3 dicas para sempre encerrar as reuniões no horário

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Aprenda a tirar mais proveito de suas reuniões encurtando-as em apenas 5 a 10 minutos.

Se houver vários compromissos para o dia, uma reunião longa pode atrapalhar todos os planos. O empresário Patrick Ewers oferece três estratégias para evitar isso.

1. Antes da reunião: encurte a duração da reunião

Na maioria das vezes, as reuniões duram meia hora ou uma hora. É mais conveniente inserir esses intervalos de tempo no calendário. Mas por causa disso, acontece que uma reunião começa imediatamente após a outra. Como resultado, há muitos inconvenientes.

Substitua reuniões de meia hora por reuniões de 25 minutos e reuniões de hora a hora por reuniões de 50 minutos. Você terá tempo para fazer tudo como antes. Mas entre duas reuniões seguidas, haverá pouco tempo para a preparação ou solução de questões urgentes.

Para não ofender nenhum dos participantes, avise com antecedência sobre as mudanças. Ao marcar uma reunião, basta mencionar que suas reuniões agora duram 25 ou 50 minutos.

2. Durante a reunião: lembre ao público o propósito da reunião e, juntos, resumam

Os primeiros minutos da reunião são extremamente importantes. Use-os para lembrar a todos por que você está aqui e por quanto tempo a reunião vai durar. Mencione que você tem cerca de 50 minutos para discutir todas as questões, e os últimos cinco serão usados para resumir. Então, ninguém ficará surpreso que você começou a encerrar a reunião após 45 minutos. Provavelmente, outros participantes ficarão até gratos, porque assim você economiza não só o seu tempo, mas também o deles.

Defina um lembrete ou, que tocará em 45 minutos, e coloque o telefone sobre a mesa para que todos se lembrem da hora e não se distraiam. Quando o alarme tocar, encerre a reunião, onde quer que esteja.

Se você não teve tempo para resolver todos os problemas, nos cinco minutos restantes, agende uma nova reunião no dia seguinte. E:

• repita quem assumiu o compromisso;
• liste resumidamente as principais descobertas;
• concordar com os próximos passos;
• Compartilhe algo positivo, como o que você gostou nesta reunião.

3. Após a reunião: reveja brevemente a reunião anterior e prepare-se para a próxima

Após uma reunião de 50 minutos, você terá 10 minutos livres. Passe os cinco primeiros na análise dos pontos principais da reunião anterior, para não esquecer de nada. Além disso, anote um rascunho de carta a todos os participantes para lembrá-los de seus compromissos. Isso aumentará o valor do tempo gasto e, além disso, fornecerá algo ainda mais valioso - uma sensação de conclusão.

Passe os segundos cinco minutos se preparando para a próxima reunião. Se você já conhece os membros, lembre-se:

• quais questões precisam ser discutidas;
• quais tarefas anteriores precisavam ser concluídas;
• o que você sabe sobre os participantes: seus interesses profissionais e pessoais.

Se você não conhece a pessoa com quem vai se encontrar, procure informações sobre ela: especifique o nome e o cargo, veja os perfis nas redes sociais. E pense em qual frase você iniciará a conversa.