Como fazer melhor uso do sistema GTD

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

O escritor e blogueiro Leo Babauta explica como manter o planejamento e se livrar de tudo que o impede de ser produtivo.

Por que este sistema é necessário

Getting Things Done (GTD) é um sistema bem conhecido de David Allen para fazer as coisas. Ao usá-lo, absolutamente todas as informações recebidas são registradas e divididas em listas. O objetivo é realizar as coisas dedicando mais tempo ao que realmente importa.

Com o sistema GTD, você pode alcançar um grande sucesso. Aqui estão apenas alguns deles:

• Você lida com muitas tarefas.
• Você se torna mais confiante em si mesmo.
• Você procrastina menos e fica menos distraído.
• Eles confiam mais em você: os outros sabem que você sempre leva tudo até o fim.
• Você é convidado a trabalhar com mais frequência porque uma abordagem sólida de negócios é necessária.
• Você muda para melhor - você percebe o que é realmente importante para você, fica curioso, começa a aprender, a construir relacionamentos fortes com as pessoas e a se livrar de velhos padrões de percepção que o atrapalham.
• Você ganha mais.
• Você é capaz de criar uma startup de sucesso ou construir uma grande empresa.
• Você pode compartilhar suas idéias - em um livro, blog ou palestra.

Mas para obter todos esses benefícios, você precisa entender como usar o sistema de forma eficaz e descobrir o que está evitando isso. Leo Babauta, escritor e autor do popular blog Zen Habits, explica o que você precisa fazer para isso.

Como usar o sistema GTD de forma mais eficiente

Descubra o que está impedindo você de ser produtivo

O hábito de procrastinar. Você hesita em abordar a tarefa por causa de sua complexidade: ou sente que não será capaz de lidar com ela ou não a compreendeu de todo. Isso é procrastinação.

O hábito da distração. Você conseguiu começar, mas mudou imediatamente para outra tarefa. Todas as mesmas dúvidas e incertezas o inclinam a adiá-lo em favor de um exercício mais fácil ou simplesmente começar a matar o tempo. Essa mudança constante leva a uma perda de concentração. Ao mesmo tempo, parece que você estará infinitamente ocupado.

Perfeccionismo. Não dá para trabalhar por muito tempo, porque agora não é o momento certo para isso. Ou você adiou a conclusão porque não era perfeito.

Por exemplo, você quer começar um blog, mas não quer, porque até encontrar a plataforma e o tema perfeitos para isso, você não tem tempo livre suficiente e ainda não tem uma lista de grandes ideias. Ou você escreveu um artigo e não o publicou porque o material ainda precisa ser finalizado - na verdade, você simplesmente não ousa.

Ambiente. As pessoas frustram seus planos, não fazem nada na hora certa, complicam tudo, estragam, reclamam e irritam. E, dependendo de outras pessoas, às vezes é difícil atingir seus objetivos. Na maioria das vezes, isso é apenas uma desculpa para você.

Distrações. Estas são pessoas, quaisquer eventos, problemas. Eles interferem no seu trabalho. Algo que você pode controlar, outros não.

Fadiga. Você está cansado, com fome, exausto, confuso ou entediado. Problemas como esses atrapalham a concentração e a realização das coisas.

Nesse caso, você só precisa se recarregar: tirar uma soneca, dar um passeio, meditar.

Ou realize tarefas que não requeiram muita energia: ordenar o correio, fazer a rotina administrativa. Se a fadiga for observada há muito tempo, reveja sua dieta e durma.

Medos, dúvidas, sentimentos de impotência e insegurança. Eles estão no centro da maioria dos obstáculos mencionados acima.

Determine o que está faltando para trabalhar com mais eficiência

Os pontos selecionados serão a solução para os problemas mencionados acima.

Capacidade de priorizar. Você pode alcançar o sucesso se dedicar a maior parte do tempo a tarefas importantes. Quando você está ocupado com atividades não essenciais ou alternando constantemente entre as atividades, você é menos eficaz. Você precisa escolher um problema importante e se concentrar apenas nele.

Gradualmente, você aprenderá a identificar quais tarefas e projetos são de grande valor para você. É mais importante responder às mensagens do que escrever um artigo? O que é mais benéfico para sua carreira, felicidade, saúde?

Capacidade de iniciar negócios corretamente. A tendência a procrastinar é um dos problemas mais comuns e dolorosos que impedem a realização de uma meta. Portanto, o mais importante ao concluir as tarefas é começar.

Concentre-se no primeiro e menor passo. Tão pequeno quanto possível. Crie um ambiente que facilite os primeiros passos. Por exemplo, quando o próprio Leo queria desenvolver o hábito de correr, ele se concentrava apenas em calçar o tênis e sair de casa.

