Como fazer uma programação para todos os dias e nunca quebrá-la

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

O tempo é, sem dúvida, o recurso mais valioso que possuímos. Portanto, as habilidades de gerenciamento de tempo são críticas. Mas não basta fazer um bom cronograma. Essas dicas irão ajudá-lo a compor de forma que você não queira quebrar a ordem estabelecida.

Seu bem-estar, produtividade e bom humor dependem de como você administra seu tempo. Use essas dicas e crie uma programação que seria quase um pecado mortal quebrar.

1. Você precisa trabalhar sem interrupção

Se você está principalmente engajado no trabalho intelectual (por exemplo, você é um designer, engenheiro, escritor, cientista), você precisa se concentrar na tarefa em mãos e pegar o assim chamado fluxo. Para trabalhar bem e produtivamente, deixe na programação intervalos claros durante os quais você não será distraído, interrompido ou deixará seu local de trabalho. Use essas janelas de tempo apenas para o trabalho.

A quantidade ideal de tempo é fácil de calcular de acordo com a regra sugerida pelo gerente do Facebook David Gillis.

Sua programação semanal deve ter pelo menos seis intervalos, com pelo menos três horas e meia de duração, reservados estritamente para o trabalho ininterrupto.

É difícil, mas é preciso lutar por isso. Basicamente, você tem que trabalhar três horas e meia todos os dias até a hora do almoço. E encontre um dia em que você trabalhará três horas e meia sem parar e à tarde.

Reveja sua programação. Existe um lugar nele para que esta regra seja implementada? Se não houver espaço, você tem um problema. E você precisa resolver isso com urgência.

O que acontece se você não seguir esta regra?

• Você não será produtivo.
• Você terá que terminar o trabalho depois do expediente, à noite, ou passar os fins de semana nisso.

Você obviamente não vai durar muito neste estado. Portanto, tente reorganizar sua programação para se adequar à regra. Para fazer isso, você pode:

• reagendar reuniões para que não o distraiam do trabalho;
• encontre um dia durante o qual não haverá reuniões, nem reuniões, nem reuniões de planejamento;
• converse com seu gerente: com certeza ele está pronto para otimizar o seu dia para que você trabalhe com mais eficiência.

Depois de definir um cronograma que defina estritamente esses blocos de tempo, trate-o como se fosse uma joia da vovó. Vaca sagrada. Garrafa de vinho de coleção.

Para facilitar o cumprimento do novo cronograma, explique a si mesmo por que você precisa dele. Estabeleça uma meta para você. Por exemplo, diga: "Quero terminar um projeto em uma semana."

Será fácil e agradável trabalhar. Encontre um lugar confortável, desligue as notificações do seu celular, tome um café. Pegue o fluxo e envolva-se no processo.

2. Revise sua programação semanalmente

Decida suas prioridades

Sua programação deve ter uma janela de 30 minutos programada para segunda-feira. Use esse tempo para revisar seu calendário para a próxima semana. Decida quais são as três metas principais que você precisa alcançar nos próximos sete dias. Quais são suas prioridades?

Certifique-se de verificar todos os compromissos desta semana. Eles não devem interromper os blocos de tempo de trabalho.

• Se você for convidado a participar de um evento do qual você não sabe nada, escreva para o organizador e pergunte sobre o programa do evento.
• Se você tem uma reunião agendada com uma pessoa, mas não tem nada para discutir neste momento, cancele-a.
• Se você tem uma reunião ou apresentação agendada, programe algum tempo de preparação também.
• Se não houver reunião agendada, mas você tiver algumas perguntas importantes para uma pessoa ou equipe, agende uma reunião, reunião ou, pelo menos, um telefonema.

O planejamento ativo não é fácil. Mas, em troca, você terá a agradável sensação de controle total sobre seu tempo por sete dias.

3. Pergunte a si mesmo se é assim que você precisa estar nesta reunião

Reuniões, reuniões, apresentações - tudo isso consome muito do seu tempo. Normalmente, esses eventos são programados de forma inconveniente e completamente ineficazes. Por que eles são necessários?

Por que aparecemos neles?

