2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08
Nosso leitor Oleg Bondarenko compartilha seu comprovado sistema GTD para organizar assuntos e toda a vida. Não é segredo que sabemos quase tudo sobre GTD e mecânicas semelhantes, mas raramente somos capazes de usá-los por muito tempo. Temos certeza de que a história de sucesso neste campo será de seu interesse.
A seguir está um resumo de uma implementação GTD pessoal em um formato que resistiu ao teste dos anos. Talvez ajude alguém.
Eu divido as tarefas, ideias e pensamentos recebidos da seguinte forma:
- O que pode ser empurrado imediatamente para outro artista, eu imediatamente empurro. Eu adicionei uma tarefa de lembrete "Verificar execução".
- O que pode ser feito agora em 5-15 minutos. Eu sento e faço.
- O que leva mais tempo ou não pode ser feito agora. Isso também inclui tarefas de lembrete do tipo "Verificar o status do projeto XXX". Imediatamente eu o direciono para a lista de tarefas no meu telefone ou no Google Tarefas - tudo está sincronizado.
- O que é interessante e pode ser promissor. Eu deixo cair em um monte de Evernote. Eu reviso cerca de uma vez por semana, classifico por cadernos. Algo se transforma em tarefas.
Mais detalhes no 3º ponto.
Para manter uma lista de tarefas com sucesso, é necessária uma formalização estrita, minimizando os custos de gerenciamento e obtenção de dados. Isso é conseguido da seguinte maneira.
Cada tarefa tem um nome estruturado como: Projeto | Objeto | Açao
Projeto - este é um grande agrupamento de tarefas, um código abreviado como CASA, ESCRITÓRIO, CLIENTE1, … Para cada projeto, deve haver uma média de 1-10 tarefas. Se houver consistentemente mais tarefas para o projeto, aloco uma parte para um projeto adicional. Assim, o agrupamento de tarefas é sempre de um nível. Como a prática tem mostrado, um agrupamento mais visual de tarefas na forma de uma árvore de vários níveis é, na verdade, desnecessariamente demorado e reduz a motivação para o uso eficaz do sistema.
A pesquisa de tarefas dentro de um projeto é feita com funções básicas: pesquisar ou classificar é o meu método favorito.
Um objeto - este é um objeto ou pessoa sobre o qual você precisa executar uma ação. Tudo é simples aqui.
Açao - uma ação elementar que deve ser executada sobre o objeto.
Outro ponto fundamental: cada tarefa contém Data de Vencimento … Se você não tiver certeza sobre a data de vencimento da tarefa, defina a atual. Se você acertar a data atual e não fizer mais nada, amanhã a tarefa estará na lista de vencidos e você terá que tomar uma decisão sobre ela. Por exemplo, remova das notas de vida.
Às vezes, para um determinado Projeto, aparece uma lista de tarefas, cujo tempo e sequência de execução não estão claros no momento. Neste caso, procuro uma tarefa geral na forma: Tarefas do projeto. Nos comentários, listo a lista de tarefas. Com o tempo, a situação fica mais clara, algo é excluído, algo está sendo realizado, algo se transforma em uma tarefa separada. Em qualquer caso, mesmo a partir de tal entrada de grupo, eu determino a data - quando é necessário fazer referência a ela e realizar uma auditoria.
E a última coisa. Na minha prática, aproximadamente 50% das tarefas não são executadas (ou não pode ser executado) na data selecionada. Muito não depende de mim. As tarefas do tipo "Verificação do status do projeto" são geralmente demoradas e requerem atenção periódica. Algo está sendo especificado e complementado. Essas tarefas são constantemente adiadas para datas posteriores. Isso é normal (aliás, essa é uma grande vantagem dos organizadores eletrônicos). O trabalho manual de adiar prazos também é útil no sentido de que às vezes leva a pensamentos importantes.
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