O que é GTD e como funciona

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Um pequeno guia para quem já ouviu falar de GTD, mas não tem ideia de como usar essa técnica de aumento de produtividade.

O que é GTD?

GTD (Getting Things Done) é um sistema de trabalho produtivo e o livro homônimo do coach de negócios David Allen. O objetivo principal é ter tempo para fazer o que é necessário, mas dedicar mais tempo ao que lhe dá prazer.

Getting Things Done é frequentemente traduzido para o russo como “colocar as coisas em ordem”, embora seja mais correto “levar as coisas até o fim”. Concordo, é mais importante não amontoar as tarefas em listas, mas completá-las. Para fazer isso, você precisa fazer listas, definir prioridades e definir um cronograma.

E por que é necessário?

Trabalhando com os princípios do GTD, será mais fácil para você gerenciar seus negócios. Afinal, a principal vantagem dessa técnica é que as informações sobre todas as suas tarefas ficam concentradas em um só lugar, para que você possa passar de um caso para outro sem hesitar.

Qual é a diferença entre um GTD e uma lista de tarefas?

Na lista, geralmente registramos apenas as tarefas mais importantes e não anotamos as tarefas menores e menos significativas. E em vão. Eles rolam em sua cabeça, distraem você de seu trabalho e sua eficiência cai. Um dos princípios básicos do GTD é capturar absolutamente tudo. Assim, você pode descarregar seu cérebro e usar todos os seus recursos para o trabalho.

Este sistema é exatamente adequado para mim?

GTD é relevante para pessoas de diferentes profissões, idades e status social. David Allen, que formulou os princípios do sistema, ministrou cursos para astronautas, músicos de rock e executivos de grandes empresas da ISS.

Como David Allen disse em uma entrevista ao Lifehacker, um sistema pode ser igualmente eficaz ou inútil tanto para um adolescente quanto para o CEO de uma grande empresa. Você precisa ter uma certa mentalidade, adorar fazer sistematização e planejamento.

Ok, então o que exatamente você precisa fazer?

Não existem regras rígidas no sistema GTD. Mas existem princípios básicos de trabalho:

1. Colete informações e registre tudo. Anote tarefas, ideias e tarefas repetitivas em um notebook ou aplicativo. Nesse caso, a lista deve estar sempre ao seu alcance para que você não possa dizer: "Acrescentarei isso mais tarde." Mesmo a menor e mais insignificante coisa precisa ser escrita, se você não estiver fazendo isso agora.
2. Escreva explicações. Não deve haver tarefas como "Prepare-se para as férias". Divida os grandes casos em ações específicas viáveis (envie tais e tais documentos para a central de vistos, compre uma toalha e óculos de sol, baixe mapas para o seu telefone). Com uma lista de tarefas regulares, passamos mais tempo descriptografando do que completando. E sim, se você pode delegar, delegue.
3. Prioritizar. Para cada item da lista, especifique uma data específica e uma data de vencimento. Adicione lembretes, se necessário. Na verdade, isso funciona tanto com a lista quanto com o calendário. Nesse estágio, você deve estar confiante de que definitivamente não esquecerá nada.
4. Atualize suas listas. As listas de tarefas tornam-se rapidamente desatualizadas: algo perde sua relevância, algo é transportado para o futuro. O sistema deve funcionar para você. Portanto, certifique-se de sempre ter uma lista de ações específicas para que possa começar a trabalhar sem demora.
5. Tome uma atitude. Quando tudo estiver organizado, você pode começar a realizar seus planos. Escolha um caso da categoria de que você precisa, veja quais ações específicas são exigidas de você e vá em frente. Desta forma, você pode implementar grandes projetos.

Todas as coisas precisam ser registradas em uma lista?

Não, é melhor compor vários, mas mantenha-os em um só lugar. Por exemplo, mantenha algumas listas para cada projeto de trabalho, listas de tarefas, listas de tarefas, listas de tarefas, listas de ideias e possíveis projetos no futuro - o que você puder imaginar.

Existem ferramentas especiais?

De aplicativos e serviços da web, Wunderlist, Trello, Any.do, MyLifeOrganized, qualquer caderno ou arquivo regular no Google Docs serve. Se você está acostumado a fazer anotações em papel, pode usá-lo.

Existem fãs do sistema de arquivos. Uma pasta compartilhada é criada na área de trabalho, várias pastas temáticas são criadas nela, e cada uma contém as listas correspondentes e os materiais necessários.

Em geral, escolha o que for mais conveniente para você.

O principal requisito: a ferramenta deve estar sempre ao seu alcance para que você possa transferir a tarefa da sua cabeça para o papel ou para um aplicativo. Por exemplo, quando seu chefe chega até você e atribui uma nova tarefa, e neste momento você está trabalhando em outra coisa.

Como você pode obter mais valor do GTD?

Qualquer sistema de produtividade não funcionará se aplicado às cegas. Para aproveitá-lo ao máximo, personalize-o ao seu gosto e tudo dará certo.

E sim, nenhum sistema pode fazer tudo por você, então não se empolgue muito em fazer listas, não se esqueça de agir. GTD é uma ferramenta que ajuda você a se livrar do estresse e não esquecer de nada. Mas como você usa seu tempo é com você.

Precisa experimentar. O que mais ler sobre este assunto?

Claro, os livros de David Allen: eles ajudam iniciantes e usuários experientes a sentir a filosofia do GTD, aplicá-la no trabalho e na vida pessoal, aprender como usá-la na prática.

• “Como colocar as coisas em ordem. A arte da produtividade sem estresse”.
• “Como manter as coisas em ordem. Princípios de uma vida plena e sem estresse”.
• “Como colocar as coisas em ordem rapidamente. 52 Princípios de Eficiência Sem Estresse”.

E, finalmente, para citar uma declaração muito precisa de David Allen:

Sua mente deve criar ideias, não armazená-las.

Portanto, use GTD, tenha ótimas ideias e certifique-se de trazê-las à vida.