Como fazer mais no novo ano

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Para entender como aumentar sua produtividade, primeiro você precisa saber exatamente no que está gastando tempo. Para fazer isso, controle o que você faz durante o dia. Depois, à noite, você verá o que não poderia ter sido feito e, pelo que valeu a pena, alocar mais tempo.

Obviamente, se o seu dia de trabalho é composto principalmente por várias reuniões (se você for, por exemplo, um médico ou um advogado), esta abordagem não é particularmente adequada para você. No entanto, também pode ser usado fora do horário de trabalho se você perceber que suas noites e fins de semana passam despercebidos ao assistir programas de TV e redes sociais.

Trate o tempo como comida

A distribuição correta do tempo nos é dada com muita dificuldade, porque o próprio tempo é um conceito muito vago. Não pode ser visto ou tocado, mesmo os cientistas ainda discutem sobre sua natureza.

Portanto, tente pensar no tempo como algo mais específico, como comida. A tendência de se distrair é semelhante ao desejo de comer junk food. Uma perda de tempo é estar acima do peso. E a solução para o problema (controlar o tempo) é manter um diário alimentar.

Qual é o uso geral dos diários alimentares? Em primeiro lugar, para pessoas com sobrepeso, apenas saber o que estão comendo às vezes pode ser um choque. Todos os tipos de lanches e sobremesas não parecem ser contados até que você os veja contados no papel. Entender o que você come, o sentimento saudável de vergonha e a responsabilidade que acompanha o registro no diário, todos juntos, levam ao fato de você perder peso mais rápido.

As mesmas considerações se aplicam ao registrar o tempo gasto. Portanto, se você está procurando desenvolver seus músculos de produtividade, comece a monitorar como você gasta seu tempo.

Prós do rastreamento de tempo

Para controlar o seu tempo, você terá que registrar meticulosamente as horas e os minutos gastos em um dia, ao longo de várias semanas ou até meses. Por mais paradoxal que possa parecer, o próprio processo também leva tempo.

Primeiro, vamos dar uma olhada nos benefícios de controlar o tempo e, em seguida, passar para dicas para ajudá-lo a começar.

1. Esta é a base para outras técnicas de produtividade

Não começamos o treinamento de força sem determinar o peso inicial que podemos levantar. O mesmo deve ser feito ao tentar criar novos hábitos e aumentar a produtividade. Se não soubermos exatamente como e com que gastamos nosso tempo, simplesmente não seremos capazes de calcular corretamente o tempo para várias coisas e estaremos constantemente infelizes conosco.

Se, por exemplo, você não percebe que passa uma hora inteira do dia nas redes sociais, como pode se livrar desse hábito? Você só vai pensar que para ser mais produtivo, você precisa fazer suas listas de tarefas de forma diferente. Embora você só precise bloquear o Facebook ou VKontakte.

Rastrear o tempo que você gasta o ajudará a descobrir quais estratégias de produtividade você realmente precisa.

2. Você descobrirá que superestimou seus custos de tempo

Agora todos reclamam de estar constantemente ocupados e de não ter tempo suficiente. Mas e se essa sensação for um problema de percepção, e não o estado real das coisas? É possível que decorra do fato de você estimar incorretamente quanto tempo leva para fazer coisas diferentes.

Quando olhamos para nossas rotinas, exageramos a quantidade de tempo que terá de ser gasto em certas tarefas. E isso nos desencoraja de ir direto ao assunto ou de começar novos hobbies. E às vezes até gastamos mais tempo em uma ação do que o necessário.

Claro, nem todos os casos parecem apenas demorados. Alguns são realmente demorados. Mas, ao monitorar o tempo gasto ao longo de várias semanas, você notará que certas tarefas estão sendo concluídas mais rápido do que você pensava. Dessa forma, você pode ter tempo para algo que não tinha tempo para fazer antes.

3… ou subestimado

Com a mesma frequência, subestimamos nosso tempo real gasto.

A tendência de exagerar o tempo despendido, por exemplo, em várias tarefas domésticas surge do fato de acharmos essas tarefas mais onerosas.

O tempo gasto em atividades que não requerem estresse geralmente voa. São essas ações que precisam ser excluídas de sua rotina diária.

4. Desenvolve um senso de responsabilidade

Quando você fica sentado por uma hora na Internet e depois volta ao trabalho, é bem possível que ninguém mais tenha percebido isso. Acontece que esta hora simplesmente caiu no esquecimento. Sim, você se sente culpado por um tempo, mas depois simplesmente esquece e perde mais uma ou duas horas no dia seguinte.

Mas quando controlamos nosso tempo, também temos que anotar essa hora perdida. Aqui, a reação será completamente diferente. A gravação "Estive na Internet das 12h00 às 13h00" vai causar um sentimento de culpa muito maior do que apenas o pensamento: "Oh, já se passou mais uma hora." Você tem que admitir que perdeu uma hora.

Naturalmente, olhando minhas anotações à noite, quero ver se o dia não foi em vão. Se você perdeu tempo hoje e anotou, amanhã será mais fácil não se distrair.

5. Ajuda você a fazer mais

Às vezes, analisando suas ações por um tempo, você descobre que realmente não tem nada para fazer. Você está perdendo seu tempo com ninharias porque isso realmente não prejudica seu trabalho.

Se você pode fazer seu trabalho e ainda tem tempo, mas ainda sente que o dia é improdutivo, você pode assumir mais tarefas. Se você trabalha por conta própria e pode administrar sua própria agenda, procure novos clientes ou fornecedores ou desenvolva seu site. Se você trabalha para uma grande empresa, pergunte à gerência se há algum novo projeto que você possa assumir. É improvável que você seja recusado.

6. Isso ensina a não ser pulverizado em várias coisas ao mesmo tempo

Todos sabem que a multitarefa é apenas um obstáculo à produtividade. E a própria ideia de multitarefa é apenas um mito. Na verdade, não fazemos várias coisas ao mesmo tempo, mas mudamos muito rapidamente de uma tarefa para outra continuamente. Nossos cérebros não são feitos para multitarefa, então inevitavelmente perdemos algo ou não nos saímos bem.

Quando controlamos o tempo, monitoramos todas as tarefas. E para cada tarefa, alocamos um determinado período de tempo, pelo menos para facilitar a manutenção dos registros. Ficamos até de alguma forma orgulhosos quando notamos que uma ou duas horas foram gastas em uma tarefa importante.

Com o tempo, você desenvolverá a capacidade de se concentrar em uma coisa e não desejará mais combinar várias tarefas e se distrair de trabalhos importantes. Muito provavelmente, você será capaz de reservar meia hora ou uma hora por dia para várias pequenas tarefas e fazê-las todas de uma vez.

Como controlar o seu tempo com precisão e eficiência

Aqui estão três regras principais que tornarão o seu controle de tempo mais eficaz:

• Honestidade … Ninguém além de você verá esses registros, portanto, não os enfeite. Se você não está sendo honesto consigo mesmo, por que se preocupar com esse negócio?
• Constância … Você levará pelo menos duas semanas para obter uma imagem completa de onde está gastando seu tempo. Faça anotações apenas quando estiver vivendo em seu ritmo normal (não antes das férias ou feriados).
• Meticulosidade … Não pense em horas, mas em minutos. Por exemplo, nos primeiros dias, anote todas as suas ações de manhã à noite com precisão a cada minuto. Em seguida, você pode ir para intervalos de 5 e, posteriormente, de 15 minutos.

Existem duas maneiras de controlar o tempo:

• Intervalos de tempo … Por exemplo, das 9h00 às 9h15. Defina um cronômetro a cada 15 minutos (pelo menos no início, então você pode aumentar o intervalo de tempo) e anote o que você fez.
• Tarefas … Cuide da sua vida e tome nota toda vez que iniciar algo diferente.

Experimente os dois métodos e decida qual deles funciona melhor para você. Primeiro, escreva tudo ao minuto. Isso o ajudará a entender quanto tempo cada tarefa realmente leva e como o seu dia é geralmente estruturado. Em seguida, você pode controlar o tempo em determinados intervalos. Isso torna mais fácil planejar as coisas e perceber quando você está mais distraído.

Você também pode adicionar notas curtas às suas notas. Por exemplo, ao lado da entrada "Leitura", indique qual livro ou revista você leu. Ao lado do item "Na estrada" você pode marcar o tempo ou o que você ouviu (podcast, audiolivro, música), e ao lado do item "Brinquei com a criança" mencione um jogo específico. Portanto, um simples controle de tempo torna-se praticamente um diário. Você não precisa fazer isso, mas pode gostar.

Depois de duas semanas, o controle do tempo se tornará um hábito. Agora você não precisa escrever todas as suas ações com tanto cuidado. É só prestar atenção ao horário (pelo menos durante a jornada de trabalho) e ver se está aproveitando ao máximo. Se você acha que costuma se distrair, volte às anotações.

Mesmo se você não controlar mais o tempo depois dessa experiência de duas semanas, tente se examinar uma vez por ano para ver como seus hábitos estão mudando.

Ferramentas digitais

Existem toneladas de assistentes digitais que rastreiam automaticamente como você gasta seu tempo. E embora eles possam ser úteis (especialmente se você não fez anotações por várias horas e se esqueceu o que exatamente estava fazendo em um momento ou outro), você ainda não deve confiar neles completamente. Só você sabe o que estava fazendo em algum site - trabalhando ou bagunçando. O aplicativo não determinará isso para você.

• … Este programa é executado em segundo plano e rastreia quanto tempo você passa em diferentes sites e aplicativos. É adequado para vários sistemas operacionais, incluindo Android. Você também pode definir metas e acompanhar o crescimento da produtividade no programa.
• … Embora este programa tenha sido originalmente destinado a freelancers, deve servir para todos. Possui gráficos úteis que refletem visualmente o seu progresso.
• (apenas iOS). Basta adicionar suas tarefas usuais, clicar nelas ao iniciar e, ao terminar, clicar na próxima. A tarefa anterior será concluída automaticamente e o aplicativo definirá o próprio horário.
• … Como ATracker, é uma espécie de combinação de digital e analógico. Você está usando um dispositivo digital, mas apenas para manter registros. O Evernote pode ser usado como um caderno de papel normal.

Instalações analógicas

• … Durante a semana (que são 168 horas), registre o que está fazendo, dividindo o dia em intervalos de 15 minutos. Mantenha seu calendário à mão, como em sua mesa ou na cozinha. Em algumas semanas, você entenderá no que costuma passar o tempo e como pode ajustar sua rotina.
• Bloco de notas simples. Não é à toa que isso é considerado um clássico. Apenas anote quando terminar uma atividade e iniciar outra, e adicione explicações, se necessário. Por exemplo, se você ler um artigo na Internet para o trabalho, marque-o de acordo, em vez de simplesmente escrever "Leia um artigo na Internet".

conclusões

Ao folhear suas anotações à noite e ver um dia bem passado, você sentirá que realmente merece descansar e dormir. Rastrear o tempo mudará não apenas como você gasta cada minuto e cada hora, mas em geral sua percepção da vida.

Gaste tempo com o que realmente importa. Acompanhe o seu tempo gasto. Mudar a sua vida.