7 dicas do Gmail de um ex-funcionário do Google

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Se centenas de e-mails recebidos e distrações constantes para verificar seu e-mail não permitem que você se concentre em sua atividade principal, então este artigo é para você. Rudolphe Dutel, um ex-funcionário do Google, explicou como trabalhar com o Gmail corretamente sem dores de cabeça.

Em 2011, Rudolf Dutel conseguiu um emprego no Google. “Meu primeiro dia no escritório do Google foi como a chegada de Harry Potter em Hogwarts: você está muito preocupado, como um colegial em um primeiro encontro, e não está claro o que fazer”, lembra Rudolph. “Portanto, fiquei feliz com qualquer trabalho que me fosse confiado e com a oportunidade de aprender algo novo no processo.”

Nos dois anos seguintes, ele estava destinado a se envolver estreitamente no treinamento de funcionários da empresa para trabalhar com o serviço de correio Gmail, bem como em suas vendas corporativas.

Dütel não é mais um membro do Google, ele agora é um funcionário do Buffer e o fundador do projeto Remotive, uma revista semanal eletrônica para trabalhadores remotos. No entanto, ele ainda usa alguns dos truques que ensinou a seus ex-colegas.

Como treinar seu e-mail: 7 dicas incríveis para trabalhar com o Gmail

Às vezes, abrir sua caixa de entrada na segunda-feira de manhã é uma revelação. Parece fisicamente impossível separar o fluxo interminável de cartas.

O e-mail hoje não é usado, exceto em vilas remotas, onde não há eletricidade ou torres de celular. De acordo com uma pesquisa do McKinsey Global Institute, gastamos em média um terço do nosso dia de trabalho respondendo a e-mails.

O trabalhador qualificado médio gasta até 28% de seu tempo útil analisando e-mail. Isso é cerca de 13 horas por semana.

Claro, eu não quero concordar com estatísticas tão tristes. Além disso, todo mundo quer gastar seu tempo em algo mais útil. Para tanto, Dutel passou muito tempo testando as capacidades do Gmail, utilitários e serviços, destacando os sete mais úteis, em sua opinião, para o uso diário. Talvez, trabalhar correspondência não seja um negócio tão longo.

1. Use o botão "Cancelar envio"

Você já percebeu alguns erros de digitação irritantes em sua carta depois de clicar em "Enviar"? Tenho certeza que sim.

A partir de agora, não há mais nada a temer: você tem a função de cancelar o envio, usando o que é um pré-requisito estrito para quem decidiu assumir seriamente a gestão de um precioso tempo de trabalho.

Você pode ativar a função acessando o menu e marcando a frente da função correspondente: "Configurações" → "Geral" → "Cancelar envio". Opcionalmente, o período de cancelamento pode ser definido para 10, 20 ou 30 segundos.

Experimente você mesmo, eu pessoalmente gostei!

2. Aplique modelos para economizar tempo

Escrevemos um grande número de letras do mesmo tipo, semelhantes entre si como duas gotas de água. Às vezes, tomamos como base para novas cartas aquelas que já escrevemos para outras pessoas. Por exemplo, para vendedores, isso é conveniente e pode economizar muito tempo.

Então, por que não preparar alguns modelos para esse tipo de mensagem, em vez de reescrever a mesma coisa indefinidamente? Afinal, substituir algumas palavras e frases é muito mais fácil do que escrever de novo. O principal é não esquecer de relê-lo depois.

Prepare e salve algumas respostas de modelo que você pode usar mais tarde, se necessário.

Para habilitar a função "Modelos de resposta", vá para a guia "Laboratório" no menu de configurações.

Graças a esse recurso incrivelmente útil, Rudolph e seu irmão conseguiram enviar manualmente seus detalhes de contato para os primeiros 1.500 assinantes do Remotive em uma carta padrão.

3. Use a função de acesso offline

Outro truque que aprendemos com Dutel é como continuar trabalhando com o Gmail sem acesso à Internet.

Talvez alguns de vocês gostem de se desconectar dos outros por um tempo para se devotar totalmente às tarefas criativas. No entanto, na maioria dos casos, você simplesmente não pode ficar sem a pasta "Caixa de entrada", onde, por exemplo, você abandonou a tarefa técnica. Como ser?

Para todas as viagens de trem, casos com acesso pago ou limitado à rede Wi-Fi e outras circunstâncias imprevistas, você pode usar a função "Offline". Ele permite que você leia, responda, pesquise e arquive e-mails sem acesso à Internet.

Isso é realmente muito conveniente, já que este modo permite que você trabalhe não só com e-mail, mas também com Google Drive e Google Docs.

4. Não tem tempo? Pausa

Às vezes, as mensagens que chegam simplesmente caem na caixa uma após a outra, incomodando e distraindo do trabalho em que estamos focados. Uma, duas, quatro, dez novas letras … E se houver algo importante?

A melhor solução para esse problema, segundo Dutel, era a função Pausa na Caixa de Entrada. O significado desta função é muito simples: você suspende o fluxo de correspondência recebida se estiver ocupado com algo importante, e quando está livre do peso das preocupações e de um calendário cheio de eventos, você retorna a eles como se os tivesse recebido no mesmo segundo, indo para a página com a guia de correio.

5. Cancele a assinatura de listas de e-mail desnecessárias

Acontece que é difícil se livrar completamente de todos os tipos de correspondência que chegam à sua caixa de entrada de e-mail do trabalho. Como você se livrar daqueles que não são de todo interessantes para você?

Confira o Unroll.me, um utilitário que pode ajudá-lo a organizar seus e-mails da melhor maneira possível em minutos. Depois de se inscrever no serviço, abra a lista de e-mails que você assinou. Em seguida, cancele a assinatura dos desnecessários.

6. Ative a verificação em duas etapas

Parece que o Gmail sabe quase tudo sobre nós: com quem nos comunicamos, que imagens procuramos na pesquisa, o que guardamos nos "Documentos". Podemos dizer que se trata de uma espécie de centro de controle de vôo e o principal quartel-general do comando - todos os links levam até aqui, como as estradas para Roma. Isso significa que a segurança deve ser cuidada primeiro.

A verificação em duas etapas é a melhor solução para essa tarefa. "Dois-", porque para proteger a sua informação, necessitará não só da palavra-passe da caixa de correio, mas também de um código único, que receberá sempre que tentar aceder à sua caixa de correio a partir de uma aplicação móvel ou mensagem SMS.

Rudolph também aconselha prestar atenção ao serviço 1Password.

Muitos outros serviços populares como Dropbox, Facebook e Twitter também usam a verificação em duas etapas para acesso.

A propósito, para a segurança dos seus dados, é importante garantir que a sua conta do Gmail não seja usada em vários dispositivos ao mesmo tempo, por exemplo, em dois computadores ao mesmo tempo.

7. Use notificações mais informativas

Muitos mensageiros usam vários status para mensagens de uma vez: "Enviado", "Entregue", "Lido". Em alguns lugares, como o Facebook, os ícones são usados para representar essas notificações.

Para o serviço Gmail, existe uma solução semelhante - Sidekick. Esta é uma boa aplicação para quem procura emprego, ou para quem tem actividades relacionadas com vendas: é muito cómodo obter o estado dos emails enviados.

Agora você sabe um pouco mais sobre a segurança e economia de tempo ao trabalhar com o Gmail. Esperamos que o conselho de um especialista experiente o ajude a se tornar mais produtivo.