Como tornar mais fácil a adaptação a um novo trabalho

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Conselhos de um dos diretores de RH mais bem-sucedidos do CIS, Mikhail Prytula, especialmente para os leitores do Lifehacker.

O tema da adaptação do funcionário, ou, como é chamado no Ocidente, onboarding, é dedicado a muitas pesquisas, artigos, recomendações e até livros como “Seus primeiros 90 dias em um novo emprego”. Não vou sobrecarregá-lo com referências de livros, estatísticas, links e assim por diante, mas vou direto ao assunto e dar-lhe alguns conselhos de meus 12 anos de experiência em RH.

A adaptação não acontece por conta própria

Não importa o quão legal seja o profissional. Há uma crença generalizada de que, se contratarmos um profissional super legal, ele certamente descobrirá o que fazer e como se adaptar. Tipo, isso é quase um sinal de um profissional. Não se adaptar significa não ser um profissional. Próximo!

Na verdade, na melhor das hipóteses, a adaptação será atrasada e o funcionário atingirá a capacidade total em 3-6 meses (dependendo do nível do cargo e da complexidade do cargo). Com a adaptação de qualidade, esse período é reduzido pela metade.

Quanto você paga ao seu novo diretor de marketing lá? $ 5.000 por mês? E como você acha que seus esforços valem os $ 15.000 que você vai economizar para a empresa? É uma pena pagar agências para buscar candidatos por três salários, mas na adaptação você os perde facilmente?

O primeiro dia é crítico

Então, você fica com a ideia de que a adaptação é extremamente útil. O que fazer, para onde correr? Contratar um gerente de RH urgente que cuidará da adaptação de seus funcionários? Não, acalme-se primeiro. 90% do sucesso de adaptação é inerente ao primeiro dia de trabalho, e o próprio gerente é capaz de fazê-lo qualitativamente. Mas você tem que se preparar.

Os documentos

Certifique-se de que os documentos foram assinados até este momento (os funcionários não gostam quando a assinatura de documentos com a empresa atrasa vários dias). É melhor fazer isso com antecedência, se possível.

No STB, por exemplo, mandamos um questionário de candidato, que uma pessoa preencheu em casa e mandou para nós. No "1C" tínhamos modelos de todos os contratos, onde carregávamos o questionário do candidato e imprimíamos todos os documentos em 5 minutos. O funcionário não precisa esperar enquanto o gerente de RH digita seus dados manualmente.

Na Preply, geralmente assinamos todos os contratos na DocuSign, nem mesmo temos esse conceito de ir para o departamento de RH. A pessoa envia uma digitalização do passaporte, nós o firmamos no contrato, carregamos no DocuSign e enviamos ao CEO e ao funcionário para assinatura. A assinatura é digital, você pode até colocá-la no seu telefone.

Local de trabalho e acessos necessários

Todas as contas devem ser configuradas: mail, Slack e assim por diante. Fazemos isso imediatamente após a assinatura do contrato.

Verifique se o computador está pronto, a mesa e a cadeira estão à espera do proprietário. A cereja do bolo é um pacote para iniciantes: uma caneta e um caderno com um logotipo corporativo, uma camiseta, um conjunto de adesivos, um distintivo para um distintivo, um distintivo da empresa (orçamento - $ 10-15).

Familiaridade com o escritório e funcionários

Os funcionários devem ser informados. Se a empresa empregar menos de 100 pessoas - escreva no Slack, quem se juntou a nós, solte o link para o perfil no LinkedIn (na Rússia - no Facebook). Se a empresa tiver mais de 100 pessoas, fazemos o mesmo, mas apenas dentro do departamento (que também é até 100 pessoas).

No primeiro dia, faça um tour pelo escritório: aqui temos uma cozinha, aqui um banheiro, aqui uma sala de reuniões (que reservamos assim), fumamos ali mesmo, aqui é o departamento de contabilidade, e aqui é o nosso diretor pônei favorito.

Apresente o recém-chegado aos que estão sentados ao seu lado: "Colegas, um momento de atenção, ele se juntou a nós (…), por favor, ame e favoreça."

Como se comportar se você …

Supervisor

Parabéns, você tem o privilégio de integrar um novo funcionário. Ninguém fará isso por você, mas com certeza eles poderão ajudar. Então, o que é exigido de você:

1. Conheça o funcionário pela manhã. Marque isso imediatamente em seu calendário ou peça ao RH para sempre marcar as datas de liberação de novos funcionários.
2. Leve-o ao redor do escritório. Mostre o local de trabalho, verifique se o funcionário está logado em todos os lugares.
3. Passe uma hora conversando com o novato. Fale sobre a sua empresa, sobre o seu departamento, sobre as principais tarefas (gerais e pessoais). Explique o que o funcionário precisa aprender na primeira semana, o que se espera dele nos primeiros três meses. Aqui estão os documentos de que você precisa. Aqui estão os nomes daqueles com quem eu gostaria que você falasse sobre isso e aquilo. É melhor comunicar-se comigo de tal ou tal forma, marcar encontros desta forma, entrar em contato comigo sobre tais questões. Na próxima vez, nos encontraremos ali mesmo.
4. Sorriso. Isso é extremamente importante. Mesmo que metade do seu rosto esteja paralisado, sorria com o resto. Estou falando sério, não seja uma birra, os funcionários vêm para a empresa, mas deixam o gerente.
5. Defina as tarefas e corrija-as por escrito, pelo menos envie-as em forma de carta por correio (isto é depois da reunião, quando as tarefas foram discutidas oralmente).
6. Forneça todos os documentos e acesso necessários.
7. Escolha uma pessoa experiente e sociável em sua equipe e designe-a para ser o mentor do funcionário. Um iniciante poderá contatá-lo para todas as perguntas.

