"GTD funciona até no espaço." Entrevista do Lifehacker com o pai da produtividade David Allen

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

David Allen, autor de How to Get Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, que a revista Time considerou o melhor livro de negócios da década, disse a Lifehacker o que é GTD e quem precisa dele, como escrever um livro e não ficar bêbado e como estruturas de tarefas complexas podem tornar sua vida mais fácil.

Trinta e quatro anos atrás, David Allen percebeu que você pode dar conselhos às pessoas e ganhar um bom dinheiro com isso - ele abriu sua própria empresa de consultoria e desenvolveu o sistema Getting Things Done, que permite que você manobre entre os casos e libere tempo para o que você realmente gosta. Desde então, seus clientes incluíram astronautas da ISS, músicos de rock e CEOs de grandes empresas, e a Forbes o incluiu entre os 5 melhores treinadores de negócios dos Estados Unidos.

GTD é uma técnica bastante simples para aumentar sua própria eficiência, o que requer disciplina muito séria no estágio inicial. De acordo com o GTD, para fazer uma coisa com sucesso, você precisa libertar sua cabeça de todas as outras tarefas e se concentrar nela. Ou seja, em vez de ocupar a mente com a memorização de todos os assuntos futuros, as tarefas são fixadas de acordo com um certo sistema.

David, conte-nos sobre o seu público. Quem deve seguir seus conselhos e viver o sistema GTD?

- GTD é igualmente relevante para todos, mas quem realmente o usa não está unido por princípios sociais, de idade ou geográficos - são pessoas com uma certa mentalidade. Quem se interessa pelo GTD, após 18 meses, percebe como sua vida está mudando para melhor. Na verdade, o sistema pode funcionar de forma igualmente eficaz para adolescentes e CEOs de grandes empresas, ou pode ser igualmente inútil para eles.

Você usa tudo que você recomenda?

- Sim, senão eu simplesmente não consigo lidar - tudo vai ficar fora de controle para mim. A imagem de um surfista em uma prancha, em uma grande onda, me vem à mente. Você provavelmente notou que eles estão amarrados à placa com uma tira especial. Pelo que? Para poder voltar rapidamente ao tabuleiro após uma queda. O que o GTD ensina é estar na onda, ser criativo e produtivo. Mas mesmo as pessoas mais eficazes se permitem uma espiral fora de controle. Se você não cai periodicamente da prancha, então está escolhendo ondas simples demais. O GTD permite que você perceba que saiu de um estado produtivo e volte a ele rapidamente.

Quando você assume um novo negócio, inscreve-se em uma tarefa incomum - você pode facilmente ser varrido do tabuleiro. Nada de errado com isso, mas com uma abordagem estruturada, você sabe o que fazer e como sair da água.

Quais são os problemas que eles apresentam com mais frequência, do que reclamam?

- Principalmente as pessoas recorrem ao estresse, um estado geral de ansiedade devido à congestão cerebral. Muito pouco tempo e muito o que fazer. Mas, na verdade, o problema não está no tempo, mas no fato de que as pessoas querem mais espaço mental, querem ser mais criativas e fazer o que lhes agrada.

Os casos mais incomuns?

“Fizemos treinamento para astronautas quando eles estavam na estação espacial. Entre eles estava Catherine Coleman, uma das primeiras astronautas do sexo feminino. Foram sessões interessantes, pois tivemos que interromper quando ela estava do outro lado do planeta e voltar à conversa quando ela entrou em contato novamente.

Do que você mais se orgulha?

- Escrever meu primeiro livro, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, consumiu uma quantidade enorme de tempo e esforço de minha parte. Praticamente me tornei um alcoólatra enquanto escrevia um livro sobre como viver sem estresse. Mas então eu trabalhei em tempo integral e não pude reservar um tempo separado para preparar o livro. Mais importante, eu não tinha certeza se poderia transferir o conhecimento acumulado ao longo de 25 anos de forma que realmente ajudasse as pessoas. Ainda recebemos cartas de leitores agradecidos regularmente, mas há um problema: depois de ler algumas pessoas, elas ficam sobrecarregadas de informações, porque incluí no livro tudo o que a humanidade poderia precisar caso eu fosse atropelado por um ônibus.

