Como priorizar quando você está constantemente sobrecarregado

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Definimos o que é principal na vida e aprendemos a colocá-lo em primeiro lugar.

Quando você está se afogando em um mar de tarefas e compromissos, até mesmo decidir o que fazer primeiro pode ser complicado. Em tal situação, é importante aceitar que é simplesmente fisicamente impossível completar tudo e destacar o mais importante. Caso contrário, o estresse e a culpa irão persegui-lo.

O que deve ser prioridade

Todos terão suas tarefas específicas, mas existem várias áreas da vida às quais todos devemos prestar mais atenção. Eles são os únicos que o ajudam a se aproximar de seus objetivos de longo prazo e fazer a vida valer a pena. Mesmo assim, muitos os ignoram por meses ou mesmo anos. Tente colocá-los no topo da sua lista de tarefas.

1. Saúde

Um estilo de vida saudável fica em segundo plano com mais frequência. Desistimos de caminhar no parque e treinar para fazer as coisas, ou escolhemos fast food para não perdermos tempo cozinhando.

Os resultados de tais decisões se acumulam e começam a afetar todas as áreas da vida. O fast food não fornece energia suficiente para funcionar bem. O estresse e a irritabilidade que vêm de não cuidar de nós mesmos podem nos fazer sentir como se estivéssemos com nossos entes queridos. Como resultado, não só o bem-estar físico sofre, mas também o bem-estar mental, o estado emocional se deteriora. Portanto, lembre-se: a saúde é a base de tudo.

2. Sono

Prepare-se para os exames, termine de escrever um relatório, fique acordado até tarde assistindo a uma série - escolhemos qualquer coisa, menos dormir. Parece que, ao reduzi-lo, ganharemos algumas horas adicionais para nossos negócios. Mas o preço é muito alto.

Você provavelmente já experimentou os efeitos da falta de sono: cansaço, irritabilidade, incapacidade de se concentrar e fazer algo produtivo. Mas estudos mostram que a constante falta de descanso leva a problemas muito mais sérios, desde doenças do sistema cardiovascular até a deterioração do cérebro. Não negligencie o sono.

3. Relacionamentos com entes queridos

Em momentos de estresse, muitas vezes iniciamos relacionamentos com entes queridos, acreditando que eles não irão a lugar nenhum e só voltaremos a nos comunicar quando tivermos mais tempo. E assim perdemos um concerto de criança por causa de uma reunião de trabalho, ou esquecemos de desejar um feliz aniversário a um amigo porque os pensamentos estão ocupados com os negócios. Essas pequenas coisas se acumulam e estragam os relacionamentos, e é difícil restaurá-los mais tarde.

Reserve um tempo para fortalecer a família e as amizades para que você não tenha que se arrepender do que perdeu. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a fazer isso:

• Dê o primeiro passo. Não espere que outras pessoas sugiram algo. Seja aquele que mantém contato e convida familiares e amigos para algum lugar.
• Determine por si mesmo o que você não perderá em nada no mundo. Em algum momento, você inevitavelmente terá que fazer uma escolha a favor do trabalho ou de outras responsabilidades. Mas deve haver situações que não podem ser negligenciadas, como um aniversário de casamento ou ajudar um amigo em um momento difícil para ele.
• Mantenha contato. Estamos todos ocupados, mas isso não é motivo para perder o contato. Ligue, escreva, parabenize entes queridos pelas vitórias, expresse simpatia em caso de insucesso, agradeça e entre em contato assim mesmo.

4. Trabalho produtivo

Trabalhar duro e ser produtivo não são necessariamente a mesma coisa. Você pode trabalhar de manhã à noite, mas obtém resultados mínimos. Portanto, é importante atuar não só com diligência, mas com sabedoria: trabalhar em profundidade, concentrar-se em tarefas que ajudem a crescer, inclusive profissionalmente. Procure e priorize oportunidades que lhe permitam aprender coisas novas e fazer coisas que o inspirem.

O que excluir das prioridades

Para subir algo na lista de tarefas, você precisa desistir de outra coisa. Aqui estão algumas atividades que você pode realizar para liberar seu tempo e energia.

1. Mídia social e absorção de conteúdo

Verificar o que há de novo no Instagram ou Twitter não deve ser sua prioridade. Aqui está o que o autor do Minimalismo Digital Cal Newport aconselha: "Concentre-se em um punhado de atividades on-line cuidadosamente selecionadas que apóiam seus valores e pule o resto."

Para facilitar este processo:

• Acompanhe onde seu tempo está indo. Existem serviços especiais para isso. Quando você vê o quanto está perdendo, é mais fácil redirecionar esse tempo para outra coisa.
• Torne seu acesso mais difícil. Remova aplicativos de mídia social para evitar o acesso de tédio.

2. Tarefas de baixo valor

Sempre há coisas que demoram muito, mas não nos movem para frente:

• verificar correspondência e responder cartas;
• ler as mensagens acumuladas em chats de trabalho;
• fazer tarefas administrativas repetitivas;
• atender ao pedido urgente de alguém.

Tal rotatividade apenas nos distrai do principal. Lembre-se de que você não alcançará grandes objetivos se fizer apenas essas pequenas coisas o tempo todo.

3. Atitude negativa

Freqüentemente pensamos em acontecimentos desagradáveis e contratempos, duvidando de nós mesmos ou ficando com raiva dos outros. Isso não apenas estraga o clima, mas também consome um tempo que poderia ser gasto em mudanças na vida. Use as seguintes estratégias para evitar ficar preso em pensamentos negativos:

• Colete uma coleção de elogios. Quando alguém disser algo bom, elogiar, agradecer, elogiar, anote em um caderno ou salve uma captura de tela. Quando você está de mau humor, reler as palavras gentis o ajudará a se sentir melhor.
• Observe seu diálogo interno. Quando você notar pensamentos negativos sobre si mesmo, imagine-se dizendo algo assim a um amigo próximo ou a um filho. Muito provavelmente, você descobrirá que é muito crítico consigo mesmo.
• Seja gentil. Lembre-se de que as pessoas podem ter machucado você porque elas próprias estavam passando por dificuldades. Mas não se esqueça de ser gentil consigo mesmo. Se você acha que a pessoa é tóxica, defenda seus limites ou pare de se comunicar.

Colocando o importante primeiro

1. Combine todas as tarefas

Certamente você tem uma lista de tarefas de trabalho e assuntos pessoais, e várias ideias estão constantemente girando em sua cabeça. É tão difícil saber com o que começar. Portanto, a primeira etapa é reunir todas as caixas em um só lugar e marcar em que data devem ser concluídas. Para fazer isso, você pode usar papel ou serviços como Trello e Todoist.

2. Livre-se das distrações

Bloqueie o acesso a sites demorados. Você pode fazer isso o dia todo ou por um determinado período quando precisar trabalhar sem distração. Se esta não for uma opção para você, pelo menos desative as notificações desnecessárias.

3. Resista ao impulso de mudar para algo novo

Sempre haverá uma nova ideia ou tarefa que você deseja realizar. Mas, ao mudar de um para o outro, você não avançará no que está fazendo. Mesmo se você ficar entediado, tente. Não desista de um hábito após uma semana para tentar outro. Não aceite um novo projeto antes de terminar o atual.

4. Distinguir entre assuntos importantes e urgentes

Temos a tendência de priorizar tarefas com prazos, mesmo que sejam menos importantes para nós por si mesmas. Mas atividades como ligar para a vovó ou passear não são prioritárias, embora apenas tornem a vida equilibrada e proporcionem lembranças valiosas.

Use a Matriz de Eisenhower para priorizar casos. Possui quatro categorias:

• Urgente e importante: tarefas que são valiosas para você - elas precisam ser concluídas o mais rápido possível.
• Não urgente, mas importante: tarefas que ajudam a desenvolver - elas precisam ser inseridas no calendário.
• Urgente, mas sem importância: tarefas que podem ser delegadas a outra pessoa.
• Não urgente e sem importância: tarefas a serem abandonadas.

Tente fazer coisas importantes tanto quanto possível e minimize as que não são importantes.

5. Gerencie não o tempo, mas a sua energia

Para fazer isso, você precisa determinar quando é mais produtivo e distribuir as tarefas com base no seu nível de energia. Por exemplo:

• Se você acorda cedo, coloque coisas importantes para fazer pela manhã, quando estiver mais energizado.
• Se você é uma coruja da noite, faça projetos que exijam concentração à noite.
• Se você tem filhos pequenos, seu tempo produtivo é quando eles dormem ou outra pessoa está cuidando deles. Use essas lacunas para suas tarefas prioritárias.

6. Faça uma lista de seus compromissos

Freqüentemente, assumimos tarefas demais, embora nossa energia e nosso tempo sejam limitados. Portanto, é útil revisar periodicamente suas obrigações:

• Faça uma lista o mais detalhada possível daquilo em que você está gastando seu tempo.
• Divida essas atividades em categorias: carreira, família, hobbies e assim por diante.
• Decida quanto tempo, como porcentagem, você gostaria de gastar em cada categoria.
• Reduza o número de responsabilidades menos importantes para que você tenha recursos suficientes para as mais importantes.
• Faça uma lista de tarefas a cada dia com base em suas categorias principais.

7. Esforce-se para "comer o sapo" o mais rápido possível

Um sapo significa a coisa mais difícil ou desagradável do dia. Por exemplo, trabalhar em um projeto que você sonha em fazer, praticar esportes, escrever mil palavras para um futuro livro. Normalmente, você deseja adiar essas coisas para mais tarde, mas é melhor fazê-las primeiro.

Isso fará com que você avance e torne tudo o mais mais fácil durante o dia. Se você "comer um sapo" todos os dias, aos poucos obterá melhores resultados.

8. Distribuir tarefas em blocos

Isso o ajudará a construir um cronograma baseado em prioridades e não perder tempo trocando de um para o outro. É assim que o método funciona:

• Faça uma lista de tarefas do dia.
• Divida as tarefas do mesmo tipo em blocos, por exemplo "Trabalhar com correio", "Escrever texto", "Compromissos".
• Calcule quanto tempo levará para cada bloco.
• Adicione blocos ao calendário um por um.
• Passe para o próximo apenas quando terminar o anterior.
• Mova blocos no calendário, se necessário.

Tente ter pelo menos um dos blocos todos os dias dedicado às suas prioridades.

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