Como usar o Gmail com eficácia: 25 dicas

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2024-01-13 02:44

Mesmo que você trabalhe com o Google Mail todos os dias, é provável que você não conheça todos os seus recursos. Aqui estão 25 dicas para usar o Gmail com eficácia, que tornarão muitas tarefas mais fáceis e pouparão seu tempo.

1. Por onde começar

Mudar o fundo

Em vez de ver o fundo branco usual do Gmail, apimente sua caixa de entrada com algo chamativo. Basta selecionar a seção "Temas" nas configurações no canto superior direito para definir um novo plano de fundo a partir das opções propostas ou fazer upload de sua própria imagem.

Como alternativa, você pode experimentar as configurações da interface. No modo "Espaçoso" você terá muito espaço livre, e "Compacto" é bom quando você precisa colocar o máximo possível de mensagens na tela.

Adicionar amigos (e mensagens)

Para adicionar seus contatos e mensagens antigas ao sistema (não importa se você está usando o Gmail pela primeira vez ou crie uma conta adicional), vá em "Configurações" → "Contas e importação" e selecione o link "Importar e-mail e contatos ". Isso permitirá que você adicione seus dados de outras caixas de correio.

Faça o Gmail se parecer com o Outlook

Em Configurações → Lab, ative o recurso Painel de visualização para ver o texto completo das mensagens à direita, assim como no Outlook. O hábito é uma segunda natureza, então se você trabalhou com e-mail corporativo toda a sua vida e só agora está tentando se familiarizar com o Gmail, o Viewport tornará sua transição mais fácil.

Uma vez ativado, você verá diferentes opções de exibição no menu suspenso à esquerda das configurações.

Concentre-se no essencial

O Gmail pode decidir quais mensagens são mais importantes para você. Inteligente, hein? Em Configurações → Caixa de entrada, selecione Rastrear minha atividade de e-mail … para que o Gmail analise suas mensagens.

Você também pode selecionar a função "Incluir marcadores" ou "Ignorar filtros" (discutiremos mais sobre os filtros a seguir) e alterar o tipo de pasta para que as mensagens importantes sejam exibidas na parte superior. Em seguida, no menu "Configurações" → "Geral" na seção "Notificações na área de trabalho" (se você estiver usando o navegador Chrome, Firefox ou Safari), você pode selecionar a opção "Ativar notificações de e-mail importantes."

Livre-se do fio das letras

Existem dois tipos de pessoas: aqueles que amam o recurso Chaining e aqueles que o odeiam com o poder de mil sóis. Se você pertence ao segundo grupo, vá até a seção "Configurações" → "Geral" e desative a opção "Cadeias de letras".

2. Mantenha a ordem

Arquive tudo

O Gmail possibilita arquivar mensagens em vez de excluí-las. Isso é feito para que você não precise se preocupar com a disponibilidade de espaço livre e limpe constantemente sua gaveta. Se você deseja arquivar uma mensagem, abra-a e clique no segundo ícone da esquerda (uma caixa com uma seta apontando para baixo). A mensagem estará esperando por você na guia Todos os e-mails na barra lateral esquerda.

Acompanhe o seu arquivo

Não importa quanto espaço o Gmail oferece para armazenamento gratuito de arquivos, estamos em 2016 e as pessoas estão enviando cada vez mais anexos. Se você atingiu o limite de memória, é hora de se livrar de algumas das mensagens. Clique na seta da caixa de pesquisa, marque o item "Existem anexos", selecione o tamanho 10 MB e clique no botão com uma lupa. Isso mostrará todas as mensagens com mais de 10 MB. Marque a caixa para as letras que você definitivamente não precisa mais e envie-as para a lata de lixo.

Responder e arquivar

Por que deixar um e-mail em sua caixa de entrada se você já respondeu? Use a função "Enviar e arquivar" para evitar bagunçar as mensagens recebidas enquanto espera por uma resposta à sua carta. Vá para "Configurações" → "Geral" e selecione "Mostrar botão" Enviar e arquivar "em resposta". Agora você pode responder da maneira usual, acumulando mensagens em sua caixa de entrada se desejar, ou arquivar imediatamente e-mails desnecessários ao responder.

Use rótulos e filtros

Você pode adicionar um marcador a cada mensagem. Novos atalhos aparecerão na barra lateral esquerda. Basta abrir a carta e clicar no ícone "Etiquetas" - é o segundo da direita. Agora crie um novo atalho ou selecione um existente (a propósito, você pode arrastar o atalho da barra lateral diretamente para a sua mensagem).

Clique no botão "Mais" e selecione "Filtrar e-mails semelhantes" e depois "Criar um filtro com base nesta consulta". Você pode escrever um artigo separado sobre os filtros do Gmail, portanto, consulte a seção "" para obter mais detalhes.

Compre espaço de armazenamento extra

Se você está completamente cansado de mexer com o problema de armazenamento de arquivos, pode gastar dinheiro com espaço adicional. Role para baixo na página de mensagens e no canto inferior esquerdo você verá quanto espaço ainda resta, bem como o link "Gerenciar".

Se você tem quase 100% do espaço disponível ocupado, siga o link. O plano de 100 GB custa 139 rublos por mês, e o espaço extra pode ser usado não apenas para o Gmail, mas também no Google Drive e no Google Fotos, se você usá-los.

3. Leve isso a sério

Altere o modo de exibição de e-mails na página

Tente aumentar o número de mensagens por página para 100, para que você possa ver toda a gama de suas cartas de relance. Vá para Configurações → Geral → Tamanho máximo da página. Lá você também pode optar por exibir 10, 15, 20, 25 e 50 mensagens por página.

Distribuir tudo por cor

Você pode marcar uma mensagem como importante muito rapidamente, mas diferentes mensagens podem ter diferentes graus de importância. Vá para Configurações → Geral → Estrelas e selecione Todas as estrelas. Agora, se você clicar na estrela, marcando a letra, ela mudará de cor a cada clique. Isso o ajudará a classificar suas mensagens importantes pelo conteúdo.

Transforme mensagens em listas de tarefas

Provavelmente, você já pensa em sua caixa de entrada como uma enorme lista de tarefas pendentes. Então, por que não transformar seus e-mails em tarefas que você pode eliminar? Clique no botão "Mais" na conversa ativa e selecione "Adicionar às tarefas". Este tópico agora aparecerá no Google Tasks junto com um link para a postagem original.

Acompanhe o número de mensagens não lidas

Na seção "Configurações" → "Laboratório", habilite a função "Ícone de mensagens não lidas". Se você, como qualquer pessoa normal, mantém a guia de e-mail aberta o dia todo, sempre verá quantas mensagens não lidas ainda existem. Isso é para o caso de você não ter estresse.

Trabalho offline

Se você usa o navegador Google Chrome, tem a oportunidade de trabalhar no e-mail offline. Claro, você não poderá enviar e receber novas mensagens, mas pode mover cartas de uma pasta para outra e criar rascunhos. Para habilitar este recurso, vá para Configurações → Off-line.

Dê acesso à sua conta a uma secretária

Se você ainda não consegue lidar com as cartas, pode transmitir todo esse horror à sua secretária. Para fazer isso, vá em "Configurações" → "Contas e importação", selecione "Conceder acesso à sua conta" e adicione outros usuários do Google. Eles não terão o direito de alterar suas configurações e senha, mas poderão ler, arquivar mensagens e, claro, respondê-las. A carta será assinada com seu nome e o de sua secretária entre colchetes para evitar confusão.

4. Controle o fator humano

Bloquear endereços

Alguns não entendem as dicas. Felizmente, você pode bloquear qualquer pessoa (ou site) com apenas alguns cliques. Após receber uma mensagem de alguém que você gostaria de adicionar à lista negra, clique na seta no canto superior direito e selecione a função "Bloquear usuário".

Agora, todas as mensagens deste endereço irão diretamente para o spam.

Encontre cartas antigas

Quer encontrar rapidamente todas as mensagens de um amigo de uma vez? Basta passar o cursor sobre o nome do remetente, seja na caixa de entrada ou em uma carta específica, e um cartão de contato aparecerá. Em seguida, clique no link "Conversas" para ver todas as mensagens desse contato.

Cancelar mensagens enviadas incorretamente

Todos nós, acidentalmente, enviamos cartas para o endereço errado em algum momento. Felizmente, no Gmail, você pode simplesmente desfazer o envio. Vá para a seção "Configurações" → "Geral" e ative a função "Desfazer envio". Aqui você também pode selecionar o período de tempo para cancelar o envio: de 5 a 30 segundos. Na próxima vez que você enviar uma mensagem, verá “Cancelar” na parte superior.

Pular mensagens de grupo

Você pode sair facilmente do tópico de mensagens em grupo clicando no botão Mais e escolhendo Ignorar. Agora você vai pular todas as mensagens, exceto aquelas em que você é o único destinatário da carta.

Se você quiser retornar à mensagem do grupo, digite a consulta é: silenciado na caixa de pesquisa, assim você verá todos os tópicos ignorados. Em seguida, escolha Não Ignorar no menu Mais. A menos, é claro, que você não sinta pena de si mesmo.

5. Economize tempo

Crie novas contas em movimento

Digamos que você queira filtrar mensagens com muito cuidado ou, por exemplo, criar uma conta adicional para serviços que já usam sua conta principal do Gmail. Nesse caso, você pode criar um endereço de correspondência virtual associado ao endereço principal simplesmente adicionando “+ qualquer palavra” antes do símbolo @ conforme você digita. Por exemplo, "seu endereço é [email protected]" para compras online.

Todas as mensagens de resposta irão para o seu endereço principal do Gmail.

Envie mensagens enquanto dorme

Faça clientes e colegas de trabalho pensarem que você é um workaholic maníaco, programando-os para enviar mensagens à noite usando uma extensão disponível para Chrome, Safari e Firefox. Com a versão gratuita, você pode enviar até 10 mensagens por mês.

Além disso, esta extensão transformará seus e-mails em lembretes, não os exibindo em sua caixa de entrada até que você esteja pronto para respondê-los. Isso é ideal para criar a aparência de uma caixa de entrada vazia na sexta-feira à noite.

Responder automaticamente a pedidos duplicados

Se clientes irritantes o inundarem com o mesmo tipo de solicitações, não será necessário digitar a mesma resposta repetidamente. Basta ativar a função "Modelos de resposta" na seção "Configurações" → "Laboratório". Na próxima vez que você imprimir uma resposta, salve-a como um modelo e fique à vontade para enviá-la para todas as mesmas solicitações.

6. Clique menos

Dê um tempo para o seu mouse

Quase tudo no Gmail pode ser feito usando o teclado. Os atalhos de teclado básicos funcionam por padrão, mas não se esqueça de ir em Ajustes → Geral e habilitar o recurso Atalhos de teclado. Salve suas alterações e clique no ponto de interrogação para ver os possíveis atalhos do teclado.

Pare de verificar outras caixas de correio

Na seção "Configurações" → "Contas e importação", clique no link "Adicionar sua conta de e-mail POP3" e o Gmail baixará seus e-mails de outras caixas de correio. Em seguida, configure o envio de mensagens: você pode responder de seu endereço do Gmail e de outros endereços de e-mail.