Como agendar reuniões para torná-las eficazes

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Não perca seu tempo.

Você pode não gostar de reuniões, mas ainda assim terá que realizá-las. Esta é uma parte essencial do fluxo de trabalho em qualquer empresa. Uma maneira de tornar os compromissos mais úteis e rápidos é agendá-los com cuidado. O livro de Olga Demyanova, Doutor em Economia, “Reuniões rápidas e eficazes. Da preparação à obtenção do resultado pretendido."

Com a permissão da editora "Alpina PRO" Lifehacker publica um trecho do segundo capítulo.

As reuniões em si não são um problema. Eles são até necessários e são um atributo gerencial de poder. Você precisa se livrar de reuniões prolongadas, inúteis e ineficazes.

Os tipos mais comuns de reuniões:

• semanalmente;
• estratégico;
• trabalhadores;
• comunicando;
• reuniões de planejamento;
• debate;
• conversas e reuniões de negócios;
• briefings.

Todos esses tipos podem ser agrupados em quatro grupos principais:

1. por duração: rápido (até 30 minutos) e prolongado (mais de uma hora);
2. pelo número de participantes: até 10 pessoas ou mais;
3. por finalidade: trabalhista, política e informativa;
4. por tempo: planejado e não planejado.

Atributos necessários para agendamento de reuniões

O que planejar:

• metas;
• agenda;
• lista de convidados;
• cronograma;
• materiais de informação;
• responsável por manter o protocolo;
• limite de tempo para discursos.

Em primeiro lugar, o líder deve considerar os objetivos da reunião. Este é o ponto de partida para a agenda e a lista de participantes, horário e regulamentos.

Os principais objetivos das reuniões:

1. Novas informações - para a reunião de informações:

• notícias importantes e mudanças de política;
• discussão de planos e estratégias;
• previsão de curto prazo;
• apresentação de novos produtos e abordagens;
• discussão do orçamento;
• questões de pessoal.

2. Monitorar eventos e tomar decisões operacionais - para reuniões regulares:

• principais riscos e dificuldades;
• parâmetros para avaliar o progresso;
• avaliação de processos-chave e mudanças necessárias;
• discussão sobre o que está acontecendo: o que está indo bem, o que precisa ser melhorado;
• principais lições e resultados das ações;
• coordenação de esforços;
• comunicações.

3. Motivação - reuniões criativas, desenvolvimento de novas abordagens e formação de equipes:

• motivação para a ação;
• tomada de decisão coletiva;
• honrando o sucesso individual e coletivo.

Assim, a finalidade afeta o tipo de reunião e o modelo para organizá-la. Por exemplo, as sessões de briefing diferem no número de participantes e na duração. Os regulares são de natureza planejada, são mais rápidos no tempo e com um número limitado de participantes. Reuniões criativas requerem preparação especial: organização de móveis (geralmente mesas separadas), chá, café e ambiente informal; não exigem adesão ao código de vestimenta.

Matriz de Eisenhower para classificar as perguntas da reunião

É preciso lembrar que a reunião é uma plataforma onde decisões importantes são tomadas e problemas são superados. A Matriz de Eisenhower é o campo onde todos os problemas e questões são coletados. Eles são classificados em termos de importância e urgência.

	Urgentemente	Não se apresse
Importante	UMA	B
Não importa	C	D

Quadrado A: assuntos importantes e urgentes

O quadrado dos assuntos importantes e urgentes deve ser vazio ou pequeno. Isso indicará que você está cumprindo a data de vencimento. Se houver muitos desses casos, isso é um sinal de desorganização. Exemplos de casos que podem ser elevados ao quadrado:

• casos diretamente relacionados com as suas funções funcionais e que afetam o seu desempenho;
• casos, cuja falha pode criar problemas;
• questões relacionadas à saúde e clima psicológico na equipe;
• questões que afetam a segurança da equipe;
• casos, cujos resultados precisam ser coordenados ou apresentados à sua gestão.

Quadrado B: assuntos importantes, mas não urgentes

Quando as atribuições ou questões não têm urgência e não há especificações de quando devem ser concluídas, o próprio executor atribui o tempo. Este quadrado inclui todas as coisas que se relacionam com a sua funcionalidade na empresa, as coisas que você faz regularmente e, como regra, sua implementação está vinculada ao cronograma geral da empresa (por exemplo, a preparação da final comunicando). Trabalhos de pesquisa que requerem um certo tempo também podem ser atribuídos a tais casos, mas o valor dos custos de mão de obra não é claro até o momento da conclusão. As tarefas da primeira e segunda praças devem ser monitoradas constantemente, por isso é aconselhável incluí-las na pauta das reuniões.

Quadrado C: negócios urgentes, mas sem importância

Essas são distrações. Freqüentemente, eles simplesmente interferem no foco em tarefas importantes e reduzem a eficiência. Lembre-se sempre de seus objetivos e aprenda a distinguir entre o importante e o secundário.

