Como trabalhar com KPIs corretamente

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

A implementação de KPIs tornará a vida mais fácil para o chefe da empresa, o proprietário da empresa e até mesmo os funcionários comuns.

O que é KPI

KPIs são indicadores-chave de desempenho. Os indicadores são diferentes. Os principais são aqueles que afetam os resultados financeiros. O próprio indicador pode mudar um pouco, mas o lucro é notável.

Por exemplo, o dono de uma barbearia calculou que se aumentar a conta média do barbeiro em 100 rublos, a receita anual aumentará em 300 mil rublos. Se os custos permanecerem iguais, os lucros aumentarão. A conta média do barbeiro em uma barbearia é um indicador chave.

Por que os KPIs são necessários

A tarefa do KPI é facilitar a vida do chefe da empresa, do proprietário da empresa e dos funcionários comuns. Eu apresentei o sistema KPI quando nossa equipe cresceu de duas pessoas para 22. Muito tempo começou a ser gasto na solução de problemas operacionais, não era suficiente para as funções diretas da diretoria. Graças aos KPIs, deleguei autoridade e responsabilidade ao nível de chefes de departamentos e funcionários comuns, mas ainda controlo tudo.

Quando os KPIs não são úteis, a questão é que a empresa não está trabalhando com eles corretamente. Assim foi com os coproprietários da clínica de cosmetologia. Eles trabalharam com um funil de vendas, coletaram indicadores, mas não sabiam o que fazer com eles a seguir. E quando descobrimos quais indicadores afetam os lucros e quem deveria ser o responsável por cada um, em três meses eles tornaram o negócio lucrativo com prejuízo.

Como trabalhar com KPIs

Implementando KPIs

Os autores de livros sobre gestão retratam a implementação de KPIs como um procedimento de várias etapas: descrevem a estrutura organizacional da empresa, a estrutura financeira e os processos de negócios. Com essa abordagem, o processo ameaça se arrastar por pelo menos seis meses. As grandes empresas podem fazer isso. Mas uma pequena empresa não pode se dar ao luxo de marcar por tanto tempo.

Mas existe uma maneira mais fácil e rápida. Você precisará determinar quais métricas têm o maior impacto sobre os lucros e quem na empresa influencia essas métricas. Não existe um conjunto universal de indicadores. Eles são individuais para cada negócio. Para vendas online, os principais indicadores são custo por clique e conversão do site. Para um call center, a duração das chamadas do agente.

Identificamos o indicador que afeta o lucro, entendemos de quem depende e indicamos um responsável.

Nós motivamos a equipe

A próxima etapa é criar um sistema de motivação da equipe. A opção popular, quando o bônus de um funcionário está vinculado ao resultado geral de uma empresa ou departamento, funciona mal. O funcionário é responsável pelo seu próprio resultado. Mas como isso afetará os resultados dos colegas? Portanto, você precisa saber o que um determinado subordinado afeta e pelo que é responsável, e vincular os bônus de cada um ao seu resultado individual.

Deve-se levar em consideração se o funcionário afeta direta ou indiretamente o resultado financeiro. Nossa equipe conta com uma equipe editorial que produz conteúdo para o site. O conteúdo funciona para aumentar a demanda, mas indiretamente. A redação é o centro de custos. Portanto, não faz sentido amarrar a motivação do editor-chefe ao lucro. Mas o departamento de vendas tem um plano para o número de ligações e a conversão dos pedidos em vendas. Eles afetam diretamente a receita.

Um sinal de um bom sistema de motivação de KPI é quando um funcionário vê no meio do mês quanto ele já ganhou e o que precisa ser feito para obter tanto quanto deseja.

Tirar conclusões com base em KPIs

Os funcionários nem sempre cumprem as metas. E nem sempre por sua própria culpa. Ao ver que algo está errado, não se apresse para atirar no pessoal que está no corredor. Primeiro, descubra qual é o motivo. Se o funcionário não é culpado, você precisa ajudá-lo e criar condições para que ele atinja os indicadores de meta.

Se o empregado não cumpre o plano mês a mês e é nele que está o ponto, resta substituí-lo por aqueles que o farão. Nem o charme nem a boa atitude da administração vão salvar aqui. Esses fatores são impotentes contra os indicadores.

Realizamos uma auditoria do sistema KPI

Implementar e ajustar o sistema KPI não é tudo. Você tem que entender: o sistema que você implementou não é de uma vez por todas. Nos negócios, algo está mudando constantemente. A cada alteração, o sistema KPI pode precisar ser ajustado. Você tem que estar pronto para isso.

Quando você precisar ajustar o sistema de KPI, descubra quais indicadores não são mais relevantes, quais precisam ser substituídos e quem deve ser responsável pelos novos indicadores. É mais fácil ajustar o sistema do que criá-lo do zero.

O sistema de motivação também precisa ser ajustado. Isso é melhor feito com o envolvimento dos funcionários. Cada funcionário tem objetivos pessoais. E o melhor de tudo, o sistema de motivação funciona quando você e o funcionário entendem o que ele quer e o que deve fazer pela empresa para atingir seus objetivos pessoais. Se um empregado quer ganhar 150 mil por mês, deixe seu salário ser 75, e o resto - bônus. Então ele vai entender que vale 75 mil, mas pode ganhar 150 se for um profissional de sucesso.

Lembrar

• Entenda quais métricas afetam os lucros e quem na empresa os influencia.
• Selecione as principais métricas que têm o maior impacto nos resultados financeiros e atribua responsabilidade por elas. Defina 2-3 KPIs claros para cada departamento.
• Motive os funcionários por suas principais métricas.
• Acompanhe se os funcionários estão cumprindo as metas.
• Quando os indicadores não são alcançados, descubra qual é o motivo. Se um funcionário precisar de ajuda, ajude. Nesse caso, substitua-o por outro.
• Revise constantemente o KPI e o sistema de motivação. Faça ajustes quando perceber que o sistema precisa deles.