Como passar menos tempo no e-mail

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

A verificação de e-mail se tornou um vício para muitos. Mas você pode se livrar disso e aumentar sua produtividade.

A verificação de e-mail é muito parecida com uma dependência. Há várias razões para isso.

• Assim como durante o sexo, jogo ou uso de drogas, o hormônio do prazer dopamina é liberado no cérebro durante a verificação de e-mail.
• Continuamos verificando nossa caixa de entrada porque queremos nos manter atualizados e temos medo de perder algo.
• Analisamos e-mails para que possamos relaxar e não fazer coisas mais difíceis.

Mas esse tempo poderia ser muito melhor gasto. Kevin Cruz, autor de 15 segredos de gerenciamento de tempo: como as pessoas bem-sucedidas fazem tudo, oferece cinco dicas para ajudá-lo a reduzir o tempo do seu e-mail pela metade.

1. Adicione a análise à sua programação

Não verifique seu e-mail, mas processe-o. Trate a análise de mensagens como faria com qualquer outro trabalho. Planeje, adicione ao seu calendário e comece. Cruz aconselha que você classifique sua correspondência três vezes ao dia: manhã, tarde e noite.

Não é a quantidade de tempo gasto trabalhando com correio que importa. Alguém levará três horas por dia para analisar as mensagens, enquanto outros levarão 30 minutos. O principal é abordar esse negócio de forma consciente, como um trabalho regular.

Kevin cruz

2. Não envie a todos uma cópia da carta

Quanto menos e-mails você enviar, menos receberá em troca. Portanto, tente não colocar tantas pessoas na cópia da carta. Inclusive, não marque a caixa "Responder a todos".

Alguns conseguiram reduzir o tráfego de e-mail em 50% quando se treinaram para pensar duas vezes antes de enviar um novo e-mail.

3. Filtrar mensagens

Configure filtros para colocar diferentes tipos de letras em pastas diferentes. Dessa forma, você só pode perder seu tempo com as mensagens realmente importantes e não se sobrecarregar com o resto.

4. Pare de usar sua caixa de entrada como uma lista de tarefas

Muitas pessoas enviam mensagens para si mesmas com tarefas diferentes para depois, transformando a caixa de correio em outra lista de tarefas pendentes. Mas isso só prejudica a produtividade.

Cruz sugere essa abordagem. Ao abrir um novo e-mail, pergunte-se primeiro se pode excluí-lo. Caso contrário, considere se você pode delegá-lo a alguém. Se isso não for possível, descubra se você pode lidar com isso em menos de cinco minutos. Se sim, ótimo. Se não, deixe a carta de lado para depois. Mas não o deixe na sua caixa de entrada, mas transfira-o para o seu calendário e selecione uma data e hora específicas em que você pode fazer isso.

5. Comunique sua intenção a outras pessoas

Discuta isso com seus colegas de trabalho, para que seja mais fácil seguir o plano. Diga a seu chefe que, para melhorar sua produtividade, você desligará novos alertas de e-mail e analisará e-mails apenas em determinados momentos.

Combine também como você pode ser contatado em caso de assuntos urgentes.

Para tentar diminuir o tempo que leva para trabalhar com e-mail, você tem que mudar seus hábitos, e isso sempre é difícil de conseguir imediatamente. Seja paciente e esteja pronto para perceber que não há necessidade de gastar tanto tempo no correio.