Vale a pena entrar nesta praça:

• reuniões ou negociações impostas por alguém do lado;
• discussão de questões que os subordinados podem resolver;
• discussão de questões não comerciais;
• discussão de tópicos abstratos.

Quadrado D: assuntos não urgentes e sem importância

Os casos nesta categoria não o promovem em projetos, mas o distraem de trabalhar neles.

• não trazem nenhum benefício;
• é útil não lidar com eles de forma alguma;
• Comedores de tempo.

Para cada meta, o líder faz as seguintes perguntas:

• Quem tem a informação e o conhecimento sobre o assunto em consideração?
• Quais interesses esse problema afeta?
• De quem depende a decisão?
• Quem precisa saber as informações a serem discutidas?
• Quem implementará as decisões tomadas?

Você pode usar a metodologia 99/50/1 ao agendar reuniões de projeto.

O líder organiza reuniões em três pontos importantes do projeto:

• no início - para imergir todos os participantes no ritmo do projeto e para a formação da equipe do grupo;
• em uma etapa intermediária - para discutir os resultados do trabalho realizado e ajustes adicionais, se necessário;
• na linha de chegada, quando falta realizar 1% do volume total - para uma soma preliminar.

Esse tempo o ajudará a usar melhor o tempo nas reuniões.

Agenda

Agenda é um plano de tarefas a serem resolvidas na reunião. É necessário definir claramente o tempo de cada palestra, alocar um tempo separado para discussão e feedback de todos os participantes.

Ao planejar o horário de sua reunião, é importante considerar o seguinte:

• a importância do item da ordem do dia;
• o limite de tempo para cada performance;
• pausas se necessário;
• 20% do tempo para informações adicionais importantes.

A agenda é enviada a todos os participantes da reunião.

Agenda com fixação de horários e especificidades das palestras

1. Resultado dos trabalhos de celebração de contratos. Relatório de I. Ivanov (15 minutos).
2. Problemas no transporte de suprimentos. Relatório de I. Petrov (15 minutos).
3. Resultados e planos de trabalho do projeto. Relatório de T. Sidorov (20 minutos).

Começando às 11:00.

Termina às 12h15.

Você precisa se treinar para ter reuniões rápidas e eficazes!

Suas diretrizes de tempo:

Importante e urgente	12 minutos
Importante e não urgente	24-36 minutos Urgente e importante: 12 minutos - o princípio de Pareto funciona aqui: 20% do tempo gera 80% do resultado, com uma reunião média de uma hora (60 minutos), o tempo mais produtivo é de 12 minutos (20% de 60 minutos). Importante e não urgente: geralmente planejado. O tempo efetivo para essas reuniões é de 24 a 36 minutos. Aqui funciona o método 60/40, segundo o qual, na hora de traçar um plano para o dia, 40% do tempo deve ser deixado livre, 60% deve ser alocado para trabalho planejado, incluindo 20% para "imprevisível" e 20% para aqueles que surgem espontaneamente ou se tornam acompanhantes. Com um tempo médio de reunião de uma hora (60 minutos), o tempo planejado para assuntos importantes, mas não urgentes, é de 24 a 36 minutos (40 a 60% de 60 minutos).
Sem importância e urgente	Delegação e controle por telefone e outros meios de comunicação, não mais do que três minutos para controle.
Sem importância e não urgente	Delegação e controle pela direção, não mais do que um minuto por delegação.

Lista de convidados

O número ideal de participantes em reuniões rápidas é de 5 a 7 pessoas. 8 a 12 pessoas são aceitáveis se o líder da reunião tiver habilidades de facilitador.

Para gerar ideias, estabelecer metas e voos, a composição ideal não é mais do que 15 pessoas.

Existe uma regra tácita no Google - o número máximo de participantes é de no máximo 10.

A Amazon tem uma regra de duas pizzas: deve haver tantas pessoas em uma reunião quanto você pode alimentar duas pizzas.

Existe uma regra 8-18-1800:

• não mais do que 8 pessoas - resolvendo problemas de trabalho;
• não mais que 18 - brainstorming, resolução coletiva de problemas;
• até 1800 pessoas - informação e oportunidade de comunicação.

Um estudo da Bain and Company afirma que, em grupos de decisão, somar mais de sete de cada participante resulta em cerca de 10% menos eficiência.

Os responsáveis diretos são obrigados a participar nas reuniões.

A Apple lista o nome da pessoa responsável ao lado de cada item da reunião. Assim, cada funcionário tem uma área clara de responsabilidade dentro da estrutura da atribuição atribuída.

Se você costuma organizar reuniões, este livro certamente será útil: Olga Demyanova oferece 16 métodos e quatro ferramentas para estudar que ajudarão a aumentar a eficácia de todos os participantes dessas reuniões.