Como organizar o seu dia: técnicas de gênios da produtividade

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

O tempo é um recurso escasso e insubstituível. Aprenda a usá-lo com sabedoria.

Método Benjamin Franklin

Benjamin Franklin era filho de um fabricante de sabão, mas graças à auto-organização e à disciplina teve sucesso em muitas áreas: na política, na diplomacia, na ciência, no jornalismo. Ele é um dos fundadores dos Estados Unidos da América - participou da elaboração da Declaração de Independência e da Constituição do país.

O retrato de Franklin aparece em uma nota de US $ 100, embora ele nunca tenha sido o presidente dos Estados Unidos. Ele é creditado com a autoria de frases de efeito como "Tempo é dinheiro" e "Não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje."

O tempo realmente importava para Franklin.

Você ama a vida? Então não perca tempo, pois o tempo é o tecido que compõe a vida. Benjamin Franklin

Aos 20 anos, Franklin desenvolveu um sistema de gerenciamento de tempo para si mesmo, que utilizou ao longo de sua vida. Contemporâneos a chamaram de "pirâmide de Franklin" (às vezes também chamada de "pirâmide de produtividade" - pirâmide de produtividade).

A pirâmide é baseada em valores de vida. Essas são diretrizes morais para resolver quaisquer problemas. Franklin os chamou de virtudes.

Para si mesmo, ele identificou 13 virtudes: abstinência, silêncio, amor à ordem, determinação, parcimônia, trabalho duro, sinceridade, justiça, moderação, limpeza, calma, castidade e mansidão.

Para trabalhar consigo mesmo todos os dias, Franklin criou um caderno especial no qual pegava uma página para cada princípio de vida. Ele alinhou cada página em sete colunas (dias da semana). Em seguida, ele desenhou 13 linhas horizontais de acordo com o número de virtudes.

Assim, todos os dias ele se concentrava em uma das virtudes, e à noite nas praças notava os erros cometidos no caminho para a "perfeição moral".

O próximo degrau da pirâmide de Franklin é uma meta global. É baseado em princípios de vida e responde à pergunta: "O que eu quero alcançar até a idade de N?" Uma meta global para um médico, por exemplo, pode ser o desejo de se tornar chefe de um departamento até os 35 anos, e para um gerente - lançar sua própria startup.

Benjamin Franklin é realmente o antepassado do planejamento de tarefas. Ele sempre aderiu à rotina e escreveu literalmente cada passo que dava. Portanto, mais adiante em sua pirâmide estão:

• plano mestre - instruções passo a passo para atingir uma meta global;
• plano de longo prazo - metas para os próximos 3-5 anos;
• plano de curto prazo - tarefas para o próximo ano e mês;
• planejamento para a semana e o dia.

Todos os degraus da pirâmide estão localizados sequencialmente - cada um próximo é baseado no anterior.

Saída

Para organizar o seu dia de acordo com o método Franklin, você precisa determinar os princípios fundamentais da vida, definir uma meta global e fazer um plano para alcançá-la.

Para o planejamento de longo e curto prazo, você pode usar uma das ferramentas eletrônicas ou criar um caderno de papel e implementar o sistema de "Notas Rápidas".

Método Stephen Covey

Stephen Covey é considerado um dos seguidores do sistema Franklin. Ele é um especialista e coach de renome internacional na área de gestão. Covey é palestrante profissional e autor de muitos livros. Um deles foi incluído na lista da literatura de negócios mais influente da revista Time.

Este é o livro, Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes, à frente de seu tempo. Covey o escreveu em 1989, mas não se tornou um best-seller até ser relançado em 2004.

O conceito de Covey é baseado em uma sequência de sete habilidades.

1. Afie a serra, ou seja, melhore-se constantemente.
2. Alcance sinergia, isto é, esforce-se por uma interação mutuamente benéfica.
3. Seja pro ativo.
4. Tente ouvir primeiro, e só então - para ser ouvido.
5. Comece imaginando o objetivo final.
6. Pense ganha-ganha.
7. Faça primeiro o que precisa ser feito primeiro.

A matriz de alocação e priorização de tarefas ajudará a implementar a última habilidade. Covey o pegou emprestado do 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight David Eisenhower.

Todas as tarefas são divididas em quatro grupos:

1. Urgente e importante (deve ser feito o mais rápido possível);
2. Importantes não urgentes (tarefas estratégicas com prazo distante);
3. Urgente sem importância (você precisa fazer isso rapidamente, mas você pode adiar ou não fazer você mesmo);
4. Sem urgência e sem importância (em regra, esses casos podem ser eliminados ou confiados a terceiros).

De acordo com Covey, pessoas bem-sucedidas raramente têm problemas de tempo, pois lidam rapidamente com tarefas das categorias 1 e 3 e sacrificam coisas da estaca zero sem piedade. Ao mesmo tempo, elas dedicam 60-80% de seu tempo e energia para resolver problemas do quadrado 2, porque eles são a locomotiva do progresso.

