Kanban pessoal: como aprender a fazer o trabalho na hora certa

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

A principal coisa sobre o método japonês de organização do trabalho em perguntas e respostas.

O que é esta palavra incompreensível - "kanban"?

Kanban pessoal é um mapa interativo do seu emprego. Uma das opções mais comuns e acessíveis é uma placa adesiva que o ajuda a fazer o trabalho na hora certa.

A própria palavra "kanban" é traduzida do japonês como "outdoor". Ele chegou até nós da fábrica da Toyota, onde o sistema de organização da produção é assim chamado.

Como uma placa adesiva pode ajudá-lo a cumprir os prazos?

Permite que você veja o principal: quais são suas prioridades e o que você já alcançou. Também ensina a não se dispersar em atividades secundárias e sem importância no momento e a não assumir muitas obrigações.

Provavelmente tudo isso é muito difícil?

Não. Existem apenas duas regras principais no sistema kanban:

1. Você precisa visualizar seu fluxo de trabalho. Isso ajuda você a ver sua carga real e, se necessário, alterá-la.
2. Você precisa limitar o número de tarefas nas quais está trabalhando ativamente. Muitas vezes, para ilustrar essa regra, eles citam o exemplo de um malabarista: quanto mais objetos ele pega, maior a chance de quebrar algo.

Visualizar significa colocar um quadro com adesivos?

Não é necessário. Você pode usar qualquer opção que seja conveniente para você: um quadro branco, uma geladeira com ímãs, um notebook, aplicativos especiais e assim por diante. O principal é que você desenhe pelo menos três colunas: Para fazer, Fazer, Pronto. Eles precisam ser preenchidos com adesivos ou inscrições para ver a qualquer momento o quão ocupado você está no momento.

Você também pode adicionar uma coluna Pendente para tarefas não urgentes. Ou quaisquer outras colunas, por exemplo "Descansar" (com as tarefas "pedir pizza", "esquiar" e assim por diante).

Funciona de forma simples: você move adesivos (ou notas) de uma coluna para outra conforme conclui as tarefas.

E o que isso vai me dar?

Uma oportunidade para obter um feedback eficaz. Quando você move o adesivo para a coluna "Concluído", seu cérebro recebe um doce: a tarefa está concluída, você pode descansar ou começar uma nova.

Com o tempo, você desenvolverá o hábito de iniciar uma nova tarefa somente depois que a anterior for concluída. Isso significa, idealmente, que não haverá negócios inacabados.

Como posso determinar quantas tarefas posso concluir?

Empiricamente. Comece a usar seu kanban pessoal e, com o tempo, você descobrirá qual é a sua "largura de banda". Ele pode mudar dependendo da complexidade das tarefas, sua condição e seu humor. Escolha um mínimo e a seguir eleve a fasquia.

A propósito, essa é uma boa proteção contra o esgotamento no trabalho. Você aprenderá a gerenciar sua carga de trabalho sem comprometer sua carreira.

Como um kanban pessoal difere de uma lista de tarefas regulares?

A visualização, a possibilidade de ver o resultado final (quanto você fez em um dia), permite fazer uma análise, determinar quais tarefas o inspiram e quais são realizadas com dificuldade (é melhor realizá-las primeiro).

A lista de afazeres regular não é interativa, não fornece feedback, não alivia o estresse, pois não estrutura a jornada de trabalho.

Quais aplicativos estão substituindo a placa de adesivos?

Trello é um aplicativo gratuito excelente como ferramenta para construir seu próprio trabalho e gerenciar pequenos projetos. Também pode ser usado para treinamento, visualização de uma lista de objetivos e desejos, reparos, planejamento de viagens, pesquisa e assim por diante.

KanbanFlow se parece com Trello, mas na verdade, ele se encaixa ainda mais no conceito clássico de "kanban". O aplicativo, além de criar quadros e tarefas, permite acompanhar o tempo gasto em sua execução (é utilizado o método Pomodoro).

Kanbanote é um add-on para o popular aplicativo Evernote que visualiza listas de tarefas pendentes.

Se eu quiser saber mais sobre isso, o que devo ler?

Uma das publicações mais populares é Personal Kanban: Mapping Work / Navigating Life, de Jim Benson e Tonian De Maria Barry, que fornece conhecimento básico do sistema.

Jim Benson também mantém um blog onde responde a perguntas e dá consultas.