O método Inbox Zero é a melhor maneira de lidar com milhares de e-mails não lidos

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Manter sua caixa de entrada vazia é fácil. Isso o ajudará a ser mais produtivo e a nunca perder mensagens importantes.

Um monte de e-mails não lidos constantemente pendurados em sua caixa de entrada deixará qualquer pessoa em pânico. Se você tem muitos parceiros de negócios e colegas com os quais interage por correspondência, você só precisa manter sua caixa de entrada de e-mail limpa e organizada.

O CEO da JotForm, Aytekin Tank, é uma maneira interessante de organizar e-mails chamada Caixa de Entrada Zero. Como o nome sugere, o método é apenas manter sua caixa de entrada vazia.

Em geral, Tank não inventou nada novo. Inbox Zero foi criado há muito tempo pelo escritor e blogueiro Merlin Mann, e é um método comprovado e conhecido. Aproximadamente a mesma técnica de trabalhar com documentos foi descrita por David Allen em seu livro "Como colocar as coisas em ordem". Tank acabou de adaptá-lo para a interface da web do Gmail.

Empreendedor Aytekin Tank, fundador e CEO da JotForm

Recebo e envio centenas de emails todos os dias. Mas, no final do dia, minha caixa de correio está invariavelmente vazia. Não tenho secretária para lidar com minha correspondência. Eu sigo um princípio chamado Caixa de Entrada Zero. Isso não é difícil.

Tank lista os benefícios do método Inbox Zero:

• Você não perderá uma mensagem importante se sua caixa de entrada estiver vazia.
• Você não fará com que seus destinatários esperem muito, porque você pode responder imediatamente às suas cartas.
• Centenas e milhares de cartas não lidas não se acumularão em sua caixa de correio.
• Você economizará mais tempo nas tarefas realmente importantes e não perderá horas mexendo no e-mail.

Conheço muitas pessoas que guardam cuidadosamente todas as suas cartas sem deletar nenhuma. Como resultado, sua caixa de entrada está começando a parecer um feed do Twitter. Não é confortável. Você se perderá constantemente em e-mails.

Aytekin Tank

Digamos que você esteja usando o Gmail - embora esse método possa ser adaptado para qualquer ISP (Hotmail, Yandex, Yahoo) ou cliente de e-mail (Outlook, Thunderbird ou Sylpheed). Vamos dar uma olhada nos depósitos de mensagens não lidas e começar.

1. Esvazie sua caixa de correio

Portanto, com o método Caixa de Entrada Zero, você deve agir de forma decisiva. Abra a "Caixa de entrada", selecione todas as cartas que ali se acumulam e arquive-as todas de uma vez. Para alguns, isso pode parecer uma loucura, mas Tank recomenda fazer exatamente isso.

Você precisa começar com uma caixa de correio vazia. Este guia não o ajudará se você tiver dezenas de milhares de e-mails em sua caixa de entrada. Portanto, arquive tudo e comece do zero.

Aytekin Tank

2. Processe seus e-mails em ordem cronológica

Para desenvolver esse hábito saudável, você precisa de certa disciplina. Conforme você processa seus e-mails, comece com a mensagem mais antiga e vá avançando até a mais recente. Desta forma, você manterá a ordem cronológica e não se confundirá.

Existem duas funções para ajudá-lo a lidar com e-mails no Gmail:

Ative a troca automática. Para fazer isso, abra "Configurações" → "Geral", localize o item "Troca automática" e ative-o. Agora, ao responder ou arquivar um e-mail, o Gmail não o levará de volta à caixa de entrada, mas exibirá o próximo e-mail. Desta forma, você poderá processar as cartas uma a uma na ordem em que foram recebidas, sem distrações.

Em seguida, ative o botão Enviar e arquivar, se não o tiver. Abra "Configurações" → "Geral" e procure o item "Mostrar botão" Enviar e arquivar "em resposta". Isso vai lhe poupar tempo. Afinal, se você já respondeu a carta, não adianta guardá-la na Caixa de Entrada, certo? Clique no botão enviar e o e-mail será arquivado automaticamente.