• Não queremos incomodar a outra pessoa. Ele marcou uma consulta para você, o que significa que ele precisa discutir algo. Relutantemente, você concorda em comparecer à reunião, sacrificando seus assuntos importantes.
• Sentimo-nos envolvidos no processo. Por exemplo, se toda a equipe se reúne para discutir um projeto, você sente que definitivamente deveria comparecer. Caso contrário, seus colegas de trabalho pensarão que você não é tão dedicado quanto os outros.
• O desejo de estar por dentro. Se a reunião parecer importante (por exemplo, alguém da gerência estará presente ou uma decisão fatídica está planejada para ser tomada), naturalmente você quer estar lá.

Na verdade, sua eficiência poderia ser maior se você permanecesse no local de trabalho e não se afastasse do processo. Como saber de qual reunião você precisa comparecer e qual você pode pular? Use esta regra.

Você precisa comparecer à reunião se:

a) você está confiante de que sua presença afetará o resultado da reunião, b) você aumentará sua eficiência por meio desta reunião.

Para ver se a sua presença afetará o resultado da reunião, pergunte-se se vai falar sobre o seu trabalho ou se quer ficar sentado em silêncio. Talvez haja alguém no corredor que possa expressar sua opinião com mais confiança e melhor.

Para ver se você será mais eficaz após esta reunião, pergunte-se se você aprenderá algo novo nesta reunião. Se você não aprender nada novo, não pretende fazer perguntas, não fale sobre seu trabalho e, portanto, não espere críticas construtivas, então sua eficácia dificilmente aumentará.

Se nem no primeiro nem no segundo caso você não conseguir explicar a si mesmo por que precisa vir a esta reunião, ignore. Seu tempo é limitado e você precisa usar cada minuto com sabedoria.

4. Torne suas reuniões eficazes

Determinadas reuniões e compromissos podem ser mais eficientes e produtivos. Verifique se o seu evento de trabalho atende a esses critérios e responda a algumas perguntas.

• A agenda e o propósito da reunião são claros. Caso contrário, peça ao organizador para anunciar exatamente o que precisa ser alcançado no final da reunião.
• Aqueles que não estão participando da reunião estão presentes na reunião? Quanto maior a reunião de planejamento, mais custa a cada membro da equipe, mais habilidades e habilidades são exigidas do líder.
• Você poderia dividir uma grande reunião em várias reuniões menores? Assim, toda a equipe trabalhará durante a reunião, expressará sua opinião, discutirá o trabalho realizado.
• A discussão está indo para o lado? Acompanhe o tempo: quando o assunto da conversa muda, é fácil se distrair e esquecer quantos minutos faltam para o final da reunião. Não se permita perder seu precioso tempo tão irrefletidamente. Lembre seus colegas: "Temos 10 minutos restantes e não tocamos em alguns problemas."

5. Reserve um tempo para estudar e criar

Nem todas as tarefas importantes precisam ser concluídas com urgência. Mas certifique-se de agendar um horário para essas atividades.

Dependendo da meta que você estabeleceu para si mesmo, deixe uma janela para estudo, criatividade ou busca de inspiração. Pode ser bem pequeno - apenas algumas horas. Mas em alguns anos, você vai agradecer a si mesmo por esses happy hours. Mesmo um pequeno investimento dará lucro no futuro.

Por exemplo, eu adoro desenhar e acredito que essa habilidade não pode ser perdida. Portanto, na minha programação há duas horas reservadas apenas para sorteio. Eu pinto no domingo, que é o dia menos movimentado da minha agenda. Isso é o suficiente para se divertir e não se esquecer de como segurar um pincel nas mãos.

6. Lembre-se: você precisa fazer tudo o que planejou

Independentemente de você adorar fazer isso ou não.

Eu realmente amo o cheeseburger duplo, mas como muito menos do que saladas, cereais e sopas. Simplesmente porque comer cheeseburgers duplos o tempo todo não vai ser saudável e forte. Às vezes é muito difícil se forçar a comer a comida certa. Mas essas fraquezas precisam ser superadas, porque é bom para sua saúde.

O mesmo vale para sua programação. Faça o que você ama. Faça o que você ama não tanto, mas o que é bom para você, sua carreira, saúde, desenvolvimento. Os itens da sua programação surgiram por um motivo: já descartamos tudo o que é desnecessário, só existe o que vai te ajudar a se tornar melhor.

Agora a programação não pode ser violada.