O que é um erro de agendamento e como estimar os prazos de maneira adequada

2024 Autor: Malcolm Clapton | [email protected]. Última modificação: 2023-12-17 04:08

Seis maneiras de fazer isso no trabalho e na vida cotidiana.

O que é erro de planejamento

Nos últimos três anos, pintei cinco cômodos em minha casa. Comecei com o quarto e planejei cuidar dele em uma semana. No entanto, o toque final foi dado apenas um mês depois.

Acha que, tendo começado a segunda sala, previ um mês para pintá-la? Mas não. Eu tinha certeza: como já havia preenchido minha mão, definitivamente terminaria no final de semana, no máximo - no próximo. Mas demorei um mês novamente. Tal como acontece com cada um dos outros quartos. Além da cozinha, demorou ainda mais.

Todas as vezes, preparando-me para pintar outro cômodo, esperava que em uma ou duas semanas tudo estaria pronto. A experiência me disse que eu nunca faria isso em menos de um mês. No entanto, foi difícil perder a confiança de que desta vez as coisas definitivamente correrão mais rápido.

Esse excesso de confiança que nos faz subestimar o tempo que precisamos para resolver problemas tem um nome: erro de planejamento. Este conceito foi introduzido no final dos anos 70 pelos psicólogos Daniel Kahneman e Amos Tversky.

Os cientistas explicaram que, ao planejar, as pessoas costumam ignorar suas experiências anteriores. No meu caso, foi o fato de que levava um mês para pintar o quarto todas as vezes. Normalmente nos concentramos apenas na tarefa que temos pela frente: esta sala é pequena, o que significa que não vai demorar muito para pintá-la.

Daniel Kahneman fala sobre isso em detalhes no livro Think Slow … Decide Fast. Ele argumenta que os erros de planejamento geralmente estão relacionados a duas coisas:

1. Não consideramos quanto tempo levamos para concluir tarefas semelhantes no passado.
2. Assumimos que não enfrentaremos complicações que causem atrasos.

A que leva um mau julgamento do tempo?

De acordo com o Project Management Institute, pouco mais da metade de todos os projetos são concluídos dentro do cronograma.

Mas uma coisa é subestimar a quantidade de tempo que leva para pintar uma sala (isso só vai lhe causar um pequeno incômodo). Outra bem diferente é cometer o mesmo erro ao avaliar tarefas e projetos de trabalho. Aqui, as consequências podem ser muito mais graves.

Na melhor das hipóteses, isso resultará em você ou sua equipe tendo que trabalhar horas extras. Na pior das hipóteses - a falta de orçamento, pequenos lucros, insatisfação com patrões e clientes.

Como avaliar as tarefas corretamente

Você precisa parar de planejar, confiando em uma intuição. Melhor usar técnicas especiais.

1. Baseie-se na experiência anterior

Os psicólogos Kahneman e Tversky recomendam: antes de começar a trabalhar, você precisa não apenas avaliar o que precisa ser feito, mas também estimar quanto tempo geralmente é gasto nessas tarefas.

Por exemplo, você precisa criar um novo recurso para um aplicativo móvel - descobrir quanto tempo sua equipe gastou em uma tarefa semelhante. Se você quiser escrever uma postagem de blog de 4.000 palavras, encontre dados sobre quantas horas ou dias você gastou da última vez.

Se você estiver trabalhando sozinho, a maneira mais fácil de reunir essas informações é usar um aplicativo de controle de tempo. Aplique-o com diferentes tipos de tarefas e depois use relatórios prontos.

Para as atividades da equipe, o software de gerenciamento de projetos é útil. A maioria deles utiliza vários métodos de coleta de dados, por exemplo, levando em consideração o tempo real de trabalho e construindo um gráfico de Gantt.

2. Peça a outra pessoa para avaliar sua tarefa

Em 1994, o jornal da Associação Americana de Psicologia "Personalidade e Psicologia Social" publicou os resultados de cinco estudos conduzidos por Roger Buhler, Dale Griffin e Michael Ross.

Eles confirmaram que as pessoas costumam cometer o erro de planejamento descrito por Kahneman e Tversky. Mas algo mais veio à tona: muitas vezes julgamos mal os custos de nossas próprias tarefas, mas podemos prever muito bem quanto tempo levará outra pessoa.

Os pesquisadores pediram aos participantes do estudo para adivinhar quanto tempo levaria para outra pessoa completar uma determinada tarefa. Ao responder, eles se referiram com mais frequência à experiência existente. E mesmo quando ele não estava lá, suas avaliações eram muito mais racionais do que as conclusões daqueles que deveriam realizar a tarefa.

Isso ocorre porque geralmente somos muito otimistas sobre nossas habilidades. E muito mais objetivo quando se trata de outra pessoa. Portanto, em vez de tentar avaliar as tarefas sozinho, peça a um amigo ou colega para fazer isso por você.