E aqui está outra coisa importante:

Não use e-mail como chat. Não há nada pior do que gerar longas cadeias de respostas de cartas constantemente citadas. Se precisar conversar, use messenger, Slack chat ou contato por telefone. O e-mail não é adequado para isso.

Aytekin Tank

3. Respondido - arquivo

A regra principal do método Caixa de entrada zero é que sua caixa de entrada não é o local para armazenar suas mensagens. Todos os e-mails na caixa de entrada devem ser processados imediatamente. Leia-os um por um e responda e arquive se a mensagem exigir uma resposta ou simplesmente arquive se a mensagem não exigir uma resposta.

Se você não puder responder imediatamente a um e-mail, existem duas opções:

• Salve-o em seu aplicativo organizador. Pode ser Evernote, OneNote ou algum tipo de gerenciador de tarefas. Defina uma data para que o programa o lembre de escrever sua resposta no momento certo.
• Se você puder escrever uma resposta imediatamente, mas o destinatário deverá recebê-la depois de um tempo, use o recurso de entrega atrasada no Gmail. Outlook, Thunderbird e outros clientes podem fazer o mesmo.

4. Apenas faça

Tudo está de acordo com os preceitos do grande e poderoso David Allen. Se o e-mail exigir uma ação que levará alguns minutos, faça-o agora. Não copie a carta para sua lista de tarefas. Não o deixe na sua caixa de entrada.

Se precisar fazer um pagamento, basta fazê-lo agora. Se você precisar enviar feedback a um colega, envie-o imediatamente. Se o caso levar alguns minutos, não há motivo para adiá-lo.

Aytekin Tank

5. Use os atalhos do teclado

Os atalhos do teclado reduzem significativamente o tempo gasto no processamento de e-mail. Com eles, você não precisa mover o cursor do mouse para frente e para trás. Tank recomenda lembrar e usar três teclas de atalho:

• A tecla E permite arquivar rapidamente uma mensagem. Nós lemos, pressionamos E, arquivamos. É simples.
• A tecla R é usada para escrever uma resposta rapidamente. Se precisar responder uma carta, pressione-a, digite a resposta e pressione Enter.
• A tecla F encaminha as cartas recebidas para outros destinatários.

Eu não acho que você precisa de nenhuma outra tecla de atalho. No Gmail, uso apenas três atalhos de teclado. Para todo o resto, existe um mouse. Mas essas teclas de atalho permitem que você execute rapidamente três das ações mais comuns de e-mail, de modo que podem economizar muito tempo.

Aytekin Tank

6. Configure os filtros

Filtros de e-mail são uma ferramenta incrivelmente útil que faz grande parte do trabalho para você. Você só precisa configurá-los uma vez, e você economizará muito tempo.

Se em sua Caixa de entrada você encontrar cartas sem importância regularmente (notificações de serviços de Internet, correspondências automáticas e assim por diante), cancele a assinatura delas ou configure filtros para que tais cartas sejam arquivadas automaticamente.

7. A caixa de entrada está vazia - feche o e-mail

Quando você está tentando se concentrar no seu trabalho, não se distraia constantemente com o e-mail. Portanto, vamos seguir a regra: quando sua caixa de entrada estiver vazia, feche a guia Gmail ou seu cliente de e-mail e esqueça o e-mail nas próximas horas. Apenas se ocupe.

Desligue todas as notificações de e-mail de entrada. Eles são muito perturbadores.

Você pode abrir seu e-mail novamente após algumas horas, processar as mensagens que foram acumuladas lá e, em seguida, voltar ao trabalho. O objetivo do método Inbox Zero é forçar-se a não se distrair com os e-mails recebidos. Você tem que gerenciar sua caixa de correio, não você.

Aytekin Tank

Se você já experimentou a técnica Inbox Zero e está pronto para dizer o que você tem, ou deseja sugerir um método melhor, escreva nos comentários.