Novo empregado

1. Pense nas informações que está faltando e onde as obterá. Sinta-se livre para perguntar.
2. Entenda seus objetivos para a primeira semana, mês, três meses. Se o líder não se manifestou, pergunte a si mesmo.
3. Escreva os nomes de todas as pessoas que encontrar. Em geral, no começo eu recomendo anotar tudo: a quantidade de informação é grande, com certeza será esquecida.
4. Conte-nos brevemente sobre você cada vez que se encontrar, por exemplo: Eu sou Misha, 12 anos em RH, trabalhei no Alfa-Bank, STB, Wargaming, fez os cursos de RH online de maior sucesso em Laba, autor de um artigo sobre hacks de vida para currículos, que foi lido 1 milhão de vezes. Em um ambiente de inicialização, isso é chamado de pitching ou discurso de elevador. Prepare-se com antecedência. Para os novos funcionários, você não é ninguém até falar sobre si mesmo. Não perca a chance de causar uma boa impressão imediatamente.
5. Se a posição envolve a introdução de mudanças na empresa, é mais fácil fazê-las nos primeiros 60 dias, então será mais difícil. Principalmente se você precisa tomar decisões impopulares ou simplesmente difíceis: contratar, demitir funcionários, mudar para outro cargo, mudar para um novo software, uma nova forma de relatório, reconstruir o processo, investir em algo novo.
6. Planeje pequenas vitórias, elas ajudarão a construir a confiança em você. Por exemplo, escolha pequenas tarefas que você poderia resolver nos primeiros 60 dias e concentre-se nelas. Separe tarefas que exigem mais de 60 dias de seu trabalho por enquanto. Aqui, eu citaria uma analogia com a abordagem Agile na programação, quando não tentamos fazer um produto muito grande e muito complexo de uma só vez, mas dividimos em partes e desenvolvemos em etapas.
7. Faça compromissos de 30 minutos com todas as pessoas com quem você trabalha. Prepare uma lista de perguntas com antecedência e anote as respostas.
8. Pergunte o que funciona bem, o que é ruim, o que precisa ser mudado. Reúna muitas informações e gere confiança.
9. Faça uma auditoria e apresente os resultados se você for um líder ou um especialista.
10. Marque uma reunião individual regular com seu gerente para compartilhar resultados e obter feedback.
11. Sorria para seus colegas. Ninguém quer trabalhar com funcionários taciturnos, mesmo se você estiver estressado.

RH

Eu poderia escrever um livro inteiro, mas aqui estão algumas das dicas mais importantes:

1. Faça dias de novato: coloque-os juntos na frente de funcionários antigos e peça-lhes que se apresentem brevemente (5 minutos). Isso é o que fazemos na Preply e funciona muito bem.
2. Use um software especial para configurar notificações para o funcionário e todos os envolvidos para que não se esqueçam do que fazer quando o funcionário sair. Usamos o BambooHR, que possui uma seção Onboarding que permite personalizar notificações para qualquer funcionário com quaisquer tarefas e prazos. Por exemplo, três dias antes da saída de um funcionário, o administrador recebe uma notificação sobre a criação de uma conta e, no dia da liberação, o gerente recebe uma notificação sobre a necessidade de definir tarefas.
3. Converse com novatos regularmente. Se você não tem um parceiro de negócios de RH, faça com que seus recrutadores interajam com os novos recrutados uma vez por semana.

Colega

É claro que, como colega, você não tem a responsabilidade de adaptar os recém-chegados, mas com certeza pode se beneficiar com isso. As pessoas se lembram bem de quem as ajudou nos momentos difíceis (embora nem sempre falem sobre isso publicamente), então você tem todas as chances de construir um bom relacionamento com um recém-chegado e contar com a ajuda dele. Aqui estão algumas dicas:

1. Seja o primeiro a conhecer. Venha e diga: “Olá, meu nome é Misha, sou o chefe de RH aqui. Vejo que você é novo, vamos nos conhecer."
2. Diga a ele para entrar em contato com você em caso de dúvidas.
3. Diga-nos o que você mesmo considera importante e necessário.
4. Convide para jantar.
5. Pergunte ao novato sobre experiências, planos e metas anteriores. Forneça informações úteis para alcançá-los.

Conclusão

A adaptação em muitas empresas ou não é realizada ou é muito mal implementada, o que prejudica tanto a empresa quanto o funcionário. O motivo é a falta de compreensão do processo de ambos os lados. As dicas simples acima o ajudarão a melhorar drasticamente o processo de integração em sua empresa, mesmo se você não tiver funcionários de RH.