3. Crie um intervalo de tempo e leve em consideração a possibilidade de atrasos

Existem famosas coisas conhecidas - coisas que sabemos e as conhecemos. Existem também desconhecidos conhecidos - coisas que sabemos que não sabemos. Mas ainda existem incógnitas desconhecidas - são coisas que não conhecemos, que não conhecemos.

Donald Rumsfeld político americano

Esta citação é freqüentemente referenciada no gerenciamento de projetos. Para explicar as incógnitas desconhecidas de que fala Rumsfeld, os executivos usam o que chamam de cone de incerteza. Ele é projetado para exibir o intervalo de tempo que uma tarefa pode exigir.

Quando você começa a trabalhar em um projeto, ainda sabe pouco sobre ele. Portanto, o tempo real necessário para concluí-lo pode variar muito em relação à previsão. Você acha que o trabalho levará dois dias, mas na realidade pode demorar oito. Ou apenas algumas horas.

Mas, à medida que o processo avança, esse intervalo diminui. No entanto, você só pode dizer exatamente quanto tempo precisa no final - quando o projeto estiver concluído.

Ainda assim, o cone de incerteza permite uma estimativa mais precisa. Se você não sabe muito sobre um projeto futuro, divida o tempo de execução estimado por quatro para encontrar a extremidade inferior da faixa e multiplique pelo mesmo para determinar o limite superior. O resultado será, por exemplo, de 1 a 16 dias.

Se um intervalo tão grande não for adequado para você, use apenas o limite superior para a contabilidade - então, presumivelmente, o trabalho levará 16 dias. Este não é o número mais preciso, mas provavelmente está mais próximo da realidade do que sua previsão original.

4. Avalie o problema em três pontos

Este método o ajudará a ser mais objetivo. Para cada tarefa, você precisa dar uma avaliação:

• melhor roteiro;
• pior cenário;
• cenário mais provável.

O primeiro número provavelmente corresponderá à sua previsão original. A avaliação do cenário mais provável pode ser baseada nos dados empíricos que você possui. E ao avaliar o pior, você precisa considerar quanto tempo levará se as coisas derem errado.

Com três números, calcule a média. Por exemplo, se o melhor cenário é três dias, o provável é cinco dias e o pior é nove, basta adicionar: 3 + 5 + 9 = 17. Em seguida, divida esse número por três. Acontece em média 5, 67 dias - esta é a sua previsão do tempo necessário.

5. Calcule a taxa de erro

Steve Pavlina, autor do Curso de Desenvolvimento Pessoal para Pessoas Inteligentes, recomenda calcular o coeficiente de quão errado você está em seu planejamento. No futuro, esse número pode ser usado para todas as suas tarefas.

Faça uma estimativa do tempo para várias tarefas que você precisa realizar em um futuro próximo. Escreva suas suposições. Depois de terminar o trabalho, observe quanto você gastou no final.

Adicione todos os horários programados juntos. Faça o mesmo com o real. Agora divida todo o tempo real pela estimativa original - você obtém a proporção desejada.

Por exemplo, você estima que levará 12 horas para concluir várias tarefas. No final, gastamos 15. Taxa de erro: 15/12 = 1,25. Isso significa que as tarefas demoraram 25% mais do que o planejado.

Agora, sempre multiplique suas estimativas iniciais pelo fator de erro resultante - e elas serão mais precisas.

6. Faça uma avaliação nos momentos mais improdutivos do dia

O analista americano e autor de literatura de negócios Daniel Pink em seu livro Timehacking. Como a ciência nos ajuda a fazer tudo no prazo”mergulhou na pesquisa sobre nossos cronótipos - relógios internos.

Ele estudou como eles afetam a forma como nos sentimos ao longo do dia. E descobri que os cronótipos não apenas controlam nossa atividade física e mental, mas também determinam a que hora do dia somos mais criativos e quando estamos propensos a pensamentos positivos e negativos.

Pink cita pesquisas de Scott Golder e Michael Macy, que analisaram o humor das pessoas no Twitter. Eles descobriram que as postagens dos usuários geralmente não são muito positivas durante os períodos de baixa produtividade.

Para a maioria das pessoas, esse declínio ocorre no meio do dia, logo após o almoço. De acordo com Golder e Macy, é improvável que você esteja de bom humor durante esse período. Isso pode ajudá-lo a evitar excesso de confiança e otimismo e, como resultado, planejar com mais eficácia.

Assim, a essência do último método é avaliar as tarefas durante um declínio na produtividade. Isso é cerca de seis horas depois de acordar. Mas você pode apenas esperar até que a sensação de dispersão e fadiga chegue.

Com base nos resultados do trabalho, verifique se você se aproximou da realidade planejando seu tempo desta forma.

A própria compreensão do erro de planejamento o ajudará a avaliar corretamente as tarefas. Você pode não ser capaz de controlar sua tendência de superestimar suas próprias habilidades. Mas se você perceber como o otimismo excessivo afeta e tentar reduzir essa influência, você se tornará muito melhor no gerenciamento do seu tempo.