Trabalho de sprint. Essa abordagem ajuda você a lidar com multitarefas e distrações. Essa técnica também é chamada de Pomodoro. É baseado na divisão do trabalho em curtos intervalos de 15-25 minutos (sprints), durante os quais você precisa se concentrar em apenas uma tarefa, sem se distrair com mais nada.

Isso é seguido por uma pequena pausa, após a qual você inicia um novo sprint. Se você nunca usou esse método, pode organizar alguns desses segmentos de trabalho por dia e, após uma semana, começar a aumentar gradualmente seu número.

Gerenciamento da lista de tarefas. Ajuda a concentrar-se e a lidar com tudo o que foi planejado. Mas tente não complicar demais. Encontre um programa de planejamento simples, escreva tudo o que você precisa fazer no futuro próximo e, a cada dia, escolha em quais tarefas você se concentrará hoje.

Programe três tarefas importantes e três tarefas menores para o dia - este número pode mudar dependendo da duração do seu dia de trabalho, a complexidade das tarefas e a velocidade de sua conclusão.

Capacidade de aceitar erros. O perfeccionismo atrapalha a realização das coisas. Portanto, não se preocupe tanto com a perfeição do seu trabalho quanto com a sua finalização. Atenha-se à regra do "primeiro rascunho péssimo", da escritora Ann Lamotte.

Ela está convencida de que a única maneira de começar a escrever bem (e de começar a escrever) é esboçar um rascunho fraco e inútil. Depois de um tempo, você voltará ao resultado e o polirá.

Trabalhando em um modo de incerteza. Os medos e as dificuldades frequentemente o perseguirão. Portanto, é muito útil aprender a trabalhar em um estado de incerteza: manter-se no controle, não se esconder das tarefas e experiências interiores, e não reclamar.

Para fazer isso, toda vez que você notar algo assim atrás de você, coloque tudo de lado e tente sentir o seu estado. Aceite isso. Preste atenção às suas sensações físicas. Certifique-se de que a insegurança e o desconforto estão bem. Aprenda a apreciar os momentos como eles são.

Capacidade de ver o quadro geral. Uma coisa é estar completamente focado em uma única tarefa, e outra é ser capaz de olhar para a situação como um todo. Uma análise geral da situação deve ser realizada de manhã e à noite, bem como algumas vezes durante o dia - caso seja necessário ajustar o plano de ação.

Todos nós às vezes ficamos distraídos, interrompidos e enfrentamos dificuldades imprevistas. Para permanecer produtivo, você precisa aprender a mudar o foco quando necessário.

Capacidade de ser responsável. Em primeiro lugar, significa não culpar outras pessoas por todas as dificuldades que você enfrenta no caminho para atingir seu objetivo. Assuma total responsabilidade por sua parte no trabalho.

Seja um líder - mostre iniciativa, acompanhe o sucesso de toda a equipe, mesmo que você seja um simples subordinado nela.

Comunicação aberta. Para que todos entendam claramente suas responsabilidades e limites, bem como as consequências do não cumprimento. Isso ajudará a criar uma estrutura na qual todos os envolvidos possam trabalhar com mais facilidade e eficiência. Tente tratar as pessoas com sinceridade e positividade, apesar de todas as suas falhas.

Capacidade de planejar. A abundância de tarefas no diário não contribui de forma alguma para o alcance da meta. Em vez disso, é melhor fazer uma lista mínima respondendo a perguntas simples. Como começar o dia para completar tarefas importantes? Como fazer sprints para que ninguém o distraia? Pelo que você precisa se responsabilizar? Quando vale a pena pegar sua correspondência? A que horas devo agendar reuniões? Como você avalia o seu dia?

As respostas o ajudarão a planejar seu dia. Não se esforce para que seja perfeito. Ao analisar o que está acontecendo, ao longo do tempo você encontrará a melhor opção.

Onde começar a melhoria

Faça um plano simples. Não é necessário tentar dominar todas as habilidades que faltam de uma vez. Para começar, é melhor se concentrar nos quatro primeiros que você praticará diariamente:

• Priorizando e definindo tarefas para o dia.
• Trabalho de sprint.
• Meditação - quando você sente medo, incerteza ou insegurança.
• Análise no final do dia e revisão do plano.

Observe o que você fará e como. Mostre o plano resultante para alguém que você conhece e relate a ele todos os dias durante uma semana. Prometa a cada semana compartilhar seus sucessos, desafios e como você se preparará para o início de um novo período de sete dias.

Reserve 10 minutos todas as noites para revisar como foi o seu dia e se você completou todos os pontos do seu plano. Escreva o que aconteceu, o que o impediu, como você pode acelerar o movimento para a frente.

Com o tempo, sprints, meditação e outras habilidades se tornarão mais fáceis para você. Em seguida, comece a aprender abordagens novas e eficazes à medida que melhora gradualmente o seu sistema. O principal é lembrar de praticar.