Qual é a diferença entre GTD e listas de tarefas diárias padrão? Quase todos nós escrevemos essas listas todos os dias e, às vezes, leva mais tempo para compilar uma lista do que excluí-la

- Freqüentemente, as pessoas registram apenas as coisas mais importantes, e centenas de casos que não são tão importantes nem são levados em consideração. As pessoas acreditam que, se o assunto não é importante, então é possível não escrever, mas apenas essas pequenas tarefas, rolar pela cabeça, usam uma parte significativa dos recursos do cérebro.

Para ser livre e ser capaz de se concentrar nas questões mais importantes, você precisa se livrar de tudo o que não é tão importante.

Sim, mas as coisas podem ser tão insignificantes que leva mais tempo para escrevê-las do que escrevê-las

- Mas, se você não os fizer na hora, eles vão te incomodar, e você vai voltar a eles repetidamente. Quantas vezes você quer se lembrar de comprar comida para seu gato? Ou que você precisa ligar para sua irmã? Cada vez que você inventa alguma tarefa, mesmo a menor, você precisa pegar um caderno e anotá-lo, a menos que planeje concluir esta tarefa agora.

Quantas dessas categorias de lista você tem?

- Pra ser sincero, não me lembro - vamos ver. Há cerca de 20 no total, mas há cerca de oito lembretes diretos de ação.

Eu tenho uma categoria "Projetos", "Conversas" - as tarefas são armazenadas aqui, de acordo com as quais o próximo passo seria discutir um tópico com outra pessoa.

Depois, há “Chamadas”, seguidas de “Coisas que preciso fazer no meu computador” e, observe, aquelas que não requerem a Internet. Tenho muitos voos e nem todos os aviões têm wi-fi e, portanto, esta é a única lista com a qual posso trabalhar.

A próxima categoria é “Trabalhando em um computador conectado”. Bem, tudo está claro. Eu também tenho uma lista de "Escrever textos", isso também é um trabalho no computador, mas requer um estado completamente diferente, em um determinado estado de espírito e contexto.

"Rotatividade" - questões que podem ser resolvidas em movimento. "Casa" - as ações que devo realizar enquanto estou em casa.

Eu também tenho essa lista, chamei de "Surf". São todos os tipos de vídeos engraçados ou educativos, por exemplo, gatos a tocar piano, em geral, vídeos que me foram enviados ou que encontrei. Quase nunca olho para lá, mas, em princípio, quando tenho a conexão, o tempo e a vontade, posso voltar a eles.

E aqui está uma lista de "Perguntas sobre as quais estou aguardando informações ou ações de outras pessoas". E, claro, o calendário é o esqueleto ou paisagem principal da minha vida. Imagine colocar todas essas coisas em uma lista - haverá uma verdadeira confusão. Portanto, criei uma estrutura mais complexa para simplificá-la. Se hoje tenho apenas alguns minutos livres, provavelmente esquecerei os textos criativos que preciso escrever. Se não estou em casa, não adianta olhar a lista de lares. Organizei tudo para não esquecer nada e não perder o meu espaço mental na memorização, ao mesmo tempo que posso voltar rapidamente às tarefas para as quais tenho tempo.

Você prefere mídia de papel ou aplicativos eletrônicos? Que conselho você pode dar?

- Para não esquecer nada, sempre carrego comigo um caderninho, onde registro tudo. Depois disso, eu insiro todas as tarefas no computador. Em geral, qualquer gerenciador de tarefas serve. As pessoas tentam usar a cabeça como um escritório, e todos os hacks da vida são essencialmente versões do cérebro externo. Como posso fazer lembretes adequados para ver o que preciso fazer no momento em que preciso fazer.

Cabe a você decidir se esse estilo de vida é o certo para você, e GTD na verdade não é um sistema de técnicas, mas um estilo de vida em que, por um lado, tudo é claramente regulado e, por outro, há uma oportunidade de vá de cabeça para baixo naquilo que você realmente gosta, e não ocupe sua cabeça com o que o papel pode armazenar.

Você pode ler mais sobre GTD na última edição de Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, que será lançado na Rússia em setembro de 2015.