Como tornar as reuniões mais produtivas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

O empresário e investidor Ray Dalio compartilhou os segredos de reuniões de sucesso.

1. Determine quem está liderando a reunião e para quem ela está sendo realizada

Qualquer reunião deve atingir o objetivo de alguém. Essa é a pessoa que deve direcionar a conversa. Ele identifica os objetivos da reunião e como resolvê-los. Caso contrário, todos falarão aleatoriamente e não haverá discussão produtiva.

2. Decida que tipo de comunicação prevalecerá

A forma da reunião depende do objetivo da reunião. Por exemplo, a discussão e a palestra instrutiva são conduzidas de maneiras diferentes. As discussões demoram muito. Quanto mais participantes houver, mais eles se arrastam. Portanto, escolha os participantes da reunião com cuidado.

Não convide apenas quem concorda com a sua opinião. Evite tanto o pensamento em grupo, quando os participantes não expressam suas próprias opiniões, quanto a tomada de decisão singular.

3. Seja persistente e aberto

Você terá que administrar conflitos, sair de impasses e administrar seu tempo com sabedoria. As dificuldades geralmente surgem quando um funcionário inexperiente fala. Pese o que é mais importante para você: economize tempo sem discutir a opinião dele, ou entenda como ele pensa. A segunda opção ajudará a determinar como uma pessoa lidará com certas responsabilidades. Se você tiver tempo, discuta com ele onde ele está errado. Mas sempre admita seu próprio erro.

4. Não pule de um tópico para outro

Portanto, na reunião nem um único problema será resolvido. Para evitar isso, marque a conversa no quadro-negro.

5. Siga a lógica da conversa

Durante as disputas, as emoções aumentam e dificultam a percepção objetiva da realidade. Fique calmo e racional. Por exemplo, as pessoas às vezes dizem: "Eu acho que é verdade" e então agem como se fosse um fato estabelecido. Embora seus interlocutores vejam a situação de uma forma completamente diferente. Para que a lógica prevaleça na conversa, e não as emoções, pergunte a essa pessoa: "É mesmo verdade?"

6. Distribuir responsabilidades de cada participante

Quando as decisões são tomadas por um grupo, muitas vezes é esquecido de atribuir responsabilidades. E então não está claro quem deve fazer o quê e quem é o responsável. Certifique-se de definir claramente as responsabilidades de cada membro da decisão do grupo.

7. Insira a regra de dois minutos

Dê a todos dois minutos para expressarem calmamente seus pensamentos. E só então discuta sua proposta. Desta forma, todos os participantes expressarão sua opinião sem medo de serem interrompidos ou mal interpretados.

8. Pare aqueles que falam muito rápido

O discurso rápido é mais difícil de entender. Alguns tiram vantagem disso. As pessoas não querem parecer estúpidas e não perguntam de novo, mesmo que não entendam alguma coisa. Não caia nessa isca. É sua responsabilidade esclarecer quaisquer ambiguidades e resolver disputas. Portanto, não tenha medo de dizer: “Desculpe, não entendi. Você pode falar mais devagar? E então faça o acúmulo de perguntas.

9. Resuma a conversa

Se todos trocaram ideias, tire conclusões. Se você chegar a um acordo na reunião, repita em voz alta. Se não, diga também. Se você identificou tarefas para o futuro, distribua-as entre os participantes e especifique os prazos.

Escreva conclusões, teorias de trabalho e problemas para que todos tenham acesso a eles. Isso tornará mais fácil acompanhar o progresso.