9 dicas para ajudá-lo a trabalhar mais rápido no Word

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Mesmo que você trabalhe no MS Word por um longo tempo e se considere um especialista, você sempre pode se tornar ainda mais produtivo.

Você pode já estar familiarizado com algumas das técnicas. Mas muitas vezes acontece que mesmo os verdadeiros profissionais percorrem um longo caminho e não conhecem muitos truques úteis.

1. Autotexto

Você pode usar esse recurso para inserir rapidamente palavras e frases usadas com frequência, economizando muito tempo. Você pode compartilhar esse conselho com os colegas e tornar a vida mais fácil para eles também.

Você só precisa escrever o texto (ou fazer gráficos) que costuma usar em documentos e formatá-lo, se necessário. Em seguida, selecione o texto e pressione Alt + F3. Dê um nome curto (por exemplo, uma abreviação) e salve. No futuro, em vez da frase inteira, digite o nome que você escolheu e pressione F3. O texto ou imagem salva aparecerá automaticamente no documento.

2. AutoCorreção

O Autotexto reduzirá o tempo gasto na redação de textos repetitivos, mas não resolverá o problema de erros de digitação e erros. A AutoCorreção corrige alguns bugs comuns. O Word faz isso sozinho enquanto você digita. E ainda melhor, se você mesmo adicionar aquelas palavras em que costuma haver erros de digitação.

Por exemplo, você sabe que está sempre faltando o "t" na palavra "agência". Abra as preferências (Arquivo → Opções → Ortografia → Opções de autocorreção nas versões 2010, 2013, 2016) e preencha o que deseja substituir. Na próxima vez que você escrever "agência" sem "t", o Word corrigirá o próprio erro. No mesmo local, você pode adicionar ou remover a substituição de aspas-patas por aspas-árvores de Natal, um hífen com travessão e assim por diante.

3. Opções de colagem

Ao colar texto da Internet ou de outros arquivos, você deve formatá-lo para corresponder ao estilo do seu documento. Claro, você pode escolher a opção "somente texto" todas as vezes, mas provavelmente se esquecerá disso com frequência. Nesse caso, você pode tornar a colagem não formatada a opção padrão.

Vá em “Arquivo” → “Opções” → “Avançado” → “Copiar, recortar e colar” e selecione a opção “Salvar somente texto” no item “Colar de outros programas”. Agora, em qualquer documento em que você trabalhe, copiar o conteúdo de arquivos ou páginas da web irá formatá-lo para corresponder ao seu texto.

4. Excluindo um estilo

Outra maneira de remover a formatação de texto é com o gerenciamento de estilo. Selecione o conteúdo desejado e pressione Ctrl + Espaço ou escolha Normal na guia Início no grupo Estilos.

5. Colaboração em tempo real

O Office Online foi introduzido no Office 365 2013. A versão 2016 oferece ainda mais recursos, como colaboração em tempo real. Provavelmente, a maioria dos usuários está familiarizada com este princípio do Google Docs.

Salve o documento no OneDrive ou no SharePoint Online. Clique em Compartilhar e escolha com quem deseja trabalhar neste arquivo. Envie um convite para coautor para que as pessoas selecionadas possam acompanhá-lo. Todos que têm acesso ao documento verão quem está fazendo quais alterações. Assim, o trabalho nos projetos será muito mais eficiente: ninguém terá que esperar respostas com edições e novas informações pelo correio.

6. Modelos

Você pode encontrar e baixar um grande número de modelos na web. Você pode começar a usá-los e editar conforme necessário - muito mais rápido do que reconstruir o projeto.

7. Apêndice

No aplicativo móvel para Android e iOS, você pode criar e editar documentos de seu smartphone ou tablet e visualizar arquivos do armazenamento em nuvem. É melhor usar o aplicativo Word do que outros editores móveis: assim você pode ter certeza da mesma formatação e sempre ter acesso à versão mais recente do documento - em um programa de desktop, na versão do navegador do Word, em um smartphone ou tablet.

Para funcionar, você deve entrar em sua conta. Se você ou sua organização tiver uma assinatura do Office 365, não será necessário pagar nada no aplicativo.

8. Formato de tabela personalizado

Se você formata tabelas com frequência de acordo com sua preferência, pode reduzir a quantidade de trabalho. Crie um estilo e adicione-o ao grupo Estilos de Tabela. Então, neste grupo, clique com o botão direito no estilo desejado e torne-o o formato padrão.

9. Imprima em qualquer lugar

Isso pode parecer estranho para alguns, mas a maioria dos usuários do Word usa as setas do teclado quando precisa mover o cursor e começar a escrever em um novo local no documento. Mas isso pode ser feito muito mais rápido - com um clique duplo. Abra uma folha em branco e clique duas vezes em qualquer lugar para começar a digitar lá.

Agora você está pronto para ser o mais produtivo possível no Word!