Saída

Para ser mais eficaz, no final ou no início do dia, escreva e priorize suas tarefas usando a Matriz de Eisenhower (ou Matriz de Covey, o que você preferir). Para fazer isso, você pode usar o aplicativo Eisenhower (iOS) ou MyEffectivenessHabits (Android). Tente manter a proporção: 40% - assuntos urgentes importantes, 60% - não urgentes importantes.

Método Tim Ferriss

Timothy Ferriss é um popular guru da produtividade. Gravações de suas aparições públicas coletam milhões de visualizações, e os livros são vendidos na mesma grande circulação.

Não é à toa - quem não quer "trabalhar 4 horas por semana, sem ficar no escritório" de chamada em chamada "e, ao mesmo tempo, morar em qualquer lugar e ficar rico"? O livro de Ferriss com o mesmo nome se tornou o número um nas listas de bestsellers do The New York Times e do The Wall Street Journal.

Seu método é baseado em dois pilares:

1. Lei de Pareto: 20% do esforço dá 80% do resultado, e os 80% restantes do esforço - apenas 20% do resultado. Isso significa focar nas atividades que realmente importam.
2. Lei de Parkinson: O trabalho preenche todo o tempo que lhe é atribuído. Isso significa que a tarefa deve ser alocada exatamente o quanto for necessário para concluí-la.

Você não precisa aumentar seu dia de trabalho para fazer mais. Pelo contrário, encurte-o, concentre-se apenas no que é realmente importante. Descarte tudo o mais, terceirize ou delegue.

A abordagem de Ferriss segue a técnica de planejamento 1-3-5. Sua essência é simples: uma coisa importante é adicionada à lista de tarefas, três médias e cinco pequenas. Nove no total. São a priori distribuídos por urgência, o que ajuda a livrar-se da sensação de emergência.

Ferriss é um oponente da multitarefa e da sobrecarga de informações. Quando várias coisas são feitas ao mesmo tempo, a atenção fica desfocada. Como resultado, a produtividade não aumenta, mas diminui. O mesmo acontece com a absorção contínua de informações. Verificar constantemente e-mails, mensageiros instantâneos e redes sociais apenas cria uma sensação falsa, mas não a aproxima do objetivo.

Mas estresse, pelo contrário, Ferriss considera nossos assistentes.

O medo é um indicador. O medo é nosso amigo. Às vezes ele mostra o que não fazer, mas com mais frequência mostra o que exatamente vale a pena fazer. Tim Ferriss

É importante destacar que Tim Ferriss não está sozinho na busca pela produtividade trabalhando menos. Stever Robbins, autor de As 9 etapas para trabalhar menos e obter mais, sugere o método dos “dias ativos”, em que você atribui a si mesmo um “cão de guarda” em um dia específico para monitorar seu progresso.

Saída

Este método é para você se você não pode seguir uma programação rígida e listas de tarefas não funcionam para você. Organize o seu dia para que 20% do tempo seja ocupado com as coisas mais difíceis e importantes. Deixe o resto seguir seu curso. Ou seja, se você precisa fazer uma reunião de negócios, precisa escolher o dia, a hora, a duração e seguir rigorosamente o cronograma. O resto do dia pode ser dedicado a qualquer trabalho em andamento.

Método de Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky é especialista na área de gestão do tempo, fundador e chefe da empresa com o mesmo nome. A sua peculiaridade não está na criação de empreendimentos originais, mas no facto de definir os métodos de gestão do tempo de forma simples e acessível, adaptando-os às realidades domésticas.

Arkhangelsky é autor de vários livros de negócios populares: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive e outros.

Este último é o mais popular. Time Drive explora a importância do planejamento, definição de metas e motivação, bem como poderosas técnicas de gerenciamento de tempo e antiprocrastinação.

• "Rãs". Todo mundo tem tarefas enfadonhas que são constantemente adiadas para depois. Essas ações desagradáveis se acumulam e psicologicamente esmagam. Mas se você começar todas as manhãs "comendo um sapo", isto é, antes de tudo, realizar alguma tarefa desinteressante e depois passar para o resto, então, gradualmente, as coisas serão colocadas em ordem.
• "Âncoras". Esses são apegos materiais (música, cor, movimento) associados a um certo estado emocional. As "âncoras" são necessárias para sintonizar a solução de um problema específico. Por exemplo, você pode se acostumar a trabalhar com correio de música clássica e, sempre que tiver preguiça de descarregar a caixa de entrada, basta ligar Mozart ou Beethoven para pegar a onda psicológica desejada.
• Bife de elefante. Quanto maior a tarefa (escrever uma dissertação, aprender uma língua estrangeira e assim por diante) e quanto mais apertado o prazo, mais difícil é começar. É a escala que o assusta: não está claro por onde começar, se você tem força suficiente. Essas tarefas são chamadas de "elefantes". A única maneira de "comer um elefante" é cozinhar "bifes" com ele, ou seja, dividir um grande negócio em vários pequenos.

Vale ressaltar que Gleb Arkhangelsky dá grande atenção não só à racionalização dos processos de trabalho, mas também ao descanso (o nome completo de seu best-seller é “Time Drive: Como Gerenciar para Viver e Trabalhar”). Ele está convencido de que sem um bom descanso, que inclui sono saudável e atividade física, é impossível ser produtivo.

Saída

Planeje todos os dias. Todoist, Wunderlist, TickTick e outros programas e serviços semelhantes irão ajudá-lo com isso. Divida tarefas complexas de grande escala em tarefas simples e pequenas. De manhã, faça o trabalho mais desagradável, para que no tempo restante só possa fazer o que quiser. Desenvolva gatilhos para ajudá-lo a lidar com a preguiça e lembre-se de incluir o descanso em sua programação.

Método Francesco Cirillo

Você pode não estar familiarizado com o nome Francesco Cirillo, mas provavelmente já ouviu falar de Pomodoro. Cirillo é o autor desta famosa técnica de gerenciamento de tempo. Ao mesmo tempo, Francesco teve problemas com seus estudos: o jovem não conseguia se concentrar de forma alguma, estava distraído o tempo todo. Um simples cronômetro de cozinha na forma de um tomate veio em seu socorro.

A essência do método Pomodoro é que o período de tempo alocado para o trabalho é "pomodoro". Um tomate = 30 minutos (25 minutos para o trabalho e 5 para o descanso). Iniciamos o cronômetro e trabalhamos com eficiência máxima e distração mínima por 25 minutos. Um sinal soa - é hora de uma pausa de cinco minutos. Em seguida, iniciamos o cronômetro novamente.

Assim, a produtividade é medida pelo número de “tomates” realizados por dia. Quanto maior melhor.

Para não perder 25 minutos pensando nas coisas por si mesmo, você precisa fazer uma lista de tarefas com antecedência. Nele, você também pode marcar o número de "tomates" inteiros (uma cruz é colocada na frente da tarefa) e distrações (um apóstrofo é colocado). Isso permite que você determine quanto tempo levou para concluir uma tarefa e quão difícil foi.

O Método Pomodoro é acessível e flexível. Se você quiser - mantenha uma lista de tarefas no papel e meça segmentos de 25 minutos com um cronômetro de cozinha, ou se quiser - use serviços e aplicativos especiais.

janelas	OS X e iOS	Android

De acordo com Cirillo, a duração ideal do "tomate" é de 20 a 35 minutos. Mas, tendo dominado a técnica, você pode experimentar e alterar os intervalos por si mesmo.

Você pode conhecer detalhadamente o método de Francesco Cirillo.

Saída

No início do dia, faça uma lista de afazeres e prossiga com os pomodoros. Se dentro de 25 minutos você se distrair, coloque o símbolo 'ao lado da tarefa. Se o tempo expirou, mas a tarefa ainda não foi concluída, coloque + e dedique o próximo "tomate" a ele. Durante o intervalo de cinco minutos, mude completamente do trabalho para o descanso: caminhe, ouça música, beba café.

Então, aqui estão cinco sistemas básicos de gerenciamento de tempo com os quais você pode organizar o seu dia. Você pode estudá-los com mais detalhes e se tornar um apologista de uma das técnicas, ou pode desenvolver a sua própria combinando várias técnicas e técnicas.

GTD - uma alternativa para gerenciamento de tempo

David Allen, o criador da metodologia GTD, é um dos mais famosos teóricos da eficácia pessoal. Seu livro, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, foi eleito o Melhor Livro de Negócios da Década pela revista Time.

O termo Getting Things Done é uma palavra da moda, e muitas pessoas erroneamente o equiparam com gerenciamento de tempo. Mas até o próprio Allen chama o GTD de "uma técnica para melhorar a eficácia pessoal".

Aqui está como Vyacheslav Sukhomlinov, um especialista no assunto, explicou a diferença entre gerenciamento de tempo e GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Diretor Executivo da holding de restaurantes. O GTD Practical Application Expert não é gerenciamento de tempo. A gestão do tempo é impossível. Todos têm o mesmo número de horas por dia. Não é a quantidade de tempo que importa, mas com o que você o preenche. Você precisa ser capaz de processar grandes fluxos de informações recebidas, determinar quais ações são necessárias para atingir as metas e, é claro, agir. GTD é exatamente sobre isso. Esta é uma certa maneira de pensar e viver. E o GTD também trata do estado de fluxo e da redução do estresse psicológico.

Você está pronto para discutir? Bem-vindo aos comentários. O que você acha que é mais sobre GTD - gerenciamento de tempo ou eficiência pessoal? Além disso, diga-nos quais técnicas ajudam você a organizar o seu dia.