Como aplicar efetivamente o sistema GTD na vida

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Um plano passo a passo, a partir do qual você poderá implementar facilmente essa técnica de produtividade em sua vida, definir prioridades e sempre conseguir encontrar tempo para coisas importantes.

Este material é uma continuação do artigo "". Em primeiro lugar, vale a pena se familiarizar com ele, pois muitos dos conceitos usados são explicados em detalhes aqui.

Este artigo é um guia passo a passo sobre como aplicar GTD na vida real. Ao escrever, segui os seguintes princípios:

• Versatilidade. As ideias descritas aqui são universais e, com a ajuda delas, todos construirão um sistema GTD para si mesmos que funcionará exatamente com os serviços aos quais estão acostumados.
• Simplicidade. O sistema deve ser intuitivamente fácil de usar. Um mínimo de tempo e energia deve ser gasto na entrada e processamento das informações, bem como no planejamento das próximas etapas. Só então o sistema funcionará a longo prazo e mesmo após longas pausas: por exemplo, se você sair de férias por um mês, quando voltar, poderá restaurar sua abordagem de gestão empresarial.
• Confiabilidade. O mais importante é ter confiança no seu sistema, ou seja, não se esquecer de nada planejado, pois verá um lembrete na hora certa.
• Concentração no que é importante. O sistema deve ajudá-lo a se concentrar no que você está fazendo no momento e nas coisas que são importantes a longo prazo.
• Prazer. O sistema de gerenciamento de casos e tarefas deve trazer prazer a você. Por exemplo, quando você se deita no sofá após um dia árduo de trabalho com o telefone nas mãos, risca as tarefas concluídas da lista e obtém um verdadeiro prazer com elas. Principalmente quando ainda é visualizado pelo crescimento do seu gráfico de produtividade.

5 etapas principais do sistema GTD

Etapa 1. Coleta de informações

É necessário coletar absolutamente todos os casos, mesmo os menores, então nossa consciência será pura e agiremos da forma mais produtiva possível.

É por isso que as listas de tarefas padrão não funcionam, porque a maioria das pessoas geralmente registra apenas as coisas mais importantes e centenas de tarefas que não são tão importantes nem são levadas em consideração. Mas são precisamente essas pequenas tarefas, regularmente lembrando-se de si mesmas, que usam uma parte significativa dos recursos do cérebro e criam experiências adicionais que levam à fadiga e ao estresse.

Um dos princípios importantes do sistema GTD é descarregar completamente todas as tarefas de sua cabeça e colocá-las em um sistema confiável que o ajudará a se lembrar de coisas importantes na hora certa.

Você também precisa levar em consideração que deve haver um número mínimo de cestas para coletar as informações recebidas. Idealmente, um. Então será mais fácil de manusear.

Etapa 2. Processamento de informações

Nesta fase, processamos as informações que estão em nossa caixa de entrada.

Existem três opções de como podemos proceder nesta fase:

• Marque a tarefa como "Ação", indicando a próxima etapa para sua conclusão e o prazo. Você pode ignorar a especificação de um prazo se ainda não tiver um entendimento claro de quando precisará concluir a tarefa.
• Mova as informações para o "Diretório" se você não precisar fazer nada com elas, mas pode ser útil no futuro.
• Exclua a informação, determinando que seja "Lixo": ou seja, você não precisa fazer nada com ela e não será útil no futuro.

Etapa 3. Organização das atividades

Todas as ações passam pelo próximo funil.

Filtro 1 - "Clipping"

Pergunte a si mesmo: devo realmente fazer essa ação? Em caso de dúvida, exclua-o.

Filtro 2 - "Delegação"

Pergunte a si mesmo: se isso precisa ser feito, eu realmente tenho que fazer isso pessoalmente? Caso contrário, delegamos e indicamos o responsável, o resultado final, as etapas intermediárias de controle (pontos nodais) e o prazo.

Se a ação for executada por você, vá para o próximo filtro.

Filtro 3 - "Ação"

Faça a si mesmo uma pergunta: essa ação levará mais de 2 a 5 minutos? Se não, faça agora e liberte a cabeça. Se sim, por favor registre-se.

As ações no sistema podem ser dos seguintes tipos.

"As seguintes ações" - tarefas simples que consistem em uma ação (ligar, escrever, ir e assim por diante). Por exemplo, a ação "Trocar pneus de inverno sobre rodas" consistirá nas seguintes ações simples: ligue e inscreva-se em um serviço de automóveis, agende um horário no calendário e dirija-se ao serviço de automóveis no horário certo.

É conveniente reunir essas ações em listas de acordo com o lugar e as circunstâncias (listas contextuais). Pode ser a lista Na loja, onde você lista tudo o que precisa comprar quando estiver na loja, ou a lista Na cadeira, onde você adiciona coisas e tarefas que pode fazer à noite depois do trabalho em sua cadeira favorita. Ou uma lista de "perguntas do chefe", onde você anota todas as perguntas que tem para o seu chefe, para que possa resolvê-las todas de uma vez.

Eu costumo gravar todas essas ações no "Google Calendar" (compromissos e eventos), ou em Todoist, um serviço na nuvem onde é conveniente organizar tarefas.

"Projetos" - tarefas que requerem mais de uma etapa para serem concluídas. Para fazer o projeto decolar, você precisa descrever os primeiros passos para sua implementação e deixar um lembrete disso em um sistema confiável. Como resultado, o projeto se transforma em uma cadeia de ações simples, cada uma das quais pode ser realizada nos próximos cinco minutos e obter o resultado.

Posto projetos em cartões Trello. O cartão é um recipiente ideal para projetos onde você pode colocar:

• descrição e propósito do projeto;
• links para outros documentos sobre o projeto;
• os nomes dos responsáveis;
• prazo final;
• listas de verificação com as seguintes etapas;
• comentários sobre o projeto;
• arquivos necessários e assim por diante.

Ações atrasadas … Se não pudermos planejar as próximas ações sem eventos ou informações adicionais (por exemplo, estamos esperando um amigo para enviar o número de telefone de um serviço de automóveis, onde é possível trocar os pneus com lucro), colocamos tais ações no campo "Adiado " Lista. Opcionalmente, você pode definir um lembrete para verificar algo.

Essas listas de tarefas também podem ser estruturadas como listas contextuais. Por exemplo, faça uma lista com as tarefas atribuídas ao seu assistente.

Listar "Algum dia" contém tarefas que não requerem ação ativa agora, mas que gostaríamos de realizar no futuro.

Pode ser:

• livros, treinamentos em vídeo e cursos que você deseja comprar;
• habilidades úteis que você deseja dominar;
• lugares que você deseja visitar;
• coisas que você deseja comprar.

Você precisa olhar periodicamente para esta lista, fazer anotações e transformá-las em metas para as quais você trabalhará.

Etapa 4. Revisão regular

Para que o sistema funcione, é necessário revisar regularmente as principais tarefas e projetos para excluir aqueles que não são mais relevantes, classificar os novos por prioridade e colocá-los em funcionamento.

Para manter esta revisão regularmente, siga estas dicas:

• Deixe 30-60 minutos em sua programação para a revisão (inicialmente uma vez por semana será suficiente).
• Faça uma lista de verificação ou plano para tal revisão, onde a sequência é explicada, o que vem depois do quê. Este plano não deve ser muito complicado e a revisão não deve demorar muito, ou você simplesmente não o fará regularmente.

Abaixo está um exemplo da minha lista de verificação geral semanal. Fiz no formato de uma folha de dicas com uma sequência de ações, que descreve os serviços / documentos que examino. Você pode organizá-lo com uma lista regular ou desenhar um diagrama à mão livre que seja conveniente para você.

Imprima quatro dessas listas de verificação por mês. Durante a revisão semanal, pegue um deles e cruze os itens concluídos da lista. Este exercício simples irá motivá-lo a continuar fazendo essas revisões.

Etapa 5. Ações

Quando o plano para a semana é traçado, resta agir. Evite um dos maiores erros de iniciante em GTD quando você gasta muito tempo organizando tarefas em vez de realmente concluí-las.

Aqui estão algumas dicas para tornar suas ações mais eficazes.

1. Faça um plano para o dia com base no plano da semana. Divida o seu dia em blocos, formando 2 a 3 blocos para tarefas importantes e alguns blocos para outras tarefas. A duração dos bloqueios é de 60-120 minutos em média. Insira o tempo livre entre os blocos para tarefas imprevistas.
2. Trabalhe no sistema Pomodoro, para isso você pode definir um temporizador em seu telefone. A sua essência é simples: a cada 25-30 minutos de trabalho, faça uma pausa de cinco minutos, e após o terceiro bloco de trabalho - uma pausa mais longa (15-30 minutos). O total é de três blocos de 30 minutos, com intervalos de cinco minutos, seguidos de um longo intervalo de 15-30 minutos. Você pode fazer de 2 a 4 ciclos por dia, dependendo da frequência com que você se distrai.
3. Durante os blocos com coisas importantes, tente não se distrair com outras pessoas e sons estranhos (para isso, você pode ligar uma música especial para concentração nos fones de ouvido).
4. Determine quando seu nível de energia está mais alto (por exemplo, das 7 às 9 da manhã) e, durante esse período, faça as coisas mais importantes que o aproximem de seus objetivos pessoais.
5. Não planeje muitas coisas importantes para o dia: 1-3 é o suficiente. É importante que, no final do dia, depois de examinar as tarefas riscadas em seu plano, você esteja satisfeito e faça o mesmo plano realista para amanhã.