Leo Babauta: meus 10 hábitos de e-mail

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

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O e-mail pode ser uma ótima ferramenta de trabalho ou pode se tornar uma fonte irritante de procrastinação, e é assim que você mesmo o usa. Houve um tempo em que pedi falência total do meu e-mail, e agora eu verifico 2-3 vezes por dia todos os dias, mas é rápido e eficiente.

Desenvolvi vários hábitos que me ajudam a trabalhar de forma muito eficaz com minha correspondência e a me concentrar melhor em outros trabalhos importantes. E para ser honesto, minha caixa de entrada está finalmente vazia e é uma sensação ótima. Darei 10 dos meus hábitos neste artigo. Isso não significa absolutamente que você deva segui-los cegamente, eu só quero mostrar meu caminho, e com base nele você pode pavimentar o seu próprio. Então, aqui estão os hábitos que funcionam para mim:

Procure no correio com menos frequência

Não deixo minha caixa de correio aberta o dia todo. E eu olho para isso com pouca frequência. Cheguei à conclusão de que, se 20-30 cartas se acumularem na minha caixa de entrada, o mundo não entrará em colapso, ao mesmo tempo, será fácil para mim processar rapidamente exatamente essa quantidade. Atenção! Eu digo processo, não lido. Abro minha caixa de entrada para espalhar mensagens em outras pastas, não para lê-las e deixá-las ali.

Espalhe em pastas

Abro meu e-mail e começo a tomar decisões rápidas: deletar ou arquivar, ler e responder imediatamente (se levar menos de 2 minutos) ou arquivar, enviar uma resposta rápida e arquivar, adicionar à minha lista de tarefas para fazer isso mais tarde (marcar com um asterisco e arquivar). Em qualquer caso, NADA deve ser deixado na caixa de entrada.

Adicione tudo ao calendário imediatamente

Se uma carta chega a mim com uma data que devo lembrar, eu imediatamente a registro no calendário. Uma reunião cara a cara ou uma conversa no Skype, um treino ou algo que eu só tenho que lembrar depois de uma semana - tudo é enviado imediatamente para o calendário. Ora, este é o meu melhor hábito, foi levado ao automatismo e, graças a ele, raramente me esqueço de alguma coisa.

Use teclas de atalho"

Eu uso o Gmail, que oferece uma variedade de atalhos de teclado para meu e-mail. Na verdade, levei apenas alguns minutos para aprendê-los, e então a memória muscular se lembra das chaves.

Aqui estão os atalhos que uso:

"Gi" - retornar à caixa de entrada;

"E" - arquivo;

"#" - excluir;

"C" - cria uma nova mensagem;

"R" - resposta;

"F" - para frente;

"A" - responda a todos;

"Gs" - vá para marcado;

"Tab + Return" - quando eu crio uma mensagem, a envio e arquivo imediatamente.

Também uso a configuração quando, após excluir ou arquivar uma mensagem, vou automaticamente para a próxima sem retornar à caixa de entrada, o que permite que você navegue rapidamente pelas mensagens.

Escrever cartas curtas

Minha resposta a uma carta é geralmente de 1-3 sentenças. Raramente escrevo cartas com mais de 5 frases. E deve haver um bom motivo para isso. Se eu realmente preciso escrever muito, prefiro fazer no Google Docs e compartilhar com a pessoa certa. Uma carta curta significa uma resposta rápida do destinatário, porque uma pessoa não precisa percorrer a selva de sua eloqüência para capturar e assimilar informações importantes.

Adicione tarefas rapidamente a uma lista de tarefas

Algumas pessoas usam a caixa de entrada como uma lista de tarefas, mas ela não é adequada para isso, e este é o motivo:

1. As tarefas a serem realizadas se misturam com outras letras, e então é difícil pegá-las no meio da multidão.

2. A história da carta nem sempre contém um guia específico para a ação, mas com base na carta, você pode definir uma tarefa para si mesmo. Quando estiver prestes a concluí-la, você terá que reler a carta novamente para se lembrar da tarefa específica que definiu para si mesmo depois de lê-la.

3. Cada vez que você olha seu e-mail para pegar outra tarefa, você se depara com novas mensagens que chamam sua atenção e distraem das tarefas principais, atrapalhando seu ritmo de trabalho.

Uma lista de tarefas simples e conveniente é um documento de texto normal onde você pode adicionar tarefas de e-mails com apenas alguns cliques. E durante o trabalho, essa folha será uma ferramenta mais eficaz, porque você não precisa olhar para a caixa de entrada o tempo todo.

Armazene apenas mensagens não lidas na caixa de entrada

Este é um truque para usuários avançados. Eu hackeei minha caixa de entrada do Gmail de forma que ela não pode mais armazenar mensagens lidas. Isso significa que, se eu abrir a carta e não colocá-la em nenhuma outra pasta, ela simplesmente desaparecerá. Isso me motiva a tomar uma decisão sobre o que fazer com esta carta, imediatamente, ou simplesmente a perderei. Graças a essa configuração específica, as mensagens abertas não se acumulam na minha caixa de entrada, que se transformam gradualmente em lixo.

Colocado de lado para leitura

Freqüentemente, eles me enviam links para artigos. Eu os mando imediatamente para o Instapaper para ler mais tarde. É por isso que tento gastar menos tempo com o correio, porque tenho tantas coisas interessantes para ler além dele.

Filtrar sem piedade

Quando uma carta aparece em minha caixa de entrada que eu não gostaria de ver, eu lido com ela imediatamente. Não tenho preguiça de cancelar a inscrição na lista de discussão ou instalar um filtro neste remetente. E isso reduz significativamente o fluxo de e-mails recebidos. Sou implacável com as cartas que obstruem minha caixa de entrada e essa regra se aplica até mesmo a pessoas que me incomodam muito.

Fechar a correspondência no final do processamento das cartas

Mensagens desmontadas - feche o e-mail e não abra por várias horas até que haja um número suficiente de cartas novamente.

Adquirir bons hábitos de e-mail é uma coisa boa. Você perceberá imediatamente como ficou mais calmo para realizar tarefas mais importantes, livrando-se da intrusiva verificação de e-mail a cada 10 minutos. Sua cabeça estará livre para novas idéias assim que sua caixa de entrada estiver livre de e-mails desnecessários. Boa sorte!