conhecidos desde os dias dos engenheiros de Henry Ford e ainda são um dos tipos de planejamento mais populares. Numerosos estudos comprovam que esse formato já não tem mais utilidade: a eficiência do trabalho é menor do que nos gabinetes do tipo gabinete, e os funcionários se cansam mais rápido e se dão menos bem.

Os principais problemas com o espaço aberto:

1. O barulho que as pessoas e as máquinas fazem.
2. O risco de propagação da infecção se um dos colegas "responsáveis" vier doente ao consultório.
3. Falha em atingir o estado de fluxo de trabalho devido a interrupções frequentes e reuniões.

Se você trabalha melhor de manhã ou à noite, quando a maioria dos seus colegas não está trabalhando, e em duas horas você faz o que não fez nas outras seis, observe mais de perto nossas recomendações.

Saindo do escritório

Horas de trabalho flexíveis

Se o formato do seu trabalho permitir, use um horário flexível. É melhor e mais conveniente para alguns trabalhar de manhã, quando a maioria dos colegas ainda não está trabalhando, enquanto outros acordam no final da tarde.

Siga seu biorritmo.

Pode ser difícil chegar a um acordo sobre esse cronograma com seus superiores, mas vale a pena pelo menos tentar. Se a tarefa for concluída, que diferença faz em que período de tempo?

A prática da editora onde trabalhei mostrou a eficácia dessa abordagem. Apenas os funcionários vinculados ao atendimento ao cliente e aos vendedores tinham um início e um fim claros para o dia de trabalho. Os departamentos editorial, de promoção e outros começaram a funcionar formalmente às 10:00, mas mesmo dentro de um departamento havia distinções para corujas e cotovias.

Transição para controle remoto parcial

A experiência da 37Signals, uma empresa que consiste quase inteiramente de funcionários remotos, provou que é importante que as pessoas trabalhem com eficácia para cruzar mais de quatro horas por dia online. Nas outras quatro horas, as pessoas trabalharam em seus próprios horários.

Isso permitiu que a empresa sediada nos Estados Unidos reunisse em sua equipe programadores de Hong Kong, Rússia, Dinamarca, Suécia e várias cidades dos Estados Unidos. Você pode ler mais sobre isso no livro “Remoto. O escritório é opcional”, escrito pelos proprietários da empresa Jason Fried e David Hensson.

Não sugerimos que você saia do escritório e mude completamente para o teletrabalho, uma vez que tal horário será muito difícil de coordenar com seu chefe.

Mas, por exemplo, antes da entrega de um projeto ou antes de algum prazo responsável, é bem possível combinar alguns dias de trabalho de casa para focar ao máximo na tarefa em mãos.

Se a presença no escritório ainda for necessária

Negociamos com os colegas

Uma das coisas mais irritantes são as conversas não comerciais, que são ouvidas por todos os colegas que por acaso estão por perto. Traga as discussões para uma sala de conferências ou cozinha.

A marcação de reuniões e discussão de outros momentos de trabalho, cuja informação diga respeito apenas a uma parte das pessoas, transferência para e-mail, Skype, Telegram ou qualquer outro mensageiro conveniente para a maioria dos colaboradores.

Em escritórios com horário de trabalho flexível, ainda há um início de dia de trabalho prescrito. Combine que após as 9h oficiais, todos os que entraram depois não cumprimentem toda a sala e não distraiam os colegas que já trabalham.

Torne uma regra mudar o telefone para o modo silencioso e sair da sala quando receber uma chamada.

Não venha trabalhar doente e, portanto, não coloque seus colegas em risco.

Cientistas dinamarqueses realizaram um estudo com 2.403 funcionários que trabalham em diferentes tipos de escritórios e chegaram à conclusão de que as pessoas em espaços abertos adoecem com 62% mais frequência do que os funcionários com conta pessoal.

Estabeleça uma programação para ir ao ar e, assim, evitará a insatisfação que atinge alguém novamente. Caminhar pelo corredor e se alongar por 10 minutos é bom para seus olhos e produtividade.

Se essas regras forem explicitadas nas políticas da empresa e nas descrições de cargos, ninguém ficará ofendido quando você as lembrar com muito tato.

Compra de fones de ouvido com cancelamento de ruído

Livre-se do zumbido intrusivo com fones de ouvido com cancelamento de ruído. É de dois tipos: ativo e passivo.

O cancelamento de ruído passivo é obtido através do bloqueio de sons externos com almofadas ou plugues densos. E aqui, ao escolher uma única receita, não há. É necessário medir muitos pares para escolher o que será especificamente confortável para você e que gostará do som.

Fones de ouvido com cancelamento de ruído ativo são mais eficazes no amortecimento de sons estranhos, mas também são muito mais caros. Seu princípio de funcionamento é baseado no fato de que um microfone adicional está instalado nos fones de ouvido, que capta os ruídos externos e os reproduz em antifase.

O zumbido rítmico de computadores, ventilação e impressoras irá embora completamente assim que você colocar seus fones de ouvido. Para parar de ouvir e conversar, basta ligar a música apropriada.

Para algumas pessoas, usar fones de ouvido com cancelamento de ruído ativo pode causar tontura ou dor de cabeça. E a questão aqui não está na qualidade do desempenho dos fones de ouvido em si, mas nas características anatômicas de uma pessoa em particular e de seu aparelho vestibular.

Para não desperdiçar seu dinheiro, peça a amigos que tenham esses fones de ouvido que os emprestem por alguns dias ou pergunte na loja sobre as opções de devolução antes de comprar, se os fones de ouvido não funcionarem para você.

De acordo com a Lei de Defesa do Consumidor e o artigo 502 do Código Civil, você pode devolver um produto de boa qualidade à loja em até 14 dias a partir da data da compra. Mas a loja pode insistir que esses fones de ouvido são itens tecnicamente complexos que não podem ser devolvidos ou trocados.

Estamos engajados em redesenvolvimento

Analise criticamente o layout do local onde você está trabalhando. Você tem um espaço dedicado para a cozinha e o que é: uma sala separada, uma cerca ou uma mesa no meio da sala com uma chaleira e cafeteira?

A cafeteira e outros aparelhos domésticos barulhentos devem ser isolados o máximo possível do cômodo principal. Se houver uma cerca separada, tente negociar como colocá-la no teto e separar a cozinha da área comum com uma porta.

As impressoras e resfriadores devem ser localizados o mais longe possível dos locais de trabalho.

O escritório deve ser dividido em áreas ruidosas e silenciosas. Reunir profissionais de marketing e programadores é uma má ideia para os dois departamentos.

Organize o seu local de trabalho de forma que seja agradável para você estar lá, porque passamos a maior parte do dia no trabalho. Um local de trabalho confortável é um equilíbrio entre a abertura e o espaço pessoal. Você pode se isolar dos colegas com flores, uma divisória ou um armário sem sair do espaço comum.

Nós economizamos tempo

O perigo de um espaço aberto é que todos os funcionários estão quase no comprimento do braço. Portanto, a vantagem de tal layout se transforma em uma maldição, porque você está constantemente distraído. Ao mesmo tempo, o que pode ser uma tarefa urgente e importante para seu colega acaba não sendo urgente e sem importância para você.

Ao fazer as marcações, siga a regra de destacar participantes obrigatórios e opcionais, ao final da reunião de planejamento, envie a todos um protocolo com as decisões finais e prazos para realização das tarefas.

Reserve um tempo que só será seu para completar suas tarefas, quando nenhum de seus colegas vai distraí-lo com suas perguntas. Avise seus colegas com antecedência que você está se preparando para um prazo importante para toda a equipe, então peça a eles que não o incomodem em determinado dia ou hora.

Trabalhar em um espaço aberto é uma série de compromissos. Comece as mudanças em você mesmo e em seu ambiente imediato e, então, gradualmente, o restante de seus colegas alcançará os novos padrões. Mesmo que você não seja um gerente, mas um funcionário comum, pode mudar a vida do seu escritório para melhor. Basta ter uma posição ativa e divulgar